Connecter les employés et les organisations : comment les solutions de lieu de travail numérique de Powell Software stimulent l’efficacité opérationnelle
La mission de Powell Software est de connecter les employés et les organisations via nos solutions de Digital Workplace. Notre vision est que la Digital Workplace va bien au-delà d’un intranet de Communication et doit permettre l’efficacité opérationnelle de l’organisation.
Dans cet article, nous détaillerons quels sont les mécanismes qui nous permettent de réaliser ces objectifs. Chez Powell Software, nous définissons la Digital Workplace comme l’espace numérique où les collaborateurs de l’entreprise trouvent l’ensemble des documents, des informations et l’accès aux applications nécessaires à réaliser leur travail au quotidien. C’est également un espace dans lequel la communication interne et les ressources humaines construisent la culture d’entreprise et le sentiment d’appartenance des employés, ce qui est devenu un indispensable dans l’ère du travail hybride.
En outre, nous considérons que la Digital Workplace va au-delà d’un intranet de communication en englobant les espaces de collaboration où les équipes échangent, construisent et déroulent les projets métier. Logiquement nous y intégrons donc Microsoft Teams qui est désormais l’outil privilégié pour réaliser les projets et travailler en équipe.
En nous basant sur nos 480+ entreprises de toutes tailles qui utilisent nos solutions au quotidien, nous avons pu déterminer quels sont les gains opérationnels permis par notre Digital Workplace :
- Recherche d’information, documents, process et vie d’entreprise
- Accès à la stratégie aux politiques et aux process clé de l’entreprise
- Accès aux applications transverses, applications métiers et applications de productivité personnelle
- Partage de la connaissance et des bonnes pratiques en favorisant l’intelligence collective
- Plus d’attractivité et de rétention des talents, en favorisant une forte culture d’entreprise et en favorisant l’accueil des nouveaux employés
- Continuité de business que ce soit en travail sur site, à domicile ou en travail hybride
Recherche d’information, documents, process et vie d’entreprise
Powell Intranet et Powell Governance disposent d’outils puissants pour faciliter la recherche dans le patrimoine numérique de l’entreprise. Nous nous reposons sur la recherche Microsoft 365 en l’augmentant avec des filtres et des métadonnées personnalisés par l’entreprise.
Concrètement cela permet à un employé de trouver en quelques clics un(e) collègue, basé sur son identité, son métier, son organisation ou des propriétés remplies par l’employé (mes projets, mes centres d’intérêts).
Notre recherche avancée permet également de retrouver des documents en filtrant sur un certain nombre de propriétés clés : l’objet du document (une politique, un document de référence, une bonne pratique), des labels métier, sa localisation (Intranet, Teams, autres espace SharePoint)
Elle permet également d’effectuer des recherches au sein de l’intranet pour retrouver l’ensemble des postes là encore on les filtrant en fonction de leur objet une news d’entreprise une offre d’emploi la vie des salariés, une petite annonce, etc…
Découvrez plus en détail comment Powell Intranet peut augmenter la productivité des employés grâce à sa fonction de recherche dans notre article.
Accès à la stratégie aux politiques et aux process clé de l’entreprise
Au-delà de l’outil de recherche, nos intranets sont structurés selon les besoins métiers et des fonctions transverses. Cela permet une qualité indispensable des organisations : la clarté. Chaque collaborateur doit comprendre la mission et la vision de l’entreprise de son département et de son métier. Tout ceci est structuré au travers de pages dédiées et par un accès simplifié aux politiques et Chartres clé de l’organisation.
De manière concrète nous proposons également des mécanismes pour faciliter l’accès aux documents clé et obligatoire de l’entreprise ce que nous appelons les “Must Read.”
Accès aux applications transverses, applications métiers et applications de productivité personnelle
Cela peut paraître une évidence mais l’accès au catalogue d’applications de l’entreprise est un enjeu clé de la productivité des collaborateurs. Avec la digitalisation, le nombre d’applications en entreprise à exploser on en compte très souvent des centaines dans les grandes entreprises.
Nous avons donc développé des mécanismes au sein de notre Intranet et au sein de Powell Governance pour permettre aux collaborateurs d’accéder à de véritables catalogues applicatifs d’entreprise. Ces catalogues sont catégorisés en 3 groupes : les applications transverses utilisées par l’ensemble des employés, typiquement les applications RH et IT ; les applications propres à chaque métier, le marketing, la finance les opérations ; et les applications personnelles qui sont définies par chaque employé selon ses préférences.
Nos mécanismes incluent des web-parts et des modèles de page pour rendre accessible ce catalogue applicatif en affichant les applications en fonction du rôle ou de l’organisation du collaborateur. Nous avons également adapté l’accès à ces informations que cela soit sur un navigateur dans Microsoft Teams ou depuis une application mobile.
Partage de la connaissance et des bonnes pratiques en favorisant l’intelligence collective
La bonne utilisation de l’intelligence collective est également un élément clé d’efficacité opérationnelle. Un moyen d’y accéder est de favoriser l’échange de bonnes pratiques, encourager les gens l’émergence de communautés d’experts et surtout pérenniser l’information échanger dans les espaces du quotidien tels que Microsoft Teams les pages de l’intranet.
C’est pour cela que nous proposons de nombreuses solutions :
That’s why we offer many solutions:
Modèle d’idéation et de boîte à idées, permettant à chaque employé d’exprimer ses idées et à la communauté de sélectionner les meilleures
Modèle de Communautés d’entreprise, véritable réseau d’entreprise favorisant les communications d’experts ou les communications informelles
Modèle de site de gestion de la connaissance et outils pour favoriser la capture des informations clés depuis Microsoft Teams vers l’Intranet.
Plus d’attractivité et de rétention des talents, en favorisant une forte culture d’entreprise et en favorisant l’accueil des nouveaux employés
Commençons par l’accueil des nouveaux employés, nous proposons un espace collaboratif dédié pour que la RH, le nouvel employé et son manager puissent échanger autour d’un plan des 30 premiers jours, autour des documents clés et de conversations privées pour favoriser cet accueil. Du côté de l’intranet nous avons un modèle d’accueil des employés dédiés dans lequel sont rassemblés les documents d’accueil les politiques clé et les messages du management nécessaire à la bonne compréhension du métier pour un nouvel arrivant.
Concernant la rétention des talents nous avons développé un grand nombre de techniques d’engagements des collaborateurs qui passe par des applications du quotidien: c’était les anniversaires des employés professionnel ou personnel, favoriser l’échange de Kudos pour remercier, favoriser les temps informels autour de « fontaine à eau » ou de « machines à café » virtuelle, célébrer les temps forts de la vie d’une entreprise en s’ouvrant aux autres cultures à travers de nos modèles de thèmes saisonniers. Mais c’est plus généralement le fait d’avoir un bon outil de travail une Digital Workplace efficace qui renforce la satisfaction des employés et maximise la chance qu’il reste dans votre entreprise.
Concernant l’attractivité nous permettant au RH de développer la bonne communication des valeurs de l’entreprise là encore au travers des coups doses mais surtout au travers d’espaces dédiés comme notre espace lié au développement durable. De nombreux employés souhaitent s’engager avec des actions concrètes dans leur vie de salarié. C’est ce que nous proposons avec nos applications de covoiturage et de marché de la 2nde main déployées au sein de l’entreprise.
Continuité de business que ce soit en travail sur site, à domicile ou en travail hybride
L’ensemble des outils que nous proposons sont accessibles depuis 1 PC ou une application mobile et ils sont hébergés dans le cloud les données restant dans l’espace Microsoft 365 de l’entreprise. L’ensemble d’un information des documents et des espaces communautaires restent donc accessibles quel que soit le lieu de travail de l’employé.
Au-delà de cet aspect technologique ce sont les process même de communication et de collaboration qui sont digitalisées nos espaces fluidifie le partage d’informations encourage la capture des idées de chacun même s’ils ne sont pas dans la même pièce.
La preuve de la nécessité de ces solutions et de leur efficacité est que nos modèles d’engagement, d’idéation et de partage de l’information se sont particulièrement développés suivant la crise du COVID chez nos clients.
Nous proposons également une application favorisant la mise en place du travail hybride notre application Flex-office permet aux employés non seulement de réserver leur place de bureau mais également de déterminer quels sont leurs collègues qui viennent au bureau et ceux qui restent à distance.
Conclusion
Ces gains opérationnels peuvent être mesurés dans le temps par de nombreux KPI, plus ou moins faciles à suivre :
- Nombre d’heures de productivité gagnées par collaborateur, non pas pour supprimer des ressources mais pour employer ce temps à des tâches à plus grande valeur à ajouter.
- Accroissement de l’innovation et réduction des temps lier à la mise sur marché des nouveaux produits et services de l’entreprise.
- Temps nécessaire au recrutement à l’accueil des nouveaux employés. Taux d’attrition des employés.
- Indice de satisfaction des collaborateurs quant aux services transversaux de l’entreprise, en particulier le système d’information
Nos partenaires consultants peuvent vous aider à construire un Business Case pour démontrer le retour sur investissement de la mise en place de nos Digital Workplace, cela fera l’objet d’un prochain article.
Nos partenaires consultants peuvent vous aider à construire un Business Case pour démontrer le retour sur investissement de la mise en place de nos Digital Workplace, cela fera l’objet d’un prochain article.