Microsoft Teams : un outil de collaboration
Au cours des dernières années, Microsoft Teams s’est développé en tant qu’outil pour devenir un hub de collaboration. Teams permet aux employés de communiquer, de partager des documents et de collaborer, échanger des idées, à partir d’un seul endroit central, en instantané. Des fonctions principales, relativement proches de celles de votre intranet d’entreprise ! Cela a conduit certaines entreprises à se demander si l’utilisation de Microsoft Teams était une solution possible comme alternative à l’intranet classique, dans une nouvelle ère des Digital Workplaces.
Nous comprenons pourquoi cette idée de déployer des Microsoft Teams à la place d’une solution intranet peut séduire. Mais Microsoft Teams peut-il vraiment remplacer votre intranet ? Examinons les rôles des deux outils pour voir.
Microsoft Teams comme intranet : un nouveau portail d’entreprise ?
Microsoft Teams partage de nombreuses fonctions essentielles d’un intranet. Le portail Microsoft Teams est une plateforme centrale simplifiée par laquelle les utilisateurs peuvent accéder à la messagerie, aux conférences, au partage de fichiers, aux calendriers de l’entreprise… Grâce à l’intégration d’applications tierces, l’application Microsoft Teams offre encore plus de fonctionnalités directement accessibles. Il est facile de comprendre comment cela peut ressembler à un intranet.
Mais en fin de compte, Microsoft Teams ne comprend pas de nombreux éléments clés qu’un intranet d’entreprise performant comme Powell 365 possède, et il est peu probable qu’ils soient disponibles de sitôt. Vous ne pouvez pas publier d’articles ou partager des blogs dans Microsoft Teams. Il est, de plus, difficile de communiquer des nouvelles et des informations essentielles sur l’entreprise par le biais de la plateforme. En tant qu’administrateur, vous avez également beaucoup moins de contrôle sur l’expérience de l’utilisateur final avec Microsoft Teams que vous n’en auriez avec un intranet d’entreprise. (Découvrez ici comment Powell Governance y remédie.)
Mais cela ne veut pas dire que Microsoft Teams n’a pas sa place au sein d’un intranet. En fait, nous pensons que la solution idéale est une expérience transparente qui intègre à la fois Microsoft Teams et l’intranet de votre entreprise dans une Digital Workplace à la fois complète et pleinement fonctionnelle.
Une meilleure solution : Intégrer Microsoft Teams à votre intranet
Si l’utilisation des équipes Microsoft comme portail intranet n’est pas la solution, quel est l’avantage d’intégrer les deux technologies dans une interface commune ? Nous avons constaté que Microsoft Teams, lorsqu’elle est utilisée aux fins prévues, est une technologie complémentaire qui peut renforcer l’utilisation de l’intranet de votre organisation en fluidifiant les communications et en déterminant les équipes et les projets.
De la même manière l’intranet peut lui-même servir d’accélérateur à l’adoption de Microsoft Teams. Tous les employés ne sont pas égaux en terme de « dextérité digitale ». Certains départements sont déjà complètement conquis, l’outil est devenu une plateforme dont ils ne pourraient plus se passer. Mais pour d’autres, plus hésitants, c’est encore un outil supplémentaire qui ne rentre pas dans les réflexes. En intégrant Microsoft Teams à votre intranet, ils auront un dashboard simplifié et global de Teams qui leur permettra d’accéder facilement aux différentes discussions et équipes en cours et de suivre les activités. Petit à petit, la passerelle se fera et ils pourront basculer sans plus aucune appréhension sur Microsoft Teams.
Une productivité accrue
L’un des principaux rôles d’un intranet d’entreprise est d’améliorer la productivité, c’est-à-dire d’aider vos employés à trouver la bonne information en peu de temps. Une solution intranet Office 365 utilise SharePoint pour se faire. Grâce à SharePoint, les employés peuvent accéder au stockage de documents et d’informations de n’importe où et rechercher efficacement du contenu depuis n’importe quel device. Microsoft Teams ne dispose pas de cette même fonctionnalité.
Toutefois, en intégrant Microsoft Teams à SharePoint, vous obtiendrez le meilleur des deux mondes. Chaque équipe dans Teams se voit attribuer son propre site SharePoint, où les documents partagés via Teams sont automatiquement stockés et organisés par canal. Ces éléments sont faciles à trouver dans l’onglet Fichiers du canal, où ils peuvent à leur tour être ouverts directement dans SharePoint. Le système de balisage permet d’établir une bibliothèque ergonomique pour tous les employés.
Un meilleur engagement
Les intranets d’entreprise sont un moyen efficace de communication entre la direction de l’entreprise et l’utilisateur final, en mettant à disposition des informations telles que les mises à jour et les nouvelles de l’entreprise. Mais un intranet basique n’a pas la capacité de communiquer dans la direction opposée – de l’utilisateur final à la direction de l’entreprise. Ce type de retour d’information est essentiel pour qu’une organisation fonctionne efficacement. Des échanges top-down/down-top fluidifiés pour faciliter les process en entreprise et engager les employés. Avec l’ajout des équipes Microsoft à l’intranet, vos employés disposent d’une plateforme qui leur permet d’exprimer leurs pensées et leurs idées.
Microsoft Teams favorise également un meilleur engagement entre pairs par le biais de communications de groupe et individuelles. En plus de collaborer sur des documents, les employés peuvent utiliser les MS Teams pour discuter d’idées, poser des questions et se donner un retour d’information sur les projets en cours. C’est aussi la plateforme idéale pour souder les relations entre vos équipes. Chez Powell Software, nous avons nos propres canaux pour échanger les musiques de la semaine, programmer nos sorties et les communications plus informelles.
Présence de la marque
Microsoft Teams n’offre pas la possibilité de se personnaliser, à la différence des intranets qui permettent eux de créer une expérience unique pour les utilisateurs. L’accès à un intranet d’entreprise devrait donner l’impression de visiter un lieu virtuel du bureau de votre entreprise. Vos employés n’obtiendront pas cette expérience en utilisant Microsoft Teams en remplacement d’un intranet autonome. L’élaboration de son propre espace de travail est importante pour s’y investir pleinement et pour maintenir la culture d’entreprise.
En outre, l’utilisation de Microsoft Teams comme intranet ne vous permet pas de créer des expériences personnalisées pour différents groupes d’utilisateurs. Une équipe de vente, par exemple, doit accéder à différents ensembles d’informations de comptabilité dans le cadre de son travail quotidien. (voyez cependant comment Powell Governance permettra d’y remédier ici.) Avec un intranet d’entreprise, vous pouvez définir différentes vues par défaut pour ces services en fonction de leurs besoins uniques.
Comment réduire les coûts sans abandonner votre intranet?
Bien que les intranets soient généralement acceptés comme des outils qui aident votre entreprise à réduire ses dépenses globales en rationalisant les processus et en améliorant son efficacité, le coût de la maintenance d’un intranet peut encore constituer un obstacle potentiel pour certaines organisations. Voici quelques moyens de réduire ces coûts :
Choisissez une solution intranet standard
L’adoption généralisée des intranets d’entreprise a conduit à un certain nombre de solutions prêtes à l’emploi qui peuvent être mises en œuvre par votre organisation avec peu ou pas de support informatique. Ces Digital Workplaces sont faciles à mettre en place, à gérer et engagent des coûts relativement faibles. Powell Software propose un certain nombre de solutions intranet Office 365 qui sont livrées avec des modèles personnalisables qui intègrent les équipes Microsoft et votre intranet de manière transparente. Une fois votre intranet déployé, vous êtes ensuite autonome sur la gouvernance, l’évolution, la mise à jour de votre intranet facilement, sans code.
Le but ultime est de créer sa Digital Workplace
Pouvez-vous utiliser les Microsoft Teams pour remplacer votre intranet ? Probablement pas, à moins que vous ne soyez une très petite entreprise avec seulement quelques employés. Même dans ce cas, les entreprises qui tentent d’utiliser Microsoft Teams pour remplacer leur intranet d’entreprise finiront par dépasser cette solution à mesure que l’organisation se développera et ne feront que retarder l’inévitable en reportant l’adoption d’un intranet.
Grâce à la rentabilité des solutions modernes d’intranet Cloud, il n’y a aucune raison pour que votre entreprise ne puisse pas intégrer Microsoft Teams et un intranet d’entreprise dans une Digital Workplace homogène.