Multilanguage Intranet mit SharePoint & Powell 365: Eine detaillierte Analyse

Effektive Mehrsprachigkeit für Ihre Teams

Die Implementierung eines multilingualen Intranets stellt eine essenzielle Maßnahme für Unternehmen dar, die eine vielfältige und global verteilte Belegschaft beschäftigen. Durch ein solches System kann sichergestellt werden, dass Mitarbeiter unabhängig von ihrem Standort oder ihrer Muttersprache gleichberechtigten Zugang zu kritischen Unternehmensinformationen haben. Dies fördert nicht nur die Effektivität ihrer täglichen Arbeit, sondern wirkt sich auch positiv auf ihr Engagement und ihre Zufriedenheit aus.

Schlüsselvorteile eines multilingualen Intranets:

1. Zugänglichkeit und Inklusion: Ein mehrsprachiges Intranet bricht Sprachbarrieren ab und fördert ein inklusives Arbeitsumfeld. Mitarbeiter fühlen sich wertgeschätzt und respektiert, wenn sie sehen, dass ihr Unternehmen Anstrengungen unternimmt, um alle sprachlichen Anforderungen zu erfüllen. Dies stärkt das Zugehörigkeitsgefühl und kann die Mitarbeiterbindung erhöhen.
2. Verbesserte Produktivität: Wenn Mitarbeiter in der Lage sind, Informationen schnell und in ihrer eigenen Sprache zu finden und zu verstehen, steigt ihre Produktivität. Sie verbringen weniger Zeit mit der Suche nach Informationen oder der Klärung von Missverständnissen, was zu einer effizienteren Arbeitsweise führt.
3. Erhöhte Nutzung von Ressourcen: Durch die Bereitstellung mehrsprachiger Inhalte wird sichergestellt, dass alle Ressourcen, wie Schulungsmaterialien, Unternehmensrichtlinien und interne Nachrichten, von der gesamten Belegschaft genutzt werden können. Dies maximiert den Wert dieser Materialien und fördert eine gleichmäßige Wissensverteilung im Unternehmen.
4. Stärkung der Unternehmenskultur: Ein multilinguales Intranet sendet ein starkes Signal aus, dass das Unternehmen Diversität und multikulturelle Integration schätzt. Diese Haltung kann helfen, eine positive Unternehmenskultur zu fördern, die auf gegenseitigem Respekt und Verständnis basiert.
5. Globale Reichweite und lokale Relevanz: Unternehmen mit internationalen Niederlassungen können sicherstellen, dass ihre Kommunikation sowohl global kohärent als auch lokal relevant ist. Dies ist entscheidend, um lokale Märkte effektiv zu bedienen und gleichzeitig eine starke globale Marke zu erhalten.

Durch die effektive Mehrsprachigkeit eines Intranets können Unternehmen eine harmonischere und produktivere Arbeitsumgebung schaffen, die alle Mitarbeiter unabhängig von ihrer Sprache oder ihrem Standort unterstützt. Dies trägt nicht nur zur Optimierung der internen Prozesse bei, sondern fördert auch eine stärkere, global verbundene Organisation.

Multilanguage Intranet mit SharePoint-Funktionen

Standardgemäß verfügt SharePoint über zwei Optionen zur Erstellung eines mehrsprachigen Intranets. Beide Optionen können exklusiv oder in Kombination verwendet werden, um die beste Benutzererfahrung mit Ihrem mehrsprachigen Intranet zu bieten.

1. Die mehrsprachige SharePoint-Benutzeroberfläche (Multilingual User Interface oder MUI), die sowohl in der klassischen als auch in der modernen Version verfügbar ist.
2. SharePoint-Varianten, die derzeit nur in der klassischen Version funktionieren.

Bei SharePoint On-Premise haben Sie höchstwahrscheinlich die klassische Oberfläche, während Sie bei SharePoint Online sowohl klassische als auch moderne Ansichten einstellen können. Bei Ihrem SharePoint-Administrator können Sie sich informieren, welche Option in Ihrer Umgebung verfügbar ist. Es ist technisch möglich, beide Optionen in SharePoint 2013, 2016, 2019 und SharePoint Online zu verwenden.

Verbesserte Benutzererfahrung mit multilingualen Optionen

Multilinguale Intranets bieten eine verbesserte Benutzererfahrung, indem sie die Zugänglichkeit und persönliche Relevanz von Informationen erhöhen. Mitarbeiter können effizienter arbeiten, wenn sie in ihrer Muttersprache auf Tools und Daten zugreifen können. Dies fördert nicht nur die Produktivität, sondern auch das Verständnis und die Zufriedenheit am Arbeitsplatz. Zu den Hauptvorteilen gehören:

• Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitivere Nutzung des Intranets, da Navigation und Inhalte in vertrauten Sprachen angezeigt werden.
• Gesteigerte Engagement: Höhere Beteiligung der Mitarbeiter an Kommunikations- und Kollaborationsprozessen.
• Reduzierte Fehlkommunikation: Klarere Kommunikation, die Missverständnisse minimiert und die Informationsgenauigkeit verbessert.

SharePoint-Variationen: Eine leistungsstarke Lösung für mehrsprachige Websites

SharePoint-Variationen stellen eine besonders effektive Methode dar, um eine konsistente, jedoch lokal angepasste Webpräsenz zu gewährleisten. Für Unternehmen, die auf mehreren internationalen Märkten tätig sind, ist es essentiell, dass ihre Online-Inhalte nicht nur in der Sprache, sondern auch im kulturellen Kontext der jeweiligen Zielgruppe relevant sind. SharePoint-Variationen ermöglichen es, für jede Sprache und Kultur angepasste Varianten einer Website zu erstellen. Dies verbessert die Benutzererfahrung und erhöht die Effektivität der Kommunikation.

Erweiterte Möglichkeiten mit SharePoint-Variationen:

1. Zielgruppenspezifische Anpassung: Jede Website-Variante kann speziell auf die kulturellen Besonderheiten und sprachlichen Anforderungen einer bestimmten Zielgruppe zugeschnitten werden. Dies geht über reine Übersetzungen hinaus und beinhaltet die Anpassung von Bildern, Layouts und sogar Funktionalitäten, die den Präferenzen und Erwartungen der lokalen Nutzer entsprechen.
2. Konsistenz und Lokalisierung: Während die Kernbotschaften und das Markenbild konsistent bleiben, ermöglichen die Variationen eine flexible Anpassung an lokale Gegebenheiten. Dies kann besonders bei globalen Kampagnen von Vorteil sein, bei denen die Botschaften lokal resonieren müssen, um erfolgreich zu sein.
3. Effizientes Content-Management: SharePoint-Variationen erleichtern das Management von Inhalten durch die zentrale Steuerung. Änderungen an der Hauptwebsite können automatisch auf alle Varianten angewendet werden, wobei spezifische Anpassungen erhalten bleiben. Dies reduziert den Arbeitsaufwand und die Komplexität bei der Pflege mehrerer Websites.
4. Verbesserte Suchmaschinenoptimierung (SEO): Durch das Erstellen spezifischer Varianten für unterschiedliche Sprachen und Regionen kann die lokale SEO verbessert werden. Suchmaschinen wie Google bewerten Inhalte, die geografisch und sprachlich optimiert sind, höher, was die Sichtbarkeit und Erreichbarkeit der Website verbessert.
5. Skalierbarkeit: SharePoint-Variationen sind besonders skalierbar. Neue sprachliche oder regionale Varianten können hinzugefügt werden, wenn das Unternehmen in neue Märkte expandiert. Dieses System kann mit dem Wachstum des Unternehmens mitwachsen, ohne dass eine komplette Neugestaltung erforderlich ist.

Durch den Einsatz von SharePoint-Variationen können Unternehmen eine starke, markenkonsistente Präsenz aufbauen, die gleichzeitig den lokalen Märkten gerecht wird. Dies steigert nicht nur die Zufriedenheit und das Engagement der Nutzer, sondern unterstützt auch die globale Expansionsstrategie des Unternehmens durch maßgeschneiderte, effektive Kommunikation und Interaktion.

Die mehrsprachige SharePoint-Benutzeroberfläche (Multilingual User Interface oder MUI)

Die mehrsprachige SharePoint-Benutzeroberfläche ändert die Sprache der persönlichen Benutzeransicht der Website-Komponenten. Falls z.B. ein englischsprachiger und ein französischsprachiger Benutzer dieselbe Website unter der gleichen URL besuchen, würde der französischsprachige Benutzer die Komponenten der Website auf Französisch sehen, da er Französisch als Standardsprache festgelegt hat. Website-Komponenten umfassen Elemente wie die Navigation, Einstellungsseiten, Hilfeinhalte, Menüs und Steuerelemente.

French vs English

Der Vorteil von MIU besteht darin, dass diese Option einfach zu verwalten ist. Es gibt keine komplexen Übersetzungsworkflows. MIU ist auch für Endbenutzer einfach zu nutzen. Sie müssen lediglich ihre Standardsprache in SharePoint auswählen, um Standard-SharePoint-Komponenten in dieser Sprache anzuzeigen. Darüber hinaus ist die SharePoint MIU sowohl in der modernen als auch in der klassischen SharePoint-Version erhältlich, so dass es sich dabei um eine zukunftssichere Lösung handelt.

Die Einschränkung von MUI besteht darin, dass es nur die Standard-SharePoint-Komponenten übersetzt. Von Benutzern erstellte Inhalte wie z.B. hinzugefügte Texte, Elemente in einer SharePoint-Liste und Metadaten werden nicht automatisch übersetzt. Außerdem können Benutzer nur in der Standardsprache der SharePoint-Installation suchen. MUI kann auch eine strategische Planung erfordern, um diese zu ermöglichen. Planung und Koordination werden erforderlich sein, um die bestmögliche Benutzererfahrung zu gewährleisten. Um mehr über diese Schritte zu erfahren, lesen Sie bitte diesen Beitrag.

In Kollaborationsszenarien ist es jedoch oft in Ordnung, nur in einer Sprache zu arbeiten. In der Regel einigt sich ein Team auf eine gemeinsame Standardsprache, in der es arbeitet. Dabei wird Zeit bei der Übersetzung jedes einzelnen Inhalts gespart.

Um mehr über SharePoint MUI zu erfahren, besuchen Sie bitte diese Seite.

SharePoint-Variationen für eine effiziente Verwaltung mehrsprachiger Inhalte

Das Feature SharePoint-Variationen erstellt für jede Zielsprache ein Duplikat der SharePoint-Website. Der gesamte Inhalt, einschließlich benutzergenerierter Inhalte, kann dann unabhängig in jede Sprache übersetzt werden. Der Endbenutzer würde eine einzigartige Website-URL besuchen, die auf die von ihm gewählte Sprache ausgerichtet ist. In diesem Fall gibt es eine Hauptquelle für den Inhalt, und dann wird jede Sprache übersetzt, dupliziert und auf jede Website verschoben.

Der Vorteil von SharePoint-Variationen besteht darin, dass jeder übersetzte Inhalt unabhängig von einander ist und für die gewünschten Zielsprachen eindeutig übersetzt werden kann. Außerdem können Sie Inhalte gezielt auf unterschiedliche Kulturen, unterschiedliche Märkte und unterschiedliche geografische Regionen ausrichten. So können Sie beispielsweise die Adresse eines Büros in jeder Variation des Inhalts ändern. Variationen eignen sich gut für formellere Inhalte, wie z. B. Websites der Personalabteilung, Unternehmensnachrichten und Mitteilungen von Führungskräften.

SharePoint-Variationen erfordern jedoch Koordination, Planung und Management, um die für die Übersetzung der Inhalte erforderliche Arbeit zu leisten. Zuerst müssen Sie den Inhalt schreiben und dann manuell in jede Sprache übersetzen, was zeitaufwändig sein kann. Es kann schwierig sein, jede Version des Inhalts zum richtigen Zeitpunkt zu liefern, insbesondere bei einer großen Anzahl von Sprachen. Dabei kann das Projektmanagement dieses Prozesses komplex sein.

Um mehr über die SharePoint-Varianten zu erfahren, besuchen Sie bitte diese Website.

Vereinfachen Sie die Inhaltsübersetzung mit Powell 365

Powell 365 verbessert die Funktionalität von SharePoint durch die Automatisierung und Vereinfachung des Übersetzungsprozesses. Mit Tools wie Bing Translate und Cognitive Services können Inhalte schnell und effektiv in mehrere Sprachen übersetzt werden, wodurch die Inhaltsaktualisierung auf den verschiedenen mehrsprachigen Websites erleichtert wird. Die Hauptvorteile umfassen:

• Automatisierte Übersetzung: Schnelle und effiziente Erstübersetzungen, die manuell angepasst werden können, um kulturelle Nuancen besser zu berücksichtigen.
• Einfache Aktualisierungen: Zentralisierte Verwaltung von Inhalten, die eine gleichzeitige Aktualisierung über alle Sprachvarianten hinweg ermöglicht.
• Konsistenz in der Kommunikation: Sicherstellung der Markenkonsistenz und -integrität über alle sprachlichen Variationen hinweg.

Einrichten und Verwalten von Variationen für verschiedene Sprachen mit Powell 365

Powell 365 erleichtert das Einrichten und Verwalten von mehrsprachigen SharePoint-Variationen durch eine zentralisierte Plattform, die es Administratoren ermöglicht, Inhalte effizient zu steuern und zu synchronisieren. Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

• Zentralisiertes Management: Eine einheitliche Schnittstelle, über die alle Sprachvarianten kontrolliert und aktualisiert werden können.
• Schnelle Einrichtung: Die Möglichkeit, neue sprachliche Variationen schnell zu implementieren und zu konfigurieren.
• Flexibilität bei der Inhaltsanpassung: Anpassung der Inhalte an lokale Anforderungen, ohne die übergreifende Botschaft und Ziele des Unternehmens zu beeinträchtigen.

Durch die Integration von Powell 365 in ein SharePoint-basiertes multilinguales Intranet können Unternehmen die Verwaltung ihrer internationalen Sites erheblich vereinfachen und gleichzeitig die Effektivität ihrer globalen Kommunikation maximieren.

Fazit

Powell 365 nutzt das Beste aus Office365 und SharePoint Online, um dem Endbenutzer alle Vorteile und die beste Nutzererfahrung zu bieten. Durch die Verwendung von MUI und Variationen fügt Powell 365 Verwaltungs- und Übersetzungsfunktionen hinzu, die die grundlegenden mehrsprachigen Funktionen von SharePoint Online weiter verbessern. Jedes Intranet kann die Vorteile der Powell 365-Funktionen nutzen! Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr zu erfahren.