GCC bindet alle Mitarbeitenden ein und macht sein Intranet zum Fundament der Zusammenarbeit

Der Kunde im Überblick

GCC, eines der zehn größten Bauunternehmen Frankreichs, hat mit Powell zusammengearbeitet, um ein maßgeschneidertes Intranet zu schaffen. Das Ziel: Engagement und Zufriedenheit der 2.580 Mitarbeitenden steigern, einschließlich der Kolleginnen und Kollegen auf den Baustellen. So wurde die interne Kommunikation über 50 operative Einheiten hinweg transformiert.

Das Unternehmen zählt 50 operative Einheiten in ganz Frankreich und beschäftigt fast 2.580 Mitarbeitende. In weniger als 20 Jahren hat es sich zu einem der zehn größten Unternehmen der Baubranche entwickelt. Mit Agenturen und Tochtergesellschaften, die in den Bereichen Bau, Energie und Immobilienentwicklung zusammengefasst sind, stellt diese Struktur eine echte Herausforderung für Kommunikation und Zusammenarbeit dar.

Ziel war es, die Geschäftsprozesse zu modernisieren und die interne Kommunikation zu verbessern. Außerdem wollte man die Möglichkeiten von Microsoft 365 voll ausschöpfen. Deshalb fiel die Entscheidung für eine Neugestaltung des veralteten Intranets, das teuer, wenig autonom und schwer anpassbar war. Das neue Intranet sollte zum Herzstück eines zentralisierten digitalen Arbeitsplatzes werden, der den heutigen Anforderungen der Arbeitswelt entspricht.

Die Ausgangslage

GCC verfolgte einen nutzerzentrierten Ansatz. Ziel war es, funktionsübergreifende Portale einzurichten, die es dem Management ermöglichen, mit allen Mitarbeitenden zu kommunizieren und den Zugriff auf Dokumente zu erleichtern. Auch die Mitarbeitenden auf den Baustellen sollten die Möglichkeit erhalten, private Portale für jede Einheit zu erstellen. Die größte Herausforderung bestand darin, das Intranet zu einem echten digitalen Arbeitsplatz zu machen, der sowohl den Anforderungen der Fachbereiche als auch der IT gerecht wird.

Die Ziele

Zugehörigkeit zur Gruppe stärken
Alle Mitarbeitenden über das Unternehmensleben auf dem Laufenden halten.

Eigenständigkeit der Einheiten erhalten
Eigene Portale für unabhängige Kommunikation und Zusammenarbeit je Einheit.

Auf der Baustelle informieren
Informationen an die Baustellen weitergeben, ohne sie zu duplizieren.

Baustellen digitalisieren
Dokumente über den gesamten Lebenszyklus der Baustelle hinweg teilen und kommunizieren.

GCC testete Powell Manager im Rahmen eines Proof of Concept für die Einrichtung von SharePoint-Websites. Nach dem großen Erfolg und einem Vergleich mit nativem SharePoint sowie Wettbewerbern entschied sich GCC für Powell Intranet, weil es:

• die SharePoint-Erfahrung verbessert
• die Mitarbeitererfahrung personalisiert
• Websites ohne komplexe IT-Verwaltung repliziert, dank Powell Manager
• sich vollständig in Microsoft 365 integriert

Der Weg zur Lösung

Der entstandene digitale Arbeitsplatz spiegelt die Organisation und Kultur von GCC originalgetreu wider: Gruppe, Geschäftsbereiche und einzelne Einheiten stehen auf einer Ebene.

Management und Geschäftsbereiche nutzen das Intranet, um Informationen an alle Mitarbeitenden weiterzugeben, während jede Einheit als eigenständige Einheit funktioniert. Dafür hat GCC eine Kommunikations-Website für die Geschäftsbereiche eingerichtet, zugänglich für alle Mitarbeitenden, mit allgemeinen und gezielten Inhalten auf Basis der Mitgliedschaft in Microsoft-365-Gruppen. Dieser Ansatz ermöglicht GCC eine persönliche, auf jede Einheit zugeschnittene Erfahrung.

Zugang, wo Mitarbeitende ihn brauchen:

• Das Gruppen-Intranet ist über Microsoft Teams zugänglich, um Beteiligung und Content-Nutzung zu fördern.
• Vom Gruppen-Intranet aus ist der Zugriff auf die sekundären Portale der Einheiten und Geschäftsbereiche einfach.
• Alle Portale sind über die mobile Anwendung erreichbar.

Öffnung des Konzepts für Baustellen

Nach einem erfolgreichen Proof of Concept auf 10 Baustellen erkannte GCC das Potenzial von Portalen als Kommunikations- und Kollaborationswerkzeug für die Teams vor Ort. Ziel war eine gemeinsame, anpassbare Standortvorlage, die den täglichen Anforderungen der Baustellen gerecht wird und dabei die relevanten Microsoft-Einstellungen nutzt. Das entstandene Portal digitalisiert zahlreiche Prozesse und bindet zusätzlich das externe Ökosystem an. Auf Basis von Microsoft 365 entwickelten die IT-Teams eine gemeinsame Standortvorlage mit fester Baumstruktur, bei der jede Baustelle als eigene Microsoft-365-Gruppe mit eigenem Speicherplatz und eigenen Regeln abgebildet wird.

Vereinfachte Erstellung von Baustellen-Portalen

Um die Erstellung von Baustellen-Portalen zu vereinfachen, wollte GCC den Prozess automatisieren: Ein Microsoft Flow löst dabei die Erstellung eines standardisierten Portals mit der Powell-Intranet-Technologie aus.

Knopf zum Erstellen
Ein Klick startet die Erstellung eines Standortportals direkt im Intranet.

Microsoft Flow startet
Der Flow wird ausgelöst und nutzt Powell Manager.

Powell Manager übernimmt
Powell Manager erstellt die Microsoft-365-Gruppe und wendet die Powell-Vorlage auf die SharePoint-Website an.

Die Intranet-Portale

1. Gruppen-Portal: Bietet Zugang zu Dokumenten der Geschäftsbereiche und Baustellen, einschließlich Informationen zu Prävention, Verwaltung und Compliance.

2. ISD-Portal & Schulungsportal: Das ISD-Portal bietet Zugang zum IT-Support inklusive Ticket-Einreichung, Prozessinformationen und Details zur Ausrüstung. Das Schulungsportal ermöglicht den Zugriff auf Schulungsangebote, Kursbuchungen, Ansprechpartner:innen für Trainings sowie Informationen zur IT-Sicherheit.

3. Baustellen-Portal: Umfasst einen gemeinsamen Ablageplan, Versionshistorie, Offline-Zugriff, Erreichbarkeit über PC, Mobilgerät und Tablet, die Integration des Präventionsportals sowie die Anbindung an Agora, das Gruppen-Portal. Jede Agentur verfügt über eine feste Ansprechperson und Eigenständigkeit bei der Erstellung von Baustellen-Portalen.

4. Zugang für Außendienstmitarbeitende: Mitarbeitende auf der Baustelle greifen über ein Microsoft-365-Konto auf ihren Geräten auf die Baustellen-Portale zu und erhalten so Zugriff auf Verkehrsdokumente sowie lokale und institutionelle Neuigkeiten.

📊 Die Ergebnisse in Zahlen

Zusammenarbeit mit dem Partner Expertime

Seit 18 Jahren stellen sich die Expertime-Teams neuen Herausforderungen und bieten ihren Kunden das Beste der Microsoft-Technologien. Expertime ist Experte für Anwendungsinnovation und Beratung zu DevApps-, Daten- und Künstliche-Intelligenz-Lösungen in Azure- und Microsoft-365-Umgebungen.

Was mich an der Zusammenarbeit mit Expertime immer beeindruckt hat, ist ihre Fähigkeit, unsere Bedürfnisse und unsere Unternehmenskultur zu verstehen. Die Professionalität sowie das Wissen der Expertime-Berater:innen ist unbestreitbar. Anschließend haben wir sie erneut hinzugezogen, um spezifische und komplexere Portale einzurichten. Das Expertime-Team hat mich in zwei intensiven Tagen in Powell Manager geschult, sodass ich den digitalen Arbeitsplatz selbstständig konzipieren, realisieren und einrichten konnte.

Bedeutung von Powell Manager

Powell Manager ist ein Schlüsselfaktor für den Erfolg der Intranet-Portale bei GCC, dank seiner Fähigkeit, alle Websitesammlungen und Seiten einfach zu erstellen, anzupassen, bereitzustellen und zu aktualisieren.

Die Integration von Powell Intranet in Microsoft 365 ermöglicht es GCC, die SharePoint-Erfahrung erheblich zu verbessern. Ein Flow lässt sich mit Powell Manager verknüpfen, um die Erstellung von Website-Portalen über ein PnP-Schema zu automatisieren. Eine einzige Codezeile genügt, um der IT-Abteilung zusätzliche, mühsame Arbeit zu ersparen.

Wie geht es weiter?

Nach dem Erfolg im Baubereich plant GCC, die “Site Portal”-Lösung auch auf die Bereiche Energie und Immobilienentwicklung auszuweiten. Dabei nutzt GCC die Skalierbarkeit und die einfache Replizierbarkeit von Powell Manager. Die Kennzeichnung von Vorlagen mit IDs ermöglicht ein einfaches Auffinden und Identifizieren im großen Maßstab.

Fazit

Dank der Partnerschaft mit Powell und der Expertise von Expertime hat GCC seinen digitalen Arbeitsplatz erfolgreich mit einem maßgeschneiderten Intranet transformiert, das den unterschiedlichen Bedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht wird. Das neue Intranet hat nicht nur die interne Kommunikation verbessert und die Geschäftsprozesse vereinfacht, sondern auch das Zugehörigkeitsgefühl und die Eigenständigkeit innerhalb der 50 Einheiten von GCC gestärkt. Mit einer starken Nutzerakzeptanz und positivem Feedback ist GCC gut aufgestellt, seine digitalen Fähigkeiten weiter auszubauen und die Zusammenarbeit in den Bereichen Bau, Energie und Immobilienentwicklung zu verbessern.