Equipes privées et publiques : Quelles sont les conséquences pour votre environnement Teams ?
Dans Microsoft Teams, une équipe publique est une équipe déstinée à la collaboration entre l’intégralité des collaborateurs de l’entreprise. Cela signifie que l’équipe est trouvable par tout le monde. Tous les membres de l’entreprise ont la possibilité de la rejoindre sans y avoir été invité et sans que le propriétaire ne puisse valider ou non le fait de la rejoindre.
L’intégralité du contenu de ses équipes (les messages poster dans les différents canaux, les échanges ainsi que les documents stockés dans cette équipe) seront publiques pour l’intégralité de l’entreprise.
Une autre conséquence des équipes publiques est que votre site SharePoint associé à cette Team est aussi public et donc n’importe quelle personne de l’entreprise peut aller retrouver ses documents via la recherche de Teams directement. Vos documents ne sont donc plus privés.
Comment Powell Software aide les administrateurs IT à trouver le bon équilibre ?
Au travers de Powell Governance, une application directement installé dans Microsoft Teams, elle permet de régler les problèmes à deux moments de la vie d’une équipe :
- Avant la création de cette équipe: Les administrateurs vont pouvoir mettre en place un certain nombre de règles dans les modèles d’équipes qui vont structurés cette équipe. Il est possible de définir si une équipe doit être privés ou publique. Il est aussi possible de mettre un système d’approbation qui demandera aux propriétaires d’équipes de valider la création de ses équipes et donc faire attention si l’équipe doit être publique ou privé.
2. Après la création des équipes : Grâce à différents rapports mis à disposition dans Powell Governance ainsi que le rapport sur les équipes publiques, les données sont actualisées en temps réel, vous pouvez donc suivre l’évolution et le cycle de vie du tenant en voyant quelles équipes peuvent être à risque. Avec Powell Governance, vous pouvez directement prendre des actions sur ses équipes pour les repasser en privé ou demander aux propriétaires de le faire à travers un mécanisme de notification via un bot qui va envoyer un message directement aux propriétaires de l’équipe en lui demandant de changer la confidentialité de l’équipe.
Pour résumé, quels sont les bénéfices de Powell Governance ?
Powell Governancepermet pour les équipes publiques à la fois de contrôler et de mettre en place des règles via des modèles d’équipes et aussi de surveiller et comprendre quelles équipes posent des problèmes à la suite de leur création.
Conclusion
Si vous êtes administrateur IT ou que vous souhaitez en connaitre un peu plus sur votre environnement Teams, nous vous invitons à regarder nos autres vidéos dans la série “Une journée en tant qu’administrateur IT“, ou de nous contacter pour obtenir un bilan de santé personnalisé de votre environnement.
