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Comment choisir les outils pour accompagner vos employés mobiles et vos télétravailleurs ?

La tendance en hausse du télétravail, de la mobilité des employés et des nouveaux outils de collaboration a permis une croissance de 159% depuis 2005 des lieux de travail dits “virtuels”. Les nouveaux outils disponibles pour les employés mobiles viennent combler les traditionnelles limites que pouvait rencontrer un travailleur isolé, offrant désormais de grandes opportunités. Les employés autorisés au télétravail se disent plus heureux, plus productifs et apparaissent moins coûteux à manager que ceux qui se rendent à leur bureau tous les jours.

Pour opérer une transition fructueuse vers le télétravail, il vous faudra mettre en place l’infrastructure adéquate qui permettra de répondre aux besoins de vos employés de plus en plus mobiles. Face à la multitude de solutions digitales pour vos équipes, comment en choisir une ?
La meilleure stratégie est d’abord d’identifier les enjeux principaux et d’utiliser les solutions appropriées pour y répondre aux problématiques. 

Les défis du management de vos employés à distance 

Gérer une équipe de travailleurs à distance présente un éventail de défis différents d’encadrer des employés qui partageraient vos bureaux. Les problématiques auxquelles vous allez répondre dépendent de différents facteurs comme la taille de l’enterprise et son marchémais aussi les systèmes en place. 

Quelques consignes nous paraissent primordiales pour manager vos équipes avec succès : 

Maintenir une bonne communication : Quand votre équipe ne travaille pas dans le même lieu physique ou sur les mêmes créneaux horaires, la communication peut devenir un enjeu majeur. Les solutions de communication ouvertes et accessibles sont les outils les plus importants pour un travail en mobilité ou à domicile efficace : 

  •  Les Digital Workplaces, permettant de communiquer sur toutes les actualités et informations d’entreprise, à échelle locale ou globale, que vous souhaitez partager à vos collaborateurs.  
  • Les réseaux sociaux d’entreprises, afin de de rester en lien constant, d’échanger rapidement et commenter les actualités. 
  • Les outils de visioconférences ou audioconférences, qui vous permettent de faire des points réguliers à deux ou beaucoup plus. Mais aussi de discuter au sein d’équipes de projet. 
  • Les outils de mailing, à privilégier pour les échanges importants. Nous recommandons de réduire les échanges de mail pour des discussions quotidiennes au profit d’autres canaux plus appropriés. 

Les Digital Workplaces nouvelles générations vous permettront de combiner toutes ces fonctionnalités ! 

Collaborer efficacement : Il est important de créer une atmosphère de travail collaborative malgré la distance et le manque de contact physique. Une Digital Workplace aide vos télétravailleurs à centraliser les informations dans un lieu de travail virtuel facilement accessible à n’importe quelle heure et de n’importe où. Powell Software propose même des Digital Workplaces permettant une intégration native parfaite d’outils dédiés à la collaboration comme Microsoft Teams, OneDrive, etcVos employés peuvent co-créer et éditer des documents en simultanépartager leurs avancées en live et participer à des réunions de travail ou de brainstorming. 

Gérer la sécurité des infrastructures : Protéger ses outils du vol, de la perte, des virus ou hackers est plus difficile sans leur centralisation physique. Les meilleurs outils pour vos travailleurs à distance concernent la cyber sécurité avec des solutions ad hoc intégrées qui protègent les ordinateurs et autres supports de travail qui ne sont pas dans vos locaux.

 

Comment les outils de télétravail peuvent aider ? 

Quand ils sont mis en place correctement, les outils de télétravail sont d’incroyables atouts pour les employés qui sont à distance – en home office ou en déplacement. Cela vous permet de les placer dans de bonnes conditions de travail et de profiter pleinement de vos équipes “virtuelles”. 

Accessible sur tous les supports 

Les télétravailleurs n’utilisent pas seulement leur ordinateur. Ils utilisent aussi leur smartphone ou leur tablette pour regarder leurs mails ou communiquer avec d’autres membres des équipes. De nombreux outils de travail à domicile sont accessibles sur tous les supports apportant de la flexibilité aux télétravailleurs qui doivent rester productifs et connectés depuis n’importe où, sur n’importe quel appareil. Particulièrement lorsqu’au sein d’une équipe chacun travaille avec un rythme qui lui est propre et parfois même dans des pays différents. 

Powell Apps est un bon exempleaccordant un accès rapide aux contenus et applications de la Digital Workplace depuis un téléphone. Vous pouvez travailler, collaborer, échanger et faire vos réunions depuis cette même application. Powell Apps intègre vos briques d’Office 365 et devient le compagnon idéal des portails Powell 365 et Powell HubDisponible sur Android depuis Google Play et Apple depuis l’App Store.  

Fin des barrières de langage 

Il peut être compliqué de manager des équipes à distance, constituées de personnes parlant des langues différentes. Nombreux sont les outils qui incluent des fonctionnalités multi-langues qui permettent à chaque employé de s’adapter. Par exemple, avec les  Digital Workplace Powell Software, si le membre d’une équipe travaille à Londres, son interface sera par défaut en Anglais. Les équipes de Paris auront cependant accès aux mêmes informations en Français, si vous le désirez. 

Gestion la sécurité des outils à distance 

Les outils de sécurité sont à prioriser pour protéger votre entreprise et vos employés des vols de données ou d’informations, de virus ou autres menaces. Powell Apps est integrée avec Azure Active Directory, ou Azure AD, l’identité même de la gestion Cloud Microsoft qui permet d’avoir un arsenal de protections comme les authentifications multi-facteurs, les protections de mot de passe et le cryptage des données. Powell Apps se lie avec Azure AD en quelques clics via le menu administrateur. 

Une expérience personnalisée pour chaque employé 

Sur un lieu de travail, chaque équipe a accès aux différents outils et ressources qui lui sont propres. Cela est aussi vrai pour les télétravailleurs. Il est très facile de construire un espace de travail virtuel ultra personnalisé pour différentes équipes pour maximiser leur efficacité et mettre en avant les informations qui leur sont utiles. 

Avec Powell Apps, la personnalisation est complète et très intuitive, vous n’avez qu’à faire glisser les différentes fonctionnalités et informations nécessaires à chaque équipe. Une liste de contacts pour les sales, des alertes pour les employés ou encore un agenda d’entreprise, mettez en avant ce qui vous est utile et vous plait. Vous pouvez aussi ajouter des thèmes customisés ou construire une application complètement à l’image de votre entreprise et de votre branding avec votre logo, votre style, vos fonctionnalités.  Facile à prendre en main et pratique pour un employé à distance, que ce soit en déplacement ou en home office.

Quoi prendre en compte pour choisir les outils pour vos employés mobiles ? 

Choisir les bons outils de télétravail pour vos équipes et votre entreprise est un grand investissement. La transition vers des lieux de travail décentralisés et des Digital Workplaces est un investissement financier majeur qui nécessitera du temps et de l’effort. Vous devrez garder certaines variables importantes en tête quand il faudra faire votre choix : 

  • La taille et la structure de l’entreprise : Combien d’employés vont utiliser une Digital Workplace ? Vos équipes travaillent-elle à 100% en télétravail ? Des connexions se feront-elles depuis vos locaux ? 
  • Les besoins de vos équipes : Combien d’équipes auront besoin d’une application mobile ? Quels outils utilisent-ils au quotidien ? Renseignez-vous auprès de vos managers avant et pendant le processus de transition pour vous assurer que vous répondez aux besoins des employés. 
  • L’infrastructure en place : Quel système, quels programmes et outils utilisent vos équipes ? Assurez-vous d’avoir un outil qui s’intègre nativement avec votre infrastructure existante. 
  • Prix : Combien allez-vous économiser grâce au télétravail en réduisant vos locaux ? Quel est votre budget global ou par personne pour mettre en place des infrastructures de télétravail ou pour vos équipes dans d’autres pays ?  
  • Expertise : Qui va prendre en main la transition vers des solutions mobiles ? Avez-vous les ressources technologiques pour mettre en place ces outils de télétravail et de collaboration ? Avez-vous besoin d’une aide technique extérieure ? 
  • Support : Quel investissement managérial va nécessiter ces nouveaux outils ? Qu’est ce qui sera géré en interne et quel type de support externe cherchezvous ? 

Nous vous recommandons Powell Apps qui est une solution tout-en-un pour la gestion des employés à distancela meilleure solution pour le télétravail disponible sur le marché; elle est tout d’abord très facile à déployer et à administrer, mais aussi extrêmement intuitive et facile d’utilisation. Pour couronner le tout, Powell Apps est placée à un prix très compétitif. Pour en savoir plus sur l’utilisation de Powell Apps et les atouts que l’application offre à vos équipes, cliquez ici. 

2020-04-01T11:11:01+01:00janvier 29th, 2020|