Dans un monde de travail hybride, la Digital Workplace devient l’outil ultime pour maintenir l’engagement et la connexion des employés. Cependant, il peut être difficile de trouver le bon équilibre entre la liberté de l’utilisateur final et la gouvernance de la Digital Workplace.
Adapter la Digital Workplace au lieu de travail hybride
“74% des entreprises prévoient de passer une partie de leurs employés en le télétravail permanent” – Gartner
La mise en relation des employés sur le lieu de travail hybride, (l’hybrid Workplace) qui combine une installation virtuelle et physique, est une priorité essentielle pour les organisations. Dans ce modèle, une partie du personnel travaille à distance tandis que d’autres sont au bureau, sur le terrain, dans des entrepôts ou des usines. Dans le contexte hybride, il est essentiel d’inculquer une culture d’intégration et de créer une expérience positive pour les employés afin de bâtir une organisation résiliente. Pour y parvenir, les organisations doivent repenser leur façon de communiquer, de collaborer et d’aider les employés à accomplir leurs tâches quotidiennes.
Communication
Le travail hybride est l’avenir, et dans ce modèle, tous les employés doivent se sentir inclus. Il s’agit de veiller à ce que tout le monde reçoive les mêmes informations. Dans un modèle hybride, il est également crucial de maintenir un lien social même si les employés sont basés dans des lieux différents.
Collaboration
Il est nécessaire d’entretenir une dynamique d’équipe saine et d’adapter les méthodes de travail aux processus de collaboration numérique pour l’hybrid workplace. L’adoption récente et soudaine de Microsoft Teams par des millions d’utilisateurs est le meilleur exemple pour illustrer cela. Parallèlement à cette plateforme, les gestionnaires devront également introduire des politiques de télétravail plus flexibles pour atteindre leurs objectifs.
“82% des managers interrogés s’attendent à avoir des politiques de télétravail plus souples après la pandémie” Microsoft”
Tâches quotidiennes
Le rapprochement des piliers de la communication et de la collaboration permettra aux organisations de fournir l’expérience attendue par les utilisateurs finaux dans l’hybrid workplace. Cela renforcera leur capacité à accomplir leurs tâches quotidiennes de manière efficace et transparente, même dans des équipes distribuées (par exemple, l’onboarding des employés).
Règles d’efficacité en travail hybride
L’efficacité de Teams repose en partie sur la capacité d’une organisation à donner aux utilisateurs les moyens de numériser leurs tâches quotidiennes. Cela signifie qu’il faut leur donner le bon ensemble d’outils, la mécanique de la Digital Workplace, ainsi que la flexibilité et la liberté dont les utilisateurs finaux ont besoin pour être responsabilisés.
Plongeons directement dans un exemple concret pour illustrer cela : l’onboarding de nouveaux employés. Avec la bonne plateforme de travail numérique, un responsable des ressources humaines peut offrir une expérience d’intégration adaptée :
- Communication – l’intranet de l’entreprise donne accès aux informations et aux ressources de l’entreprise (mission de l’entreprise, vidéos, kit d’onboarding dans l’entreprise).
- Collaboration – Microsoft Teams offre un espace privé dédié au nouvel arrivant où il peut interagir avec son manager, son binôme et son responsable des ressources humaines (plan de 30 jours, documents personnels, ressources d’accueil de l’entreprise).
Le département informatique est également un pion clé sur l’échiquier car il participe à la gouvernance, à la gestion et aux règles de la Digital Workplace. La numérisation des processus consiste à créer des espaces de travail, à accéder et à partager des informations, ainsi qu’à collaborer avec des contributeurs internes et externes. Le processus doit être sécurisé et obéir à certaines règles.
La réalité est que les utilisateurs sont confrontés à des règles de gestion strictes qui les empêchent d’avoir la flexibilité nécessaire pour effectuer leurs tâches quotidiennes. Cela peut à son tour empêcher les organisations d’atteindre leur objectif de fournir une culture de travail flexible adaptée au lieu de travail hybride.
Un regard plus approfondi sur la gouvernance de la Digital Workplace
La gouvernance de la Digital Workplace est gérée par le département informatique qui définit les règles de fonctionnement et sécurise l’environnement de travail. Elle contribue également à créer une expérience uniforme pour l’utilisateur final. Alors que les utilisateurs finaux doivent accéder, trouver, créer et partager des informations quotidiennement, le rôle de l’informatique est de s’assurer que ces actions sont contrôlées et obéissent à des règles spécifiques qui garantissent la conformité et la sécurité.
La gouvernance de la Digital Workplace est particulièrement cruciale lorsque les équipes sont réparties géographiquement.
Les principaux défis de gouvernance de la Digital Workplace – flexibilité vs contrôle
Les utilisateurs finaux ont besoin de liberté et de flexibilité pour s’adapter au lieu de travail hybride. Cependant, les technologies de l’information sont souvent trop axées sur la sécurité et le contrôle.
La flexibilité – donner une totale liberté d’utilisation améliore l’expérience de l’utilisateur final. Toutefois, cela peut entraîner la création d’espaces de travail non contrôlés et le partage d’informations. La création d’espaces de travail sera aussi souvent dupliquée à des fins similaires.
Contrôle – le département informatique peut utiliser ses capacités de contrôle pour restreindre la création et l’utilisation afin d’obtenir le meilleur contrôle possible. Toutefois, cela signifie que les employés ne bénéficieront plus de la puissance et des fonctionnalités offertes par leur espace de travail numérique. Ceci est contradictoire avec leurs besoins dans le contexte de l’Hybrid Workplace.
Une expérience utilisateur restreinte et médiocre fera que les employés auront du mal à comprendre l’utilité de leurs outils. Cela pourrait également avoir un impact négatif sur l’adoption et réduire les niveaux de productivité.
Il est clair que la gouvernance de la Digital Workplace est un sujet qui devrait être mené par les TI et l’entreprise pour trouver et établir un équilibre permettant la liberté d’utilisation et le respect des règles.
Trouver le bon équilibre entre la flexibilité et le contrôle des TI pour faire de la Digital Workplace un environnement de travail efficace en faveur de la communication et de la collaboration est le plus grand défi.
Parvenir à une culture d’inclusion et de collaboration sans négliger le contrôle
La mise en place d’une culture inclusive passe par l’élaboration d’une stratégie de travail numérique centrée sur les utilisateurs. Cette stratégie doit fournir une technologie qui donne aux employés l’expérience dont ils ont besoin, mais qui ne néglige pas le contrôle et la sécurité.
Le rôle de la technologie
Les organisations sont généralement confrontées à l’un des deux scénarios suivants :
Scénario 1 – Une faible liberté d’utilisation et une expérience utilisateur dégradée qui favorisent le contrôle et les règles informatiques.
Scénario 2 – Une grande flexibilité et liberté d’utilisation qui offrent la meilleure expérience utilisateur avec moins de contrôle.
Les technologies de Powell Software permettent de répondre à la fois aux besoins informatiques et commerciaux grâce à Powell Goverance et à Powell Manager.
Départements informatiques
La technologie peut combler le manque de mécanismes automatiques et éliminer ses points douloureux :
- Actions quotidiennes
- Temps nécessaire
- Les risques qui y sont liés
Les administrateurs peuvent fixer des règles et les intégrer dans le parcours de l’utilisateur afin qu’il puisse se concentrer sur ce qu’il fait le mieux.
Utilisateurs finaux
Des modèles prêts à l’emploi avec des règles intégrées apportent aux utilisateurs finaux la liberté dont ils ont besoin dans un environnement contrôlé.
Lors de la création d’équipes à l’aide des modèles Powell, le processus de création inclut automatiquement les règles définies par le département informatique tout au long d’un processus guidé, de sorte qu’ils n’ont pas besoin de connaître les règles et les best practices
Le rôle des modèles et les Digital Champions
Dans un contexte hybride, les Digital Champions jouent un rôle clé car ils sont à la croisée des chemins entre l’entreprise et le département informatique. Ils peuvent servir de pont entre l’informatique et les utilisateurs finaux et aider à établir des règles adaptées aux besoins de l’entreprise. Un Digital Champion sur une hybrid Workplace peut aider le service informatique à élaborer des modèles pertinents (gestion de crise, centre d’événements, défense des intérêts des employés, intégration des nouveaux arrivants, appels d’offres de vente…) avec des règles intégrées qui ne nuiront pas aux activités quotidiennes des utilisateurs finaux tout en leur fournissant une expérience adéquate. Ils peuvent également approuver la création de modèles.
Avec Powell 365, composé de Powell Intranet et de Powell Governance, il est facile de trouver le bon équilibre, de définir et d’automatiser la gouvernance de la Digital Workplace tout en étant capable de minimiser les contraintes informatiques et de maximiser la satisfaction et l’adoption numérique des utilisateurs finaux.
Organisez une démonstration avec notre équipe pour voir comment Powell Software peut vous aider à créer la culture inclusive et collaborative dont vous avez besoin sans pour autant négliger le contrôle et tuer l’adoption.
Écrit par Julien Roland 