Der Aufbruch von COVID-19 ließ uns wenig Zeit für die Vorbereitung zu den Veränderungen, die nur wenige von uns für die Zukunft der Arbeit erwartet hatten. Die Unternehmen stürzten sich kopfüber in den Digital Workplace und passten sich schnell an neue Werkzeuge und Prozesse an. Während die ersten Wochen unglaublich anstrengend waren, haben sich die meisten nun in eine neue Normalität eingewöhnt, feiern Erfolge und lernen aus Misserfolgen.
Da die schwierigsten Zeiten nun hinter uns liegen, können wir den Blick nach vorne auf die Zukunft der Arbeit in der Welt nach der Pandemie richten. Es wird allgemein angenommen, dass viele der durch COVID-19 herbeigeführten Veränderungen auf Dauer bleiben werden. Dabei gehören Flexibilität und Automatisierung zu den wichtigsten Zukunftstrends in der Arbeitswelt.
Was kann Ihr Unternehmen also tun, um sich auf den Erfolg in dieser sich abzeichnenden Realität vorzubereiten? Die Antwort liegt in der Anpassung an einen sich ständig verändernden digitalen Arbeitsplatz, mit klaren Strategien für jeden Schritt auf dem Weg zur Wiedereröffnung.
Damals und heute: Wie COVID-19 organisatorische Veränderungen bewirkt hat
Wenn wir über die Wochen und Monate nach dem ersten Ausbruch des Coronavirus nachdenken, gibt es universelle Trends, die in allen Branchen und auf allen Kontinenten aufgetreten sind. Die Untersuchung dieser Trends hilft uns dabei, die organisatorischen Bedürfnisse zu verstehen, die durch den neuen digitalen Arbeitsplatz erfüllt werden müssen.
Der Niedergang des physischen Büros
In den Jahren vor dem Coronavirus gab es bereits weltweit eine massive Verlagerung hin zur Fernarbeit. Doch die Pandemie hat diesen Prozess beschleunigt und markiert nun das, was einige als “der Anfang vom Ende der Büros” bezeichnet haben. Diejenigen, die an die Fernarbeit nicht gewohnt waren, mussten sich neue Verhaltensweisen und Fähigkeiten aneignen, um auch außerhalb des Büros produktiv zu sein. Das ist ihnen größtenteils gelungen – und es ist nicht unbemerkt geblieben. Große Unternehmen wie Facebook und Microsoft haben die Vorteile erkannt und angekündigt, dass sie beabsichtigen, die Fernarbeit als langfristige Option beizubehalten.
Ein Schwerpunkt auf Beziehungen
Ironischerweise hat die Arbeit auf physischer Distanz die Notwendigkeit einer besseren Kommunikation innerhalb von Unternehmen betont. Von der zentralisierten Krisenkommunikation bis hin zur Teamzusammenarbeit sind es die zwischenmenschlichen Beziehungen, die Unternehmen während der Pandemie zusammengehalten haben. Diese “virtuelle Nähe” wurde durch Werkzeuge wie Videokonferenzen, Instant Messaging und kollaborationsfähige digitale Arbeitsplätze ermöglicht.
Neue Arbeitsgewohnheiten und -Abläufe
Vorbei sind die Tage, an denen Sie um 9:00 Uhr ins Büro kamen, um 12:00 Uhr Ihre Mittagspause machten und um 17:00 Uhr nach Hause gingen. Die Fernarbeit hat die Tür für Flexibilität im Arbeitstag geöffnet. Den Mitarbeitern wurde die Möglichkeit gegeben, die Stunden zu wählen, in denen sie am produktivsten sind. Besprechungen wurden ebenfalls ersetzt, nicht nur durch Videokonferenzen, sondern auch durch effizientere Tools wie Instant Messagers. Diese Tools können den Bedarf an Besprechungen verringern, Zeit sparen und die Effizienz verbessern.
Wie Sie Ihren digitalen Arbeitsplatz nach einer Pandemie gestalten
Während wir uns auf die neue Normalität der Welt nach einer Pandemie einstellen, sollten Sie darüber nachdenken, wie Ihr digitaler Arbeitsplatz die Zukunft Ihres Unternehmens prägen wird. Digitale Werkzeuge sind wichtiger denn je und können ein entscheidender Faktor dafür sein, dass Unternehmen nach COVID-19 florieren und hinterherhinken. Der Schlüssel liegt darin, sie nicht einfach nur einzusetzen, sondern sie effektiv zu nutzen.
Führen Sie einen Check-up Ihres digitalen Arbeitsplatzes durch
Die Unternehmen hatten nicht viel Zeit, sich auf die Fernarbeit vorzubereiten, bevor sie die Mitarbeiter nach Hause schicken mussten. Dies führte zu einer überstürzten Einführung neuer Instrumente und einem Kampf der Mitarbeiter, sich an diese anzupassen – ganz zu schweigen von den damit einhergehenden systemischen Problemen wie unzureichende Infrastruktur und Sicherheitsbedrohungen. Beispielsweise fanden sich Unternehmen, die Videogespräche mit der Software Zoom führten, in Sicherheitsprobleme verstrickt, als Hacker in Anrufe eindrangen und Malware freisetzten.
Nun, ist es der richtige Zeitpunkt zu bewerten, welche digitalen Initiativen funktioniert haben und welche nicht. Es ist durchaus möglich, dass bestimmte Funktionen nützlich sind, während andere das Ziel verfehlen, oder dass die Verwendung und Verwaltung bestimmter Tools angepasst werden muss.
Gehen Sie kooperativ vor
Wenn Sie die Zukunft der digitalen Arbeitsplatz-Strategie in Ihrem Unternehmen definieren, stellen Sie sicher, dass Sie die Mitarbeiter in jeden Schritt des Prozesses von der Analyse bis zur Entscheidungsfindung einbeziehen. Dieser menschlich-zentrierte Ansatz wird in Zukunft eine positive digitale Mitarbeitererfahrung sicherstellen. Das Mitarbeiterfeedback wird Ihnen außerdem dabei helfen, die nötigen Veränderungen besser zu verstehen, insbesondere im Hinblick auf die Kundenbeziehungen.
Um mit den kontinuierlichen Veränderungen besser Schritt halten zu können, empfiehlt Gartner, die rollenbasierte Zusammenarbeit zugunsten eines kompetenzbasierten Ansatzes aufzugeben. Die Mitarbeiter können dann ihre Beiträge je nach Bedarf leisten, anstatt innerhalb der Stellenbezeichnung in eine Schublade gesteckt zu sein. Die fähigkeitsbasierte Zusammenarbeit lässt sich am besten in Partnerschaft mit der Personalabteilung erreichen. Somit werden die Fähigkeiten innerhalb der Organisation entwickelt. Außerdem können Sie sicherstellen, dass die richtigen Fähigkeiten im Prozess der Talentakquise vorrangig behandelt werden.
Verschmelzen Sie das Virtuelle mit dem Physischen
Die Rückkehr ins Büro nach der Pandemie wird nicht einfach sein. Da jedes Land in verschiedene Wiedereröffnungsphasen eintritt, werden wir wahrscheinlich einen sehr allmählichen Übergang erleben. Dabei wird nur eine kleine Anzahl von Mitarbeitern auf einmal wieder im Büro arbeiten können. Die Meetings werden klein gehalten oder ganz vermieden. Eine vollständige Rückkehr zur Normalität wird eher unwahrscheinlich. Gartner prognostiziert, dass 48% der Mitarbeiter nach der Aufhebung der Beschränkungen in gewissem Umfang weiterhin aus der Ferne arbeiten werden, gegenüber 30% vor der Pandemie.
Der Trend zeigt, dass die Mitarbeiter wahrscheinlich einige Zeit in einem physischen Büro und einige Zeit von zu Hause aus arbeiten werden, sowohl in der Zwischenzeit als auch langfristig. Daher ist es wichtig, dass Ihr digitaler Arbeitsplatz die Mitarbeitererfahrung im Büro abrundet. Eine mangelnde Harmonie wird die Produktivität Ihrer Mitarbeitern negativ beeinträchtigen, da sich jeder auf zwei verschiedene Arten von Verfahren und Arbeitsabläufen einstellen muss. Da es unmöglich ist, den physischen Büroraum mit nach Hause zu nehmen, wird dies wahrscheinlich eine gründlichere Integration von Elementen des digitalen Arbeitsplatzes in die Büroumgebung erfordern.
Priorisieren Sie Gesundheit und Sicherheit
Solange keine Impfungen gegen COVID-19 zur Verfügung steht, ist es unwahrscheinlich, dass eine vollständige Rückkehr zur Normalität in den meisten Ländern sicher ist. In der Zwischenzeit werden die Büros langsam wieder geöffnet. Dabei ist es aber unerlässlich, Gesundheit und Sicherheit zur obersten Priorität zu machen. Stellen Sie sicher, dass Sie über eine Task Force verfügen, die sich über die aktuellen Regierungsrichtlinien auf dem Laufenden hält, betriebliche Gesundheitsrichtlinien schreibt und aktualisiert. Dabei sollte auch kommuniziert werden, wie der digitale Arbeitsplatz genutzt wird, um die soziale Distanzierung zu fördern.
Es liegt in der Verantwortung der Unternehmensführung, für angemessene Sicherheitsmaßnahmen zu sorgen und die Gesundheitspolitik des Unternehmens zu modellieren. Mitarbeiter sollten sich niemals unter Druck gesetzt oder ermutigt fühlen, ihre Gesundheit zu riskieren. Stattdessen sollten alle zusammenarbeiten, um mit Hilfe der verfügbaren digitalen Werkzeuge Lösungen zu erarbeiten.
Verlassen Sie sich auf Ihren digitalen Arbeitsplatz
Die Zukunft der Arbeit wird durch die digitale Tools bestimmt. Sie werden das größte Kapital Ihres Unternehmens sein, wenn es darum geht, ein Gleichgewicht zwischen Effizienz, Zusammenarbeit und Sicherheit aufrechtzuerhalten. Oder die IT ins Rampenlicht zu rücken und den digitalen Arbeitsplatz als die Zukunft der Arbeit voll und ganz zu übernehmen.
Powell Software hat sich weiterhin der Entwicklung neuer und bestehender Intranet-Funktionen für den digitalen Arbeitsplatz nach einer Pandemie dediziert. Unsere Intranet-in-a-box-Lösung umfasst alle Tools, die Sie benötigen, um sicher ins Büro zurückzukehren, wie zum Beispiel
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