Die jüngsten Weltereignisse haben jedoch zu einer bedeutenden Verschiebung der Fernarbeit geführt. Als die Coronavirus-Pandemie viele Volkswirtschaften fast vollständig zum Stillstand zwang und auf sechs Kontinenten obligatorische Aufträge zum Verbleib zu Hause auslöste, blieb den Unternehmen keine andere Wahl, als auf einen digitalen Arbeitsplatz umzusteigen. Oft mit nur wenigen Stunden oder Tagen zur Vorbereitung. Experten sagen nun, dass die Krise der Wendepunkt sein könnte. Unternehmen müssen nun die Fernarbeit als die neue Art, Geschäfte zu machen, in vollem Umfang schätzen lernen.
Dieser neue Übergang vom traditionellen Arbeitsplatz zum Homeoffice war jedoch nicht ohne Herausforderungen. Vor allem für jene Unternehmen und Mitarbeiter, die noch keine Erfahrung mit der Arbeit von zu Hause aus hatten. Aber selbst mit wenig Zeit zur Vorbereitung gibt es immer noch Maßnahmen, die Unternehmen sofort umsetzen können. Dank dieser Maßnahmen können Sie die Fernarbeit für alle Mitarbeiter einfacher und effizienter gestalten.
Die Herausforderungen der Remote-Arbeit
Unabhängig davon, ob es sich bei der Fernarbeit um einen langfristigen Plan für Ihr Unternehmen oder nur um eine vorübergehende Lösung handelt, kann die Anpassungszeit für alle Beteiligten Schwierigkeiten mit sich bringen. Hier sind einige der Herausforderungen, die Ihren Mitarbeitern auffallen könnten:
In Verbindung bleiben
In vielerlei Hinsicht ermöglicht es die Fernarbeit den Mitarbeitern, besser denn je in Verbindung zu bleiben. Dies ist den vielen Kommunikationsformen zu verdanken, die über den digitalen Arbeitsplatz zur Verfügung stehen, wie z.B. Instant Messaging, Videokonferenzen und projektspezifische Threads.
Aber diejenigen, die von zu Hause aus arbeiten, könnten das Gefühl haben, dass ihnen die sinnvollen Verbindungen entgehen, die sich aus der Arbeit in einem gemeinsam genutzten Büro ergeben. Laut wissenschaftlichen Untersuchungen sind viele nonverbale Komponenten der persönlichen Kommunikation für den Aufbau von Vertrauen und die Vermittlung von Emotionen unerlässlich. Tatsächlich fand ein Forscher heraus, dass 93% der gesamten Kommunikation nonverbal ist. Um ein Beispiel zu nennen: Eine Studie von Harvard und der University of Chicago fand heraus, dass geschäftliche Verhandlungen zu besseren Ergebnissen führen, wenn die beteiligten Parteien die Hände schütteln.
Am anderen Ende des Spektrums könnten einige Mitarbeiter, die in einem Homeoffice arbeiten, das Gefühl haben, dass sie zu sehr in Verbindung bleiben. Es ist schwer, die Grenze zwischen Arbeit und Privatleben zu ziehen, wenn beide Aktivitäten im selben Raum stattfinden. Dies kann zu Stress und Burnout führen, wenn zu jeder Tageszeit E-Mails, Instant Messages und andere Mitteilungen eingehen.
Effektive Zusammenarbeit
Die neuen Kommunikationswege stellen ein Remote Team auch vor die Herausforderung, effektiv zusammenzuarbeiten. Der Harvard Business Review identifiziert drei Arten von Distanzen, die überwunden werden müssen, um die Zusammenarbeit in einem Remote Team zu verbessern: Räumliche Distanz, Einsatzdistanz und Affinität. Die räumliche Distanz bezieht sich natürlich auf die geographische und zeitliche Distanz zwischen den Teammitgliedern, während die Einsatzdistanz unterschiedliche Teamgrößen und -fähigkeiten beschreibt. Affinitätsdistanz bezieht sich auf Werte und Vertrauen.
Diese drei Distanzarten beeinflussen die Fernmitarbeiter während der Zusammenarbeit an Projekten. Dies lässt sich mit den richtigen Systemen und Protokollen überwinden, worauf wir gleich noch zu sprechen kommen werden.
Die richtigen Informationen finden
Ein großer Vorteil eines virtuellen Arbeitsplatzes besteht darin, dass Sie alle Unternehmensinformationen, Dokumente und Kommunikation an einem Ort zusammenstellen können. Mit der Zeit wächst das Unternehmen jedoch, und jeden Tag kommen neue Informationen hinzu. Die schiere Menge der zu sichtenden Elemente kann es den Mitarbeitern äußerst schwierig machen, das zu finden, was sie brauchen und wenn sie es brauchen.
Wie können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter an entfernten Standorten in der Lage sind, die richtigen Informationen zu finden? Alles hängt von der frühzeitigen Festlegung von Governance-Richtlinien ab. Diese organisatorischen Protokolle stellen sicher, dass alle neuen Informationen strategisch so hinzugefügt werden, dass sie für jeden, der sie benötigt, wieder zugänglich sind.
Sicherheit verwalten
Die firmeneigenen Daten und Informationen Ihres Unternehmens sind sein größtes Kapital. Wenn Ihr Unternehmen von einem physischen Standort aus arbeitet, ist es einfach, private Materialien in Bürowänden unterzubringen. Aber die Fernarbeiten trägt diese Informationen in die Welt hinaus und schränkt die Kontrolle, die Sie über jedes Gerät haben, das von Mitarbeitern aus dem Homeoffice verwendet wird, stark ein.
Sicherheitsfunktionen sind eine der wichtigsten Dinge, auf die Sie bei den Tools für die Fernarbeit achten sollten. Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, sollten über Protokolle verfügen für den Fall, dass ihre Geräte verloren gehen oder gestohlen werden. Insbesondere wenn diese Geräte häufig das Homeoffice verlassen und an Orte wie öffentliche Verkehrsmittel, Cafés und Coworking Spaces gebracht werden.
Bringen Sie die Homeoffice-Lösung zum Funktionieren
Jetzt verstehen wir die Herausforderungen der Fernarbeit. Daher können wir uns mit den verschiedenen Lösungen auseinandersetzen, die zu ihrer Bewältigung beitragen können. Hier sind vier Sachen, die Sie sofort in Angriff nehmen können, um die Fernarbeit erfolgreicher zu machen:
Wählen Sie die richtigen Tools
Tools für die Fernarbeit sind Ihr größter Trumpf bei der Bewältigung der Herausforderungen, die mit der Arbeit von zu Hause aus verbunden sind. Die richtigen Tools verfügen über integrierte Funktionen, die die Verwaltung von Kommunikation, Zusammenarbeit und Sicherheit auch für Personen ohne IT-Ausbildung einfach machen.
Verschiedene Kommunikationswerkzeuge ermöglichen es Ihrem Team, per Sofortnachricht, Sprach- oder Videoanruf und sogar direkt an projektspezifischen Dokumenten zusammenzuarbeiten. Dies gibt Ihnen Flexibilität bei der Wahl der effizientesten Kommunikationsart für jedes Szenario. Beispielsweise können Teambesprechungen, die normalerweise persönlich stattfinden würden, problemlos per Videoanruf durchgeführt werde. So könnens die Mitarbeiter einander sehen und miteinander kommunizieren, als ob sie sich im selben Raum befänden. Außerdem können weniger dringende Nachrichten in einem Gruppenchat veröffentlicht werden, auf die die Mitglieder beliebig reagieren können.
Halten Sie sich an einen Zeitplan
In einem Büro haben Sie höchstwahrscheinlich einen allgemeinen Zeitplan, an den sich die meisten Mitarbeiter halten. Sie kommen um 9:00 Uhr morgens an, machen eine Stunde Mittagspause gegen Mittag oder 13:00 Uhr abends und machen um 18:00 Uhr Feierabend. Verschiedene Teams können tägliche oder wöchentliche Besprechungen zu festgelegten Zeiten oder bestimmte Zeitfenster haben, die für verschiedene Aufgaben über den Tag verteilt sind.
Obwohl die Fernarbeit den Mitarbeitern mehr Flexibilität bei der Erstellung eines Zeitplans ermöglicht, der für sie am besten geeignet ist, ist das Festhalten an irgendeiner Form von Zeitplan immer noch eine gute Idee. Somit wird Struktur für diejenigen geschafft, die von zu Hause aus arbeiten. Eine Idee wäre es, ein bestimmtes Zeitfenster während des Tages festzulegen, in dem alle Mitarbeiter eines Teams online und verfügbar sein müssen, um Anrufe oder Nachrichten zu beantworten.
Wenn Sie einen Zeitplan für Ihr Remote-Team erstellen, achten Sie darauf, dass dieser minimal ist und sich auf absolut notwendige Dinge beschränkt. Zu viel Terminplanung kann dazu führen, dass sich Ihre Mitarbeiter mikromanaged fühlen und die Vorteile der Arbeit in einem Homeoffice zunichte machen. Achten Sie natürlich darauf, dass Sie für alle beteiligten Mitarbeiter klare Erwartungen formulieren.
Erleichtern Sie den Zugang zur Unternehmenskultur
Sowohl die Kameradschaft im Büro als auch die von der Führung demonstrierten Werte spielen eine wichtige Rolle in der Unternehmenskultur. Wenn Ihr Unternehmen einmal auf Fernarbeit umgestellt hat, gibt es viele Möglichkeiten, die Kultur weiter zu fördern und zu entwickeln.
Die Erfahrungen, die die Mitarbeiter beim Zugang zu Ihrem virtuellen Arbeitsplatz machen, sind ein wichtiger Teil davon, die Unternehmenskultur ins Homeoffice zu bringen. Die Anpassung Ihres Unternehmensportals mit einem Firmenlogo und einem Farbschema ist eine großartige Möglichkeit, den digitalen Arbeitsplatz wie einen physischen Arbeitsplatz wirken zu lassen. Sie können auch die Vorteile von Widgets nutzen, um Unternehmensupdates und Nachrichten direkt von der Unternehmensleitung anzuzeigen, was die unternehmensweiten Ziele fördert und unterstützt.
Auch die Art und Weise, wie Sie Ihre Fernarbeitstools einsetzen, hat einen Einfluss auf die Unternehmenskultur. Während der Coronavirus-Pandemie zum Beispiel haben viele Teams Gruppen-Videoanrufe genutzt, um unternehmensweite Kaffeepausen oder Happy Hours zu veranstalten, die normalerweise im Büro stattfinden würden. Sie können in Kommunikationswerkzeugen wie Microsoft Teams auch Kanäle für themenfremde Diskussionen einrichten. So bieten Sie den Mitarbeitern einen Ort, an dem sie sich über persönliche Anekdoten, gemeinsame Interessen oder sogar lustige Memes austauschen können.
Kommunizieren, kommunizieren, kommunizieren
Da Ihr Unternehmen nach wie vor auf Fernarbeit setzt, haben wir einen letzten Tipp: Kommunizieren Sie. Melden Sie sich regelmäßig bei Ihrem Team und fragen Sie nach aktuellen Informationen darüber, wie die Arbeit im Homeoffice für Ihr Team verläuft. Nehmen Sie sich Zeit, um Vorschläge zu sammeln und auf der Grundlage des erhaltenen Feedbacks neue Richtlinien umzusetzen. Fürchten Sie sich nicht vor zu viel Kommunikation. Es ist viel besser, zu viel als zu wenig zu kommunizieren.
Letztendlich geht es bei der Fernarbeit darum, den Mitarbeiter in den Vordergrund zu stellen. Die Effizienz Ihrer Homeofficeinitiative steht in direktem Zusammenhang mit der Zufriedenheit der beteiligten Mitarbeiter. Wenn Sie über die richtigen Instrumente und Strukturen verfügen, geben Sie Ihrem Team die Ressourcen an die Hand, um zu kommunizieren und die Arbeit effizienter zu erledigen.
