L’année 2020 a été une année de montagnes russes, les organisations de tous les secteurs étant confrontées à des défis jamais envisagés auparavant. Pourtant, des obstacles ont inspiré l’innovation, et le lieu de travail a changé pour le mieux à bien des égards. Ce fut douze mois d’intense transformation numérique, d’adaptation rapide et de grand apprentissage. Le point essentiel à retenir est que les organisations doivent être agiles et résilientes pour survivre. Il est difficile de savoir quels seront les défis de leadership en 2021, mais il est possible de tirer les leçons de l’année écoulée.
L’essor de la Digital Workplace en 2020
Pendant la pandémie, la Digital Workplace est devenue un outil digital fondamental pour assurer la poursuite de la communication et de la collaboration. Des plateformes telles que l’intranet de l’entreprise ont permis aux employeurs de gérer la crise, de communiquer des annonces importantes et de s’assurer que tout le monde recevait le même message. Il s’est avéré si essentiel que SharePoint a doublé son audience, comptant désormais plus de 200 millions d’utilisateurs actifs quotidiens. Les outils de collaboration, comme Microsoft Teams, sont également devenus si fondamentaux que Teams est passé de 75 millions d’utilisateurs quotidiens en avril à 115 millions en novembre 2020.
Les outils numériques pour le lieu de travail continueront à gagner en popularité et à aider les dirigeants à relever de nouveaux défis sur le lieu de travail.
Les six principaux défis de leadership que la Digital Workplace peut aider à surmonter
1. Incertitude
L’incertitude était la seule chose sûre en 2020. La planification à long terme étant pratiquement impossible, chaque décision a été prise avec la réserve que les choses pourraient devoir changer à la dernière minute. Dans le monde des affaires, ce niveau d’incertitude peut être dommageable, mais dans les circonstances actuelles, inévitable. Si l’espace de travail numérique ne peut pas apporter de certitude aux dirigeants, il peut contribuer à apaiser les doutes et les craintes des employés, en offrant une plateforme de communication.
Lorsque l’incertitude se répercute sur les employés, la productivité en souffre. On ne peut pas s’attendre à ce que les employés soient au mieux de leur forme s’ils s’inquiètent pour leur travail ou leur sécurité. Dans une enquête réalisée en avril 2020, la sécurité de l’emploi était la première préoccupation de 54 % des employés.
Lorsqu’une crise frappe, le premier défi de leadership est de mettre en œuvre un plan de gestion de crise. En le préparant à l’avance, les employés peuvent être rassurés sur la façon dont la direction gère la situation. La Digital Workplace aide en fournissant des outils, comme des modèles de gestion de crise pour l’intranet.
Une fois la situation initiale réglée, il est temps de rétablir un sentiment de sécurité parmi les employés. Cela passe par des communications régulières. Par exemple, organisez des réunions hebdomadaires ou mensuelles sur Microsoft Teams à l’échelle de l’entreprise pour informer les employés de l’état des affaires. Faites un suivi en publiant sur l’intranet toute annonce importante pour les personnes qui ont manqué la session. Lorsque des réductions ou des changements doivent être effectués, communiquez-les aux employés afin qu’ils puissent se préparer.
2. Travailleurs à distance déconnectés et désengagés
Le passage à un lieu de travail éloigné ou hybride, une nécessité en 2020, devient une stratégie à long terme pour beaucoup. En effet, plus d’un quart des salariés adopteront le travail hybride d’ici la fin 2021. Cependant, si le passage au télétravail ne s’accompagne pas d’une planification adéquate, les personnes travaillant à domicile peuvent se déconnecter et se désengager. L’un des principaux défis de leadership à relever pour la réussite des télétravailleurs sera de les connecter.
Les recherches confirment cette crainte, plus de la moitié des répondants à une étude de 2019 ayant déclaré se sentir déconnectés de leur organisation. Le manque de communication efficace a été cité par près d’un cinquième des personnes interrogées comme le facteur déterminant.
Il n’est pas nécessaire qu’il en soit ainsi. Il est possible d’établir une connexion avec les télétravailleurs grâce aux bons outils numériques. Lorsque le manque de communication est le problème, un outil comme l’intranet d’entreprise est une solution.
Un intranet fournit la bonne plateforme pour les communications descendantes, permettant aux dirigeants de poster un message là où les employés le verront. Les employés de la génération Millennials ayant une capacité d’attention de 8 secondes, il est essentiel de mettre le message sous leurs yeux pour assurer la visibilité. Le courrier électronique est statique et perdu dans les 121 courriers électroniques que l’employé moyen reçoit quotidiennement. Les mises à jour accrocheuses sur l’intranet sont plus adaptées à la main-d’œuvre d’aujourd’hui.
3. Perte de culture d’entreprise
L’un des principaux défis de leadership que les entreprises craignent en 2021 est la perte de la culture d’entreprise due à l’éloignement des employés.
La culture est définie comme “les valeurs, attributs et caractéristiques communs d’une organisation“. (The Balance Careers). Elle ne fait pas référence à un lieu mais à un état d’esprit qui se construit par les actions et les paroles de ceux qui font partie de l’organisation, et qui commence au sommet. Il est possible de créer ou de maintenir une culture dans un bureau virtuel lorsque les dirigeants prennent des mesures positives pour l’inspirer.
Dans le cadre du passage au télétravail, il est plus important que jamais de créer une culture de travail en équipe. Le travail d’équipe a un impact positif sur l’engagement des employés, améliore le bonheur et augmente la productivité. Cependant, il est difficile de faire travailler tout le monde ensemble si les gens ne savent pas à quoi ils travaillent et pourquoi. Dans une équipe éloignée, le travail d’équipe est impossible si les employés ne disposent pas des bons outils. Fournir à tous les employés les outils de communication et de collaboration dont ils ont besoin est la première étape pour maintenir et construire une forte culture de l’éloignement.
4. Manque d’alignement
Lorsque les employés viennent au bureau tous les jours et sont en contact régulier les uns avec les autres, les messages passent facilement et les gens entendent parler des changements. Les employés passant plus de temps à distance, il peut être facile de manquer des annonces et des mises à jour importantes. Dans un rapport réalisé par Igloo, plus de la moitié des employés ont déclaré avoir manqué des informations clés qui leur avaient été données en personne. Un manque d’alignement peut conduire à des inefficacités. Par exemple, si l’équipe de vente n’est pas au courant d’une nouvelle mise à jour, elle ne peut pas l’utiliser dans son travail de proximité.
Une Digital Workplace est essentielle pour que les employés restent sur la même longueur d’onde. Assurez-vous que les gens reçoivent les bons messages en les plaçant dans le bon canal.
- Intranet : Utilisé pour la communication à l’échelle de l’entreprise et les messages descendants ciblés par département. Convient pour les annonces importantes et la transmission d’informations.
- Microsoft Teams : Une plateforme plus collaborative qui permet aux collègues et aux équipes de travailler ensemble en temps réel. Plus adaptée aux discussions quotidiennes, aux annonces d’équipe et à la transmission d’informations qui nécessitent la contribution de chacun.
5. Un moral bas
Stimuler le moral des employés en cas de pandémie a toujours été une question difficile. En 2021, la baisse du moral continuera à être un défi de leadership. La pandémie et la fatigue du travail à domicile se sont installées et il faudra faire des efforts pour rétablir l’énergie. Pour certains, il ne s’agit pas seulement de la fatigue du travail à domicile, mais d’un stress accru qui conduit à l’épuisement. Dans une enquête réalisée par Monster, 69 % des employés ont déclaré être épuisés par le travail à domicile. Il est inquiétant de constater que plus de 50 % des employés ont dû prendre une journée de santé mentale en travaillant à domicile pendant la pandémie.
Il existe des moyens concrets pour les aider :
- Fournir aux employés les plateformes de collaboration et de communication dont ils ont besoin pour faire leur travail.
- Reconnaître les réalisations des employés en leur adressant des messages sur l’intranet.
- Récompenser un travail bien fait par des moyens monétaires et non monétaires, comme des expériences.
- Accorder plus de flexibilité. Permettre aux employés travaillant à domicile de choisir les heures qui leur conviennent, dans un délai autorisé.
- Lorsque la situation le permet, introduire le travail hybride où les employés peuvent passer quelques jours au bureau et le reste de la semaine à la maison.
6. Retour au bureau en toute sécurité
Le déploiement des vaccins tout au long de 2021 contribuera au retour au bureau. Toutefois, les employés resteront méfiants et ne voudront pas tous y retourner à plein temps. Près de 70 % des personnes ayant répondu à une enquête de l’université de Chicago éviteraient encore certaines activités comme prendre un métro bondé après le déploiement d’un vaccin. Les craintes liées au transport ne sont qu’un des problèmes de santé et de sécurité que les employeurs devront prévoir pour tout retour au bureau.
Pour que certains employés puissent rentrer en toute sécurité, il faut une planification logistique, car l’éloignement social et la recherche des contacts restent importants. La bonne Digital Workplace peut y contribuer. La fonctionnalité Flexdesk de Powell Intranet permet aux employés de réserver leur bureau à l’avance. Cela permet de garder une trace des personnes présentes au cours d’une journée et d’éviter qu’un trop grand nombre d’entre elles ne se présentent en même temps.
Conclusion
La première étape pour relever les défis du leadership consiste à identifier les obstacles à surmonter. Si certains problèmes sont facilement repérables, d’autres, comme le moral bas ou les problèmes de santé et de sécurité, ne sont pas aussi évidents pour les responsables. Il est donc fondamental que les employés disposent des outils qui leur permettent de faire part de leurs préoccupations tout au long de la chaîne. La Digital Workplace ne peut pas y parvenir à elle seule, mais elle facilite la gestion en vue de créer une culture ouverte, de fournir des outils de productivité et des possibilités d’interaction et de renforcer l’engagement.
Powell 365 est une solution complète de Digital Workplace combinant une plateforme intranet d’entreprise, Powell Intranet, avec Powell Governance, l’application pour une meilleure gouvernance et expérience employés de Microsoft Teams. Pour en savoir plus sur la façon dont Powell 365 peut aider votre organisation à surmonter les défis du leadership en 2021, contactez notre équipe dès aujourd’hui pour organiser une démonstration.