Warum die Steuerung von Kollaborationsräumen in M365, insbesondere mit Teams, entscheidend ist
Kollaborationsplattformen wie Microsoft 365 sind in der heutigen vernetzten Welt unverzichtbar geworden. Microsoft Teams hat unter seinen verschiedenen Diensten ein rasantes Wachstum erlebt und ist für viele Organisationen zur ersten Wahl geworden. Allerdings bringt diese Annehmlichkeit und Funktionalität auch Herausforderungen mit sich, vor allem im Bereich der Governance.
Es geht nicht nur darum, Teams-Räume oder Dateien zu verwalten; es geht darum, Daten zu sichern, Compliance sicherzustellen und die Produktivität aufrechtzuerhalten. Hier kommt unsere Powell Governance Lösung ins Spiel, die ein robustes Governance-Framework bietet, das mit Teams beginnt, aber darauf ausgelegt ist, auf das gesamte Microsoft 365-Ökosystem ausgeweitet zu werden.
Die Grundlage von „Verstehen, Verwalten, Kontrollieren“, die Powell Governance antreibt
Unser Framework besteht aus drei Kernkomponenten: Verstehen, Verwalten und Kontrollieren.
– Verstehen: Der erste Schritt zu effektiver Governance ist ein klares Verständnis. Anpassbare Berichte und KPIs ermöglichen es IT-Administratoren, den Stand der Informationssicherheit und Compliance zu erfassen, wie z.B. Teams-Besitz und -Mitgliedschaft, Gastzugang, Datenschutz oder Inaktivität. Diese maßgeschneiderten Daten bieten einen Überblick über die Teams-Umgebung der Organisation und bilden die Grundlage für proaktive Maßnahmen.
– Verwalten: Erstellen Sie Ihre eigenen Governance-Regeln und Richtlinien und wenden Sie diese auf den bestehenden Arbeitsbereich an. Nehmen Sie Änderungen an Teams vor, archivieren Sie sie oder entfernen Sie sie. Fokussieren Sie sich auf vordefinierte Teamvorlagen, die von IT-Experten und Geschäftsleitern geprüft und bestätigt wurden. Diese Vorlagen vereinfachen den Prozess der Teambildung und stellen sicher, dass jedes neue Team den Standards der Organisation entspricht. Governance ist kein einmaliges Unterfangen; sie ist fortlaufend.
– Kontrollieren: Automatisierte Kampagnen und Workflows ermöglichen es IT-Abteilungen, Teamleiter zu korrigierenden Maßnahmen aufzufordern, um kontinuierliche Health Checks und Anpassungen zu gewährleisten. Dies erfolgt mittels standardisierter und maßgeschneiderter Berichte sowie Kampagnen, die auf automatisierten Abläufen basieren, welche durch spezifische Auslöser in den Berichten aktiviert werden.
Fallstudie von Circet
Circet, ein führender Netzwerkdienstleister in Europa und Nordafrika, wollte die interne Zusammenarbeit und Datenerfassung verbessern. Sie entschieden sich für Microsoft Teams, ergänzt durch Powell Governance, um diesen Bedarf zu decken. Die Implementierung wurde schnell und professionell mit der Unterstützung von Powell Software verwaltet. Das Ergebnis war die erfolgreiche Einführung von Teams, verbesserte Governance und eine vereinfachte Benutzererfahrung, was letztendlich zu besserer betrieblicher Effizienz und engeren Arbeitsbeziehungen führte.
Matthieu Kermorvant, Fachexperte bei Circet, sagte:
“Wir haben Teams und seine Integration mit dem Rest von Microsoft 365 genutzt, um eine Struktur zu schaffen, die Mitarbeitern, neuen und alten, das Gefühl gibt, dass sie aus ihrem bisherigen Büroumfeld gewohnt sind.”
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Erweiterung auf SharePoint
SharePoint ist ein weiterer wichtiger Bestandteil des Microsoft 365-Portfolios, insbesondere für Organisationen mit einer langen SharePoint-Historie. Daher war die Erweiterung unseres Governance-Frameworks auf SharePoint ein logischer nächster Schritt. Ob es um Dokumentbibliotheken, Intranetseiten oder Teamzusammenarbeit geht, unser Framework bietet ähnliche Fähigkeiten für SharePoint und stellt sicher, dass die historischen Daten Ihrer Organisation und neue Inhalte beide unter einer robusten und konformen Governance-Struktur liegen.
Microsoft Teams oder SharePoint-Teamseiten?
SharePoint und Teams, IT-Governance und Geschäftsvorlagen – Ein unvergleichliches Leistungsangebot für die Powell Software Suite
Ein herausragendes Merkmal unseres Governance-Frameworks ist seine Erweiterungsmöglichkeit, die weit über Teams und SharePoint hinausreicht. Es spricht sowohl IT-Belange als auch unternehmerische Anforderungen an und integriert diese in ein exklusives Leistungspaket. IT-Bereiche erfahren eine Entlastung bei der täglichen Wartung, und Geschäftsanwender ziehen Nutzen aus vorgefertigten Vorlagen sowie unauffällig agierenden Governance-Richtlinien. Dieser doppelte Nutzen gewährleistet die Optimierung von Prozessen und die Sicherstellung einer sicheren sowie regelkonformen Umgebung. Dadurch wird die Powell Software Suite zu einer ganzheitlichen Lösung für die Governance-Anforderungen Ihres Microsoft 365-Systems.
Fazit
Ihre Einblicke in die Nutzung von Teams und SharePoint könnten einen signifikanten Einfluss darauf haben, wie wir unsere Lösungen weiterentwickeln. Was sind Ihre Haupt-Herausforderungen bei der Governance in Microsoft 365 und wie gehen Sie damit um? Ihr Feedback kann uns helfen, unsere Angebote besser auf die einzigartigen Bedürfnisse von Organisationen wie Ihrer zuzuschneiden.
Sind Sie bereit, heute den ersten Schritt zu machen, um Ihren Microsoft 365-Tenant besser zu verstehen, zu verwalten und zu kontrollieren?
