Best Practices für die Strukturierung eines Intranets
Best Practices für die Strukturierung eines Intranets sollen vor allem zwei Dinge erleichtern: Wissen zu teilen und gut zusammenzuarbeiten. Die folgenden sieben Punkte bilden dafür das Grundgerüst. Zu jedem Punkt zeigt außerdem ein Beispiel, wie die Umsetzung im Alltag aussieht.
Aufgabenbasierte Informationsarchitektur
Ordnen Sie Inhalte dort an, wo Ihr Team sie tatsächlich sucht. Neben den Bereichen der Abteilungen gibt es zum Beispiel einen Einstieg „Was möchten Sie erreichen?“. Dort stehen Einträge wie „Elternzeit planen“ oder „Neue Kollegin einarbeiten“, die jeweils direkt zum Formular, zur Regel oder zur Ansprechperson führen. Die Seiten der Abteilungen bleiben zwar bestehen, sind aber nicht mehr der einzige Weg zum Ziel.
Konsistente Benennung
Nutzen Sie für dieselbe Sache überall denselben Begriff. Steht auf der Startseite „Spesen“, im Menü „Reisekosten“ und im Formular „Auslagen“, verliert jeder schnell die Orientierung. Benennen Sie Menüpunkte deshalb so, wie Ihr Team spricht, und verzichten Sie auf interne Fachbegriffe. So heißt der Menüpunkt beispielsweise „Urlaub & Abwesenheit“ statt „Workforce Management“. Damit das langfristig so bleibt, hilft eine kurze Liste mit festen Begriffen für alle Redakteur:innen.
Personalisierung nach Rolle
Nicht jede Information ist für alle gleich wichtig. Legen Sie deshalb zuerst Ihre wichtigsten Zielgruppen fest. Mit Personalisierung sehen diese Nutzergruppen anschließend genau die Inhalte, die sie für ihre Arbeit brauchen. Eine Kollegin aus dem Vertrieb in München sieht auf der Startseite etwa News von ihrem Standort und aktuelle Unterlagen für den Vertrieb. Ein Schichtleiter im Lager sieht dagegen Schichtpläne und Hinweise zur Sicherheit. Mit personalisierten Inhalten wird die Startseite also kürzer und trotzdem nützlicher. Genau darin liegt einer der größten Unterschiede zwischen alten und modernen Intranets.
Digitale Tools dort einbinden, wo die Arbeit beginnt
Eine gute Intranet-Lösung bindet Tools nicht als lose Linkliste ein, sondern dort, wo die Aufgabe beginnt. Wer etwa die Seite „Neues Projekt starten“ öffnet, findet dort den Link zum Projektraum in Microsoft Teams. Daneben liegen die Vorlage für den Projektsteckbrief und der Kontakt zum PMO. Auf diese Weise wird das Intranet zum Einstieg in den digitalen Arbeitsplatz. Social Intranets ergänzen das außerdem um Communities und Kommentare, sodass Kommunikation und Kollaboration am selben Ort stattfinden.
Leistungsstarke Suche und klare Navigation
Eine leistungsstarke Suchfunktion ist das Sicherheitsnetz jeder Intranet-Struktur. In modernen Intranets durchsucht sie Seiten, Dateien und Personen auf einmal, während Filter nach Art oder Bereich die Treffer eingrenzen. Trotzdem ersetzt die Suche keine gute Navigation. Drei Elemente ergänzen sie deshalb:
- Mega-Menü: zeigt alle Hauptbereiche und ihre wichtigsten Unterseiten auf einen Blick.
- Breadcrumb-Navigation: zeigt jederzeit, wo man sich gerade befindet.
- Quick Links: führen von der Startseite direkt zu den häufigsten Aufgaben.
Wie solche Konzepte in SharePoint aussehen, zeigen unsere SharePoint-Intranet-Beispiele.
Mobile Zugänglichkeit
Ihr Intranet sollte auf Smartphone und Tablet genauso gut funktionieren wie am Desktop. Das betrifft vor allem Mitarbeitende ohne Schreibtisch (Non-Desk-Worker) in Produktion, Logistik oder Pflege. Für sie ist das Smartphone oft der einzige Zugang zur internen Kommunikation und zum digitalen Arbeitsplatz. Der Schichtplan sollte deshalb mobil direkt auf der Startseite liegen und nicht drei Ebenen tief. Prüfen Sie außerdem, ob das Menü auch auf einem kleinen Bildschirm klar bleibt. Dabei hilft ein Breadcrumb, auch mobil die Orientierung zu behalten.
Feedback und kontinuierliche Verbesserung
Holen Sie regelmäßig Feedback ein und passen Sie die Struktur entsprechend an. Ein Feedback-Button auf jeder Seite ist dafür ein einfacher Anfang. Ergänzen Sie das Feedback anschließend um Nutzungsdaten, etwa mit diesen Fragen: Welche Seiten ruft kaum jemand auf? Welche Suchbegriffe liefern keine Treffer? Beides zeigt, wo die Struktur nicht zum mentalen Modell der Nutzer:innen passt. Mehr dazu lesen Sie in unserem Beitrag zur Nutzung des Intranets.
Zugriffsrechte nach Rolle statt nach Abteilung
Zugriffsrechte schützen vertrauliche Inhalte. Allerdings sollten sie dem echten Bedarf folgen und nicht dem Organigramm. Ein Beispiel: Eine Projektleiterin aus dem Marketing steuert ein Projekt mit IT und Vertrieb. Nach der Logik der Abteilungen sieht sie nur Inhalte aus dem Marketing. Für ihre Aufgabe braucht sie jedoch auch den Projektbereich, die IT-Roadmap und die Planung im Vertrieb.
Rechte nach Rolle lösen dieses Problem. Die Rolle „Projektleitung“ erhält genau die Rechte, die die Aufgabe verlangt. Sobald das Projekt endet, endet auch der Zugriff. Trennen Sie dabei zwei Ebenen: Die Rechte legen fest, wer etwas sehen darf. Die Personalisierung steuert dagegen, was einzelne Nutzergruppen angezeigt bekommen. Mit KI-Assistenten wie Microsoft Copilot wird diese Trennung noch wichtiger, denn Copilot nutzt alle Inhalte, für die eine Person berechtigt ist. Zu weit gefasste Rechte fallen dadurch schnell auf.
Typische Fehler bei der Intranet-Strukturierung
Die meisten Probleme mit der Struktur haben wenig mit Technik zu tun. Stattdessen entstehen sie durch Entscheidungen beim Aufbau des Intranets. Drei Fehler tauchen dabei in Projekten immer wieder auf.
Fehler 1: Das Organigramm als Menüstruktur kopieren
Es liegt nahe, dass jede Abteilung einen eigenen Bereich bekommt und ihn selbst pflegt. Das klärt zwar, wer verantwortlich ist, macht die Suche aber schwerer. Wer etwas sucht, muss nämlich erst wissen, welche Abteilung zuständig ist. Das kostet Zeit, vor allem für neue Kolleg:innen. NN/g beobachtet zudem, dass Strukturen nach Aufgaben Umbauten im Unternehmen oft besser überstehen als Strukturen nach Abteilungen. Wer hingegen nach Organigramm sortiert, muss das Menü bei jedem Umbau neu bauen.
Fehler 2: Veraltete Inhalte nie entfernen
Neue Seiten kommen hinzu, während alte einfach stehen bleiben. Gerade in Social Intranets wächst die Menge schnell, weil viele Personen posten. Nach ein paar Jahren liefert die Suchfunktion deshalb drei Versionen der Regeln für Reisekosten, und niemand weiß, welche gilt. Das kostet Vertrauen und senkt die Nutzung des Intranets. Legen Sie daher für jeden Bereich eine verantwortliche Person und ein Prüfdatum fest. Was bis dahin niemand bestätigt, wandert ins Archiv.
Fehler 3: Die Struktur nie mit echten Nutzenden testen
Viele Strukturen entstehen im Workshop des Projektteams. Das Ergebnis zeigt deshalb, wie das Projektteam denkt, aber nicht, wie die Belegschaft denkt. Card Sorting ist eine einfache und günstige Methode, um das zu ändern. Dabei sortieren Nutzer:innen Begriffe auf Karten in Gruppen, die für sie Sinn ergeben. Anschließend geben sie jeder Gruppe einen Namen. So wird sichtbar, wie sie Inhalte im Kopf ordnen und welche Begriffe sie selbst nutzen. Mit Online-Tools ist das sogar ohne gemeinsamen Termin möglich.
Best Practices für die Implementierung
Ob Sie ein Intranet einführen oder ein bestehendes überarbeiten: Die folgenden vier Schritte helfen Ihnen dabei. Ziel ist es, ein Intranet aufzubauen, dessen Struktur im Alltag funktioniert.
Schritt 1: Nutzerbedürfnisse erheben
Starten Sie mit den Intranet-Zielen, denn sie bilden den Kern Ihrer Intranet-Strategie. Soll das Intranet vor allem die interne Kommunikation stärken? Oder soll es eher Wissen zugänglich machen und Abläufe vereinfachen? Die Antwort bestimmt, welche Bereiche Vorrang haben. Führen Sie danach Interviews mit 5 bis 8 Personen aus verschiedenen Abteilungen. Wählen Sie diese aus Ihren wichtigsten Zielgruppen aus und denken Sie dabei auch an Non-Desk-Worker. Stellen Sie möglichst konkrete Fragen, zum Beispiel: Was suchen Sie jede Woche, und wo finden Sie es heute? Für ein aussagekräftiges Card Sorting empfiehlt Jakob Nielsen zudem rund 15 Teilnehmende.
Schritt 2: Aufgabenbasierte Struktur entwerfen
Übersetzen Sie die Ergebnisse anschließend in eine erste Menüstruktur. Sammeln Sie dafür die häufigsten Aufgaben und gruppieren Sie diese so, wie es die Teilnehmenden beim Card Sorting getan haben. Jede Gruppe erhält dabei einen Namen, den Ihr Team selbst verwendet. Danach prüfen Sie den Entwurf mit einem Tree Test. Hier suchen Teilnehmende etwas nur über das Menü, also ohne Design und ohne Suche. Eine typische Aufgabe lautet etwa: „Wo beantragen Sie einen neuen Laptop?“ Findet die Mehrheit den Weg nicht, passen Sie Namen oder Gruppen entsprechend an.
Schritt 3: Mit einer Minimalversion starten
Legen Sie nicht von Anfang an jede Unterseite fest, sondern starten Sie mit den Hauptbereichen und den häufigsten Aufgaben. Eine erste Version kann zum Beispiel so aussehen: Startseite, „Was möchten Sie erreichen?“, News, Wissen und Standorte. Weitere Seiten entstehen erst, wenn ein echter Bedarf sichtbar wird. Bereits nach den ersten Wochen zeigen die Nutzungsdaten, was noch fehlt. Auf diese Weise bleibt der Intranet-Aufbau schlank, und die Kosten beim Start sinken. Gleichzeitig ist es leichter, ein Intranet aufzubauen, das mitwächst. Welche Faktoren die Kosten bestimmen, erklärt unser Beitrag Intranet-Kosten verstehen.
Schritt 4: Feste Review-Zyklen einplanen
Eine Intranet-Struktur ist nie wirklich fertig. Als Richtwert empfehlen wir deshalb ein Review alle 12 bis 18 Monate. Ziehen Sie es jedoch vor, wenn die Nutzungsdaten wenig besuchte Bereiche zeigen oder sich Ihr Unternehmen neu aufstellt. Beim Review helfen drei Fragen: Welche Bereiche nutzt kaum jemand? Welche Suchen bleiben ohne Treffer? Und welche Inhalte sind veraltet? Prüfen Sie dabei auch, ob die Intranet-Ziele noch stimmen. So wird kontinuierliche Verbesserung zu einem festen Teil Ihrer Intranet-Strategie, und die Struktur muss nicht alle paar Jahre komplett neu entstehen.
Fazit
Eine gute Intranet-Struktur ist die Grundlage jedes erfolgreichen Intranets, denn sie entscheidet, ob Ihr Intranet im Alltag genutzt wird. Aufgabenorientierung, klare Begriffe und Rechte nach Rolle machen Ihr Intranet zur Schaltzentrale für Kommunikation und Kollaboration.
Das Ergebnis: Ihr Team findet, was es braucht, ohne bei Kolleg:innen nachzufragen. Mit personalisierten Inhalten sieht zudem jede Rolle zuerst, was für sie zählt. Gleichzeitig hält die Struktur auch dann, wenn sich Ihr Unternehmen verändert. Regelmäßige Reviews sorgen schließlich dafür, dass das so bleibt.
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FAQ
Was ist eine gute Intranet-Struktur?
Eine gute Intranet-Struktur folgt Aufgaben statt Abteilungen. Sie beruht auf vier Bausteinen: einer klaren Informationsarchitektur, konsistenter Benennung, Zugriffsrechten nach Rolle und einer leistungsstarken Suchfunktion. Ein typisches Beispiel ist der Einstieg „Was möchten Sie erreichen?“ mit Links zu den häufigsten Aufgaben. Auf diese Weise findet Ihr Team Inhalte dort, wo es danach sucht.
Wie sollte man ein Intranet strukturieren?
Wenn Sie ein Intranet einführen, starten Sie nicht mit dem Organigramm. Ausgangspunkt sind stattdessen die 10 bis 15 Aufgaben, die Ihr Team am häufigsten erledigt. Gruppieren Sie diese anschließend nach dem mentalen Modell Ihrer Beschäftigten und testen Sie die Gruppen mit Card Sorting. Danach erweitern Sie die Struktur beim Intranet-Aufbau Schritt für Schritt.
Was sind häufige Fehler bei der Intranet-Struktur?
Drei Fehler treten immer wieder auf: Das Organigramm wird als Menüstruktur übernommen, alte Inhalte werden nie entfernt, und niemand testet die Struktur mit echten Nutzenden. Alle drei führen letztlich dazu, dass Ihr Team nicht findet, was es braucht.
Wie oft sollte man die Intranet-Struktur überarbeiten?
Als Richtwert empfehlen wir 12 bis 18 Monate. Beobachten Sie zusätzlich laufend die Nutzungsdaten. Zeigen diese wenig besuchte Bereiche oder Suchen ohne Treffer, sollten Sie früher handeln. Das Gleiche gilt nach einem Umbau im Unternehmen.
Field Marketing Manager
