Digital Workplace : Définition
Une Digital Workplace est une plateforme numérique qui centralise tous les outils et ressources nécessaires à la bonne organisation du travail. Elle est conçue pour répondre aux besoins de communication, de collaboration, de gestion documentaire et d’accessibilité. Elle intègre les outils dont les employés ont besoin pour accomplir leurs tâches efficacement, tout en étant accessible depuis n’importe quel appareil et n’importe quel lieu.
À la base, une Digital Workplace rassemble tout ce qui permet de travailler en équipe, gérer des projets, partager des informations et maintenir une cohésion entre les collaborateurs. Elle regroupe une série d’applications, d’outils collaboratifs et de systèmes de gestion de contenu dans un même espace, facilitant ainsi l’accès et l’utilisation de ces ressources.
Digital Workplace vs Intranet : Quelle différence ?
Si la solution intranet traditionnelle était la norme dans les entreprises depuis plusieurs années, la Digital Workplace va bien au-delà de cette simple plateforme de partage d’informations. L’intranet se limite souvent à un espace statique où les collaborateurs peuvent accéder à des documents et des actualités de l’entreprise. En revanche, la Digital Workplace offre une expérience interactive et collaborative. Elle permet non seulement de partager des informations, mais aussi de travailler ensemble sur des projets, de communiquer en temps réel et de gérer des tâches de manière centralisée.
L’intranet classique est souvent une version simplifiée de la Digital Workplace, qui se concentre principalement sur la diffusion d’informations et la gestion de documents. Une Digital Workplace, quant à elle, intègre une gamme d’outils de communication instantanée, de gestion de projets et de collaboration, offrant une véritable plateforme de travail numérique.
Chez Powell, nous parlons même de Digital Workplace augmentée, intégrant l’IA directement dans votre Digital Workplace, permettant par exemple de déployer un chatbot pour répondre aux questions RH des employés, ou vous aider à créer des articles pour votre communication interne.
Les avantages d’une Digital Workplace pour votre entreprise
Une Digital Workplace apporte de nombreux avantages aux entreprises qui souhaitent optimiser leurs processus internes, améliorer la collaboration et renforcer l’engagement des collaborateurs. Voici quelques-uns des principaux bénéfices qu’elle peut offrir à votre organisation.
Centraliser la gestion des tâches et des projets
L’un des grands avantages d’une Digital Workplace est la centralisation de la gestion des tâches et des projets. Plutôt que de disperser les informations sur différents outils ou plateformes, vous pouvez tout regrouper au sein d’un même espace. Cela permet à vos équipes de suivre l’avancement des projets en 1 clic, de collaborer en temps réel sur les documents et d’échanger facilement sur les tâches à réaliser.
Outils numériques, outils de communication interne, outils de gestions de projet : ils seront tous centralisés au même endroit et va faire gagner du temps à tous vos collaborateurs. Pas de doublons et pas de perte d’informations pour vous.
Faciliter la communication interne
La Digital Workplace facilite la communication entre les équipes, que ce soit au sein d’un même service ou entre différents départements. Grâce aux outils de messagerie instantanée, de vidéoconférence et de partage de documents intégrés à votre Digital Workplace, les collaborateurs peuvent échanger plus facilement, sans avoir à multiplier les canaux de communication.
Améliorer la gestion documentaire
La gestion documentaire est un autre atout majeur d’une Digital Workplace. En centralisant toutes les ressources et documents de l’entreprise dans un même espace sécurisé, les collaborateurs peuvent y accéder facilement et rapidement. Fini les recherches interminables dans des dossiers partagés ou des e-mails. Tout est à portée de main, dans un environnement structuré et bien organisé.
L’intégration de solutions comme SharePoint, OneDrive ou Google Drive, directement au sein de la Digital Workplace, permet aux équipes de partager des fichiers, de coéditer des documents en temps réel et de travailler ensemble sur des projets sans être freinées par des problèmes d’accessibilité. De plus, ces outils assurent une gestion de la sécurité et de la confidentialité des données, essentielle dans un environnement de travail moderne.
La Digital Workplace : une réponse au télétravail
Le télétravail a posé de nouveaux défis pour les entreprises en matière de gestion de la collaboration et de la communication. C’est là qu’une Digital Workplace intervient pour répondre aux exigences du travail hybride et permettre aux équipes dispersées de travailler efficacement, peu importe où elles se trouvent.
Comment la Digital Workplace facilite le travail hybride
Le travail hybride, où une partie des collaborateurs travaille depuis leur domicile et l’autre depuis le bureau, peut entraîner des difficultés dans la gestion de la communication et de la collaboration. Une Digital Workplace est notamment conçue pour résoudre ces problèmes en centralisant toutes les informations et outils nécessaires au bon déroulement des missions des collaborateurs, qu’ils soient au bureau ou à distance.
Grâce à une plateforme centralisée, les équipes peuvent accéder à l’ensemble des documents et collaborer sur des projets sans avoir à se soucier des lieux ou des fuseaux horaires. De plus, en permettant un accès mobile et sécurisé aux outils de l’entreprise, une Digital Workplace facilite aussi l’intégration des employés terrains, ainsi que ceux travaillant de manière flexible, sans compromettre la productivité.
Vous pouvez par exemple intégrer votre solution de réservation de bureaux dans votre Digital Workplace pour permettre à vos collaborateurs hybrides de réserver leur place dans l’Open Space ou leur salle de réunion en avance. Et ça ne leur prendra que 20 secondes puisque cet outil est intégré à la Digital Workplace.
Vos employés perdent du temps à trouver une information sur un collaborateur ? Votre Digital Workplace vous permet de trouver l’annuaire en 2 clics. 
Un onboarding en temps record ? Une collaboration efficace même en télétravail ? C’est possible.
Tous vos outils et vos documents seront trouvables bien plus rapidement, que vous soyez au bureau ou à distance et c’est ça l’avantage clé de la Digital Workplace.
Nos conseils pour mettre en place une Digital Workplace
Mettre en place une Digital Workplace n’est pas une tâche facile, mais c’est un investissement qui en vaut la peine. Pour garantir la réussite de l’implémentation, il est essentiel de suivre certaines bonnes pratiques et d’adopter une approche structurée. Voici nos conseils pour réussir cette transition numérique.
Impliquer toutes les parties prenantes dès le début
L’une des premières étapes cruciales dans la mise en place d’une Digital Workplace est d’impliquer toutes les parties prenantes dès le début du projet. Cela inclut non seulement les équipes IT, mais aussi les équipes RH, les managers et bien évidemment les utilisateurs finaux. En recueillant leurs besoins et leurs retours dès le départ, vous vous assurez que la plateforme répondra à leurs attentes et qu’ils s’approprieront rapidement l’outil.
L’implication des parties prenantes dès la phase de conception permet d’éviter de nombreuses erreurs et de garantir l’adhésion des équipes dès le lancement de la plateforme.
Définir des objectifs clairs pour la Digital Workplace
Avant de lancer le projet, il est essentiel de définir des objectifs clairs et mesurables. Que souhaitez-vous accomplir avec votre Digital Workplace ? Est-ce améliorer la collaboration entre les équipes, centraliser la gestion documentaire, ou faciliter l’accès aux outils métiers ? Chaque entreprise aura ses priorités en fonction de ses besoins spécifiques.
En définissant des objectifs clairs, vous pourrez mesurer le succès de la plateforme et ajuster son utilisation en fonction des résultats obtenus.
Choisir les bons outils et la bonne technologie
La technologie que vous choisirez pour votre Digital Workplace doit s’aligner avec les outils déjà utilisés dans votre entreprise. L’intégration avec des plateformes comme Microsoft 365, SharePoint ou Google Workspace peut faciliter l’adoption de la plateforme et améliorer l’expérience des utilisateurs. Il est également important de choisir une solution qui offre une grande flexibilité et qui pourra évoluer avec les besoins de votre entreprise.
Ne sous-estimez pas non plus l’importance d’une interface simple et intuitive. Les collaborateurs doivent pouvoir naviguer facilement dans l’outil sans avoir besoin de formation intensive.
Assurer la sécurité et la conformité des données
Un autre aspect essentiel lors de la mise en place d’une Digital Workplace est la sécurité. L’entreprise doit s’assurer que les données sensibles sont protégées, que les accès sont contrôlés et que les politiques de confidentialité sont respectées. La mise en place de normes de sécurité strictes et la gestion des accès aux informations sont des étapes clés pour garantir la sécurité et la conformité de votre Digital Workplace.
Former les équipes et encourager l’adoption
Une fois la plateforme déployée, il est crucial de former les utilisateurs afin qu’ils puissent tirer pleinement parti des fonctionnalités proposées. Organisez des sessions de formation pour familiariser les collaborateurs avec la plateforme et encouragez-les à l’utiliser au quotidien. Pour maximiser l’adoption, il est également conseillé de désigner des ambassadeurs internes qui pourront aider leurs collègues à naviguer sur la plateforme.
Les fonctionnalités clés d’une Digital Workplace
Pour que votre Digital Workplace soit réellement efficace et réponde aux attentes des utilisateurs, il est important de choisir les bonnes fonctionnalités. Les outils que vous intégrerez dans votre environnement de travail numérique doivent favoriser la collaboration, la productivité et l’engagement des employés.
Intégration clé de vos outils actuels
Une des principales forces de la Digital Workplace réside dans sa capacité à s’intégrer de manière fluide avec les outils que vous utilisez déjà. Si vous utilisez par exemple les outils Microsoft 365, comprenant des applications comme Outlook, Teams, OneDrive et SharePoint, vous devez vous assurer que votre Digital Workplace peut les intégrer. Si vous souhaitez tirer le meilleur parti de Microsoft 365, il est essentiel de choisir une solution de Digital Workplace qui s’intègre parfaitement avec cette suite d’outils. Si c’est le cas, alors les employés auront ainsi accès à tous leurs outils rapidement, avec une interface cohérente et facile à utiliser.
Personnalisation et flexibilité pour les équipes
Une Digital Workplace doit être personnalisable pour s’adapter aux besoins spécifiques de chaque entreprise et de chaque équipe. Que ce soit pour les équipes RH, marketing ou commerciales, chaque groupe de travail a des exigences particulières en matière d’outils et de ressources. Une plateforme flexible permet à chaque équipe de configurer son espace de travail de manière à maximiser sa productivité.
Que ce soit pour personnaliser les tableaux de bord, ajuster les flux de travail ou organiser les informations de manière spécifique, la flexibilité de la Digital Workplace permet de répondre aux besoins uniques de chaque service tout en maintenant une cohérence globale au sein de l’entreprise. Par exemple, vous pouvez choisir d’afficher certains outils uniquement pour vos équipes IT et certains articles uniquement pour vos équipes RH. Cela permet de réduire la confusion et d’augmenter les chances que vos outils soient utilisés par les bonnes personnes et que vos articles soient lus.
Powell Intranet : l’outil clé pour votre Digital Workplace
Lorsque vous souhaitez déployer une Digital Workplace performante, choisir la bonne solution est essentiel. Powell Intranet, basé sur SharePoint, se distingue en tant que plateforme qui complète et optimise l’environnement Microsoft 365, apportant une expérience utilisateur fluide et des fonctionnalités robustes adaptées aux besoins des entreprises modernes.
Une plateforme SharePoint intégrée et optimisée
Alors oui, SharePoint est un excellent point de départ pour créer votre Digital Workplace. Mais, soyons honnêtes, il manque souvent de cette ergonomie et de cette personnalisation qui rendent une plateforme réellement agréable à utiliser. C’est là que Powell Intranet entre en jeu. Il transforme SharePoint en une plateforme plus intuitive, plus facile à gérer, et surtout plus engageante. Avec Powell, votre intranet devient un outil bien plus efficace, parfaitement intégré aux outils Microsoft 365, tout en offrant une expérience sur mesure pour vos équipes.
Maximiser l’engagement des employés avec Powell Intranet
Une Digital Workplace performante ne se limite pas à une simple plateforme de partage de documents. Pour être véritablement engageante, elle doit offrir une expérience enrichissante qui suscite l’interaction des collaborateurs. Powell Intranet propose des outils pour personnaliser l’expérience utilisateur, allant de l’affichage de contenus spécifiques à chaque profil à des fonctionnalités de reconnaissance des employés via des systèmes comme Kudos. Grâce à ces options, vous stimulez l’implication des collaborateurs tout en renforçant la culture d’entreprise.
FAQ
Qu’est-ce que le workplace ?
La workplace est l’espace de travail dans lequel les employés évoluent, que ce soit un environnement physique ou numérique, offrant tous les outils nécessaires à leur collaboration et leur productivité.
Quels sont les apports de la Digital Workplace ?
La Digital Workplace améliore la collaboration, centralise les informations et optimise la gestion des tâches, permettant ainsi une meilleure productivité et une expérience employé enrichie.
C’est quoi le modern workplace ?
Le “modern workplace” se réfère à un environnement de travail numérique où la collaboration, l’accessibilité aux informations et la flexibilité sont optimisées grâce aux outils numériques.
Quelle est la définition d’un espace de travail digital ?
Un espace de travail digital est une plateforme virtuelle qui centralise les outils nécessaires à la collaboration, à la communication et à la gestion des projets, accessible de n’importe où.