Wie komplex ist die Migration?
Die Migration von einer Intranet-Lösung zu einer anderen, insbesondere bei einer Vielzahl von Seiten und Dokumenten, ruft oft Bilder von komplizierten Prozessen und potenziellen Datenverlust hervor.
Die Komplexität wird allgemein bedingt durch:
- Volumen der Inhalte: Migration von zahlreichen Seiten, Dokumenten und anderen Daten unter Gewährleistung von Integrität und Sicherheit.
- Relevanz der Inhalte: Bestimmung, welche Inhalte für die aktuellen Operationen relevant bleiben und welche archiviert werden können.
- Benutzererfahrung: Aufrechterhaltung oder Verbesserung der Benutzeroberfläche und -erfahrung während und nach der Migration.
- Anpassung und Konfiguration: Anpassung von maßgeschneiderten Lösungen, Workflows und Konfigurationen an die neue Umgebung.
Hot Content vs. Cold Content: Ein strategischer Ansatz
Ein strategischer Ansatz zur Migration beinhaltet die Unterscheidung zwischen ‘Hot’ und ‘Cold’ Content:
Hot Content: Dabei handelt es sich um Dokumente oder Seiten, die kürzlich erstellt oder von Mitarbeitern häufig aufgerufen wurden. Er umfasst wesentliche Daten, Details zu laufenden Projekten und andere kritische Informationen, die regelmäßig im täglichen Betrieb genutzt werden.
Cold Content: Hierbei handelt es sich um veraltete oder selten genutzte Informationen, die möglicherweise nicht sofort für die Organisation erforderlich sind.
Best Practices schlagen eine selektive Migration vor, die sich hauptsächlich auf Hot Content konzentriert, um sicherzustellen, dass sehr wichtige, regelmäßig genutzte Daten im neuen Intranet-Umfeld leicht verfügbar sind. Cold Content hingegen kann archiviert und bei Bedarf abgerufen werden, um sicherzustellen, dass die Migration effizient und ohne Probleme abläuft.
Migration innerhalb des SharePoint-Ökosystems
Wenn die Migration von einem nativen SharePoint-Intranet oder einer Drittanbieter-Lösung auf Basis von SharePoint erfolgt, ist der Prozess etwas stromlinienförmiger:
Standort der Inhalte: Der Inhalt bleibt innerhalb derselben Umgebung (dem M365-Kundenmandanten), was die Notwendigkeit massiver Datenübertragungen zwischen verschiedenen Plattformen eliminiert.
Seitenumgestaltung und -neuerstellung: Der primäre Fokus verlagert sich darauf, wie viele Seiten im neuen Intranet neu gestaltet oder erstellt werden müssen. Einige Seiten könnten so, wie sie sind, migriert werden, während andere möglicherweise einer Überarbeitung bedürfen, um sie an die Fähigkeiten und Designästhetik der neuen Plattform anzupassen.
Datenintegrität: Da die Daten innerhalb der M365-Umgebung verbleiben, werden die Integrität und Sicherheit der Inhalte intrinsisch aufrechterhalten.
Fazit
Die Migration zu Powell Intranet von SharePoint oder ISV-Lösungen auf Basis von SharePoint kann ein strategischer Schritt zur Verbesserung der organisatorischen Kommunikation und Datenverwaltung sein. Mit einem sorgfältigen Ansatz bei der Migration von Inhalten, bei dem der Fokus auf der Verfügbarkeit von Hot Content liegt, und einem stromlinienförmigen Prozess innerhalb des SharePoint-Ökosystems können Organisationen einen reibungslosen Übergang sicherstellen. Die Migration bewahrt nicht nur die Integrität und Zugänglichkeit kritischer Daten, sondern eröffnet auch Wege zur Nutzung der erweiterten Fähigkeiten von Powell Intranet und fördert somit eine kollaborativere, effizientere und innovativere digitale Arbeitsumgebung.