Über den digitalen Arbeitsplatz in Microsoft 365
Hallo zusammen, mein Name ist Dominik Stange und ich bin Mitgründer der addhucate GmbH & Co. KG. Ich habe mir heute Tobias Wurm von der d.velop AG und Alexander Woltering von der addhucate GmbH & Co. KG eingeladen. Die beiden sind Experten zum Thema Modern Workplace 365 auf Basis von Microsoft.
Expertenvorstellung
D: Hallo ihr beiden, schön dass ihr da seid.
A: Danke für die Einladung, Dominik und danke das wir da sein dürfen.
T: Hallo zusammen, hallo Dominik.
D: Würdet ihr bitte zwei Worte zu euch selbst verlieren und kurz erklären was euch den ganzen Tag umtreibt. Alex, magst du anfangen?
A: Gerne, ich bin Business Development Manager bei der addhucate und unterstütze Unternehmen dabei, ihre Prozesse zu optimieren und zu digitalisieren, auf Basis von Microsoft 365 Lösungen.
D: Danke dafür und damit sind wir auch schon direkt im Thema Modern Workplace, Prozesse, Dokumentenlenkungsprozesse, das ist doch dein Spezialthema Tobi. Bitte auch noch ein paar Worte zu dir.
T: Ja genau, Tobias Wurm mein Name und ich bin Account Executive bei der d.velop AG. Letztendlich beschäftige ich mich damit, wie ich durch die Bereitstellung digitaler Dienste aus dem Hause d.velop, auf Basis von Microsoft 365 Unternehmen und Organisationen dabei helfe, ihr volles Potential zu entfalten und damit eben auch die interne und externe Zusammenarbeit stärke.
D: Danke Tobi. Was digitale Dienste sind und wie eure Expertise in den Kontext Modern Workplace passt, damit werden wir uns jetzt beschäftigen, also lasst uns in die Diskussion einsteigen.
Ich habe natürlich auch ein paar Fragen mitgebracht und derjenige, der meint, dazu eine fundierte Meinung zu haben, der antwortet bitte oder auch gerne ihr beide.
Was muss der sogenannte moderne Arbeitsplatz leisten?
D: Hm, Modern Workplace mit Microsoft 365. Gebt doch bitte kurz wieder, was das Thema Modern Workplace für euch beinhaltet.
A: Ich greife die Frage gerne auf. Ich sehe vier Kernsäulen in dem Thema, die für mich in einem modernen Arbeitsplatz, in einem Modern Workplace wichtig sind. Erstens muss die Kommunikation in Unternehmen optimiert werden. Wie schaffe ich es über alle Unternehmensbereiche hinweg Informationen zu verteilen und zu kommunizieren? Damit ein annähernd einheitlicher Informations- und Wissensstand aufgebaut werden kann. Das bedeutet aber auch, und damit komme ich zum zweiten Punkt: die Zusammenarbeit muss optimiert werden, ob an Projekten, Dokumenten oder ähnlichem. Dies geht in meinen Augen auch immer einher mit der Abbildung digitaler Prozesse, Säule drei.
Informationsverteilung in analogen Prozessen funktioniert halt einfach nicht so gut. Dabei sprechen wir noch nicht von Optimierung. Wir müssen uns allerdings über die Informationsvielfalt und die Container bewusstwerden. Viele Dateien liegen in Teams, SharePoint oder sonstigen Lösungen und diese Silos müssen aufgebrochen werden. Gerade im Kontext von Dokumenten und das ist doch eine Steilvorlage für dich, oder nicht Tobi (lacht)? Fast jeder Geschäftsprozess beinhaltet Dokumente bzw. bringt Information in Form von Dokumenten mit sich und diese müssen einfach auffindbar, und einfach internen und externen Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt werden. So sehe ich die Themen Säulen Information und Kommunikation, Zusammenarbeit, Prozesse und Dokumentenmanagement essenziell für einen Modern Workplace Ansatz.
Dokumente zentral ablegen
T: Das kann ich nur bestätigen. Microsoft 365 ist aus meiner Sicht die Allround-Plattform um den Themen, die du gerade angesprochen hast, zu begegnen und diese am Ende auch zu digitalisieren. Woran es hapert, sind die Standards, die Microsoft 365 liefert, um diese nahtlos im Unternehmen zu integrieren und verschiedene Systemwelten miteinander zu verbinden. So können Dokumente in SharePoint, Teams oder auch in CRM-/ERP-Systemen liegen und generiert werden. Aber ich möchte diese Dokumente ja an einer zentralen Stelle zusammenführen und allen Mitwirkenden die Möglichkeit geben, je nach Berechtigung versteht sich, darauf zuzugreifen. Dies versuchen wir bei d.velop zu lösen, indem wir die Informationssilos miteinander verknüpfen. Um dann die richtigen und wichtigen Dokumente an einer zentralen Stelle zu bündeln und dies vor allen auch in der richtigen Version. Das schaffe ich aber nur, wenn ich die Kollaboration, die Dokumentenbearbeitung, die Kommunikation im Unternehmen, intern wie extern über diese Plattform bündele. Erst dann kann ich Mehrwerte generieren.
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Out of the box versus Selbermachen – die Grenzen von MS
D: Ihr seht also Microsoft nur als Plattform und nicht mehr. Ich kann mit der Power Plattform ja auch Prozesse abbilden, warum kann ich jetzt nicht mit SharePoint Online einfach ein DMS nachahmen?
T: Microsoft bietet eine Allround-Plattform mit Grundbausteinen, ein Generalist halt. Es fehlt zum Beispiel ein vollwertiges Dokumentenmanagementsystem und da setzen wir an und erweitern die Plattform. Mit der Versionierung und Ablagemöglichkeit sind schon viele Themen abbildbar. Aber z. B. die automatische Verschlagwortung oder das Outlook-Add-in zur leichten Ablage von Dateien sind nicht vorhanden. Man kann sich Microsoft wie den großen Lego-Haufen mit vielen Bauteilen vorstellen. Alles ist möglich, aber erstmal nur sehr wenig definiert. Damit aber die Kinderaugen strahlen, brauchen wir einen Plan und da kommen wir ins Spiel. Wir haben den Plan und bringen noch ein paar Bauteile mit, damit aus dem großen Haufen ein tolles Endprodukt wird, welches tollte Funktionen hat und bei der Bedienung begeistert.
Zeit, Geld und Nerven sparen
A: Ja, gutes Beispiel Tobi. Ähnliches gilt für den Bereich Information und Kommunikation. Man kann mit SharePoint Bordmitteln ein einfaches Intranet abbilden, welches auch noch gut aussieht. Allerdings ist es dann nicht dynamisch und eine News möchte auch niemand darin erstellen, da der Prozess nicht intuitiv ist. Hier bieten sich Drittanbieterlösungen an, die alles aus den vorhandenen Funktionen rausholen, aber auch noch einen Schritt weiter gehen und die Benutzererfahrung vereinfachen und dadurch verbessern.
Man kommt halt schwierig um eine spezialisierte Lösung für bestimmte Anwendungsfälle herum. Vor allen Dingen der Aspekt Zeitersparnis ist hier ein großes Thema. Powell bietet z. B. die Möglichkeit zur Nutzung von Templates. Damit muss ich nicht jede Seite per Hand nachbauen, sondern kann per Klick neue Projektseiten, Teamseiten, Produktseiten et cetera, ausrollen und spare mir dadurch auch schon wieder Zeit und relativiere den Einkaufspreis, den so eine Lösung ja nun mal auch hat. Um auf Tobis Beispiel zurückzukommen. Wir nutzen die einmal gekauften Lego-Teile und bauen mit verschiedenen Plänen, immer wieder neue Kräne, Bagger oder Rennwagen, und da wir das auch schon ein paar Mal gemacht haben und der Plan ja schon erstellt ist, können wir die nächsten Iterationen in nur noch einem Bruchteil der Zeit wieder aufbauen.
Microsoft bietet halt eine generalistische Plattform
T: Ich würde noch einen Schritt weiter gehen. Anbieter wie Powell oder auch wir (d.velop), werden tagtäglich mit den Themenstellungen Social Intranet, Prozesse und Dokumentenmanagement konfrontiert. Wir bekommen das Feedback der Kunden zurückgespiegelt und lassen es in unsere Produkte einfließen, wodurch alle Kunden gleichermaßen voneinander profitieren und auf ein höheres Niveau gehoben werden. Microsoft bietet halt eine generalistische Plattform, die erstmal für Entlastung auf Seiten der Mitarbeiter sorgt, aber im Detail, wenn Microsoft 365 als strategische Plattform dienen soll, noch weiter ausgebaut werden muss. Die Planänderungen kommen sozusagen wiederum allen Nachbauern zu gute.
D: Mhm, das ist noch mal ein guter Einwand. Microsoft kann alles, aber dafür nur jeweils ein bisschen und ihr als d.velop habt den Vorteil das Thema Dokumentenmanagement komplett durchdacht zu haben und setzt dann mit der Lösung oben auf, sodass es dann ein perfektes Endprodukt wird und das gleiche gilt dann auch für Powell im Bereich Social Intranet, verstehe ich. Die Lego-Modelle also zu Ende gedacht.
Microsoft ist nicht vollständig?
Wir brauchen also noch weitere Lösungen, um Microsoft 365 zu vollenden und aus User-Experience-Gesichtspunkten für den End-Nutzer vernünftig bedienbar zu machen und die einzelnen Nutzungsszenarien abzudecken.
Jetzt haben wir schon viel über Microsoft und die Lösungen im Verhältnis zueinander gesprochen, aber wie schaut es überhaupt mit den Lösungen im Einzelnen aus? Was können die beiden Lösungen überhaupt? Ich habe jetzt schon das Thema Templatisierung verstanden, also mit wenigen Klicks eine Seite nach Vorbild erzeugen und nicht jeden Schritt zur Erstellung aufs Neue durchlaufen müssen. Bezüglich des Themas DMS nehme ich mit, dass d.velop die Themen der automatischen Berechtigungsvergabe, der Metadatenvererbung im Griff hat, die im Standard nicht vorhanden sind oder ich komplex über Power Plattform nachbauen müsste. Liege ich hiermit richtig?
Die LEGO-Lösung
T: Ja, geht in die richtige Richtung. Wir schaffen es Hürden in der Informationsbeschaffung zu überspringen, indem wir die unterschiedlichen Informationsorte im Unternehmen zusammenbringen. Dann werden die für den Mitarbeiter relevantesten Informationen aus Abteilungsseiten oder dem Projektmanagement über Lösungen wie z. B. das Social Intranet von Powell zur Verfügung gestellt. Betrachten wir jetzt konkret das Dokumentenmanagement, so schaffen wir es den Nutzer genau da abzuholen, wo er es braucht. Wir stellen Ihm die Information nutzerzentriert zur Verfügung. Die kann in seinem Outlook vorliegen oder in seinem ERP-System.
Wir binden uns dort ein, wo der Nutzer die Information benötigt. Ein Beispiel wäre die Kommunikation mit Lieferanten, die sehr viel per E-Mail abgewickelt wird. Wir integrieren uns dann mit unserer Sidebar in Outlook und der Nutzer hat den vollen Zugriff auf das Dokumentenmanagementsystem mit allen Funktionen. Das sorgt für eine gute Nutzererfahrung und auch -akzeptanz, da der Nutzer sich nicht aus seinem gewohnten Umfeld bewegen muss und zusätzliche Mehrwerte angeboten bekommt.
D: Ihr schleppt also die Lego-Kisten zum Nutzer und er muss nicht erst in den Laden und dort neue Teile kaufen (lacht)?
T: So ist es (lacht)!
SharePoint Standard vs. Powell Intranet
POWELL INTRANET VS. SHAREPOINT: DER LANGERSEHNTE VERGLEICH
A: Genauso verhält es sich mit dem Thema Intranet und dessen Bereitstellung. Ich kann dem Nutzer die Information da bereitstellen, wo er sie braucht. Dabei spielt das Gerät keine Rolle mehr und wir können ihn auf seinem bevorzugten Arbeitsgerät bedienen. Das beschränkt sich aber nicht nur auf Hardware, sondern kann sich auch in der Einbindung des Intranets in Microsoft Teams äußern, da Teams vielleicht seine bevorzugte Kommunikationsplattform ist. Ich möchte noch einmal auf den Unterschied zwischen SharePoint Standard und Powell Intranet zurückkommen, der sich nicht nur in Features äußert, sondern auch in der Projektherangehensweise.
Früher haben wir uns tagelang Gedanken gemacht und das Intranet im Vorfeld mit einer großen Anzahl an Konzeptionstagen theoretisch erarbeitet. Heute haben wir so viele Templates, dass wir in kurzer Zeit Best-Practice-Szenarien durchsprechen können und das Intranet in ein paar Tagen steht. Sobald die Nutzer dann Erfahrungen gesammelt haben, passen wir im Nachgang das Intranet an. Das hat den Vorteil, dass wir nicht im Vorfeld etwas erschaffen, was im Arbeitsalltag unnütz ist oder sich in der Handhabung anders darstellt.
D: Also kommen wir schneller zum Ziel, was für alle Parteien Vorteile hat, verstanden.
Jetzt sind aber beide Lösungen Cloud-Lösungen und in Deutschland ist das Thema der Datensicherheit/Datenhoheit immer noch ein sensibles. Wie sind eure Erfahrungen zu dem Thema bei euren Kunden. Haben die für sich dieses Thema schon im Vorfeld geklärt?
Datenschutz „Cloud ist Teufelszeug”
A: Die Frage nach Datenhoheit und Datensicherheit wird immer noch gestellt, aber in den letzten 3 Jahren hat auch ein immenser Wandel in der Denkweise stattgefunden. An einen Satz aus dem Jahr 2019 im Gespräch mit einem Kunden aus dem öffentlichen Sektor kann ich mich noch gut erinnern. Es kam die Aussage, dass die Cloud Teufelszeug sei und man sich nicht mit Office 365 beschäftige. Allerdings wurde dieses Bild radikal verändert und heute ist dieses Thema bei vielen öffentlichen Einrichtungen vom Tisch.
T: Hinzu kommt, dass die Sicherheit in den Rechenzentren von Microsoft sehr hoch ist und von Unternehmen, die nicht gerade Rechenzentrumsbetreiber sind, quasi nicht geleistet werden kann. Getrennter Zugriff von Hard- und Software-Ebene durch unterschiedliche Mitarbeiter. Alles Protokolliert. Biometrische und Parameterabsicherung. Da betreibt Microsoft schon einen großen Aufwand.
D: Aber was bedeutet das jetzt speziell für die Lösungen?
T: Beide Lösungen sind auf Azure gehostet. Zwar in den jeweils eigenen Mandanten, aber wir verlassen prinzipiell Microsoft nicht und von daher ist die Sicherheit eine sehr hohe.
A: Eine Ergänzung: es ist trotzdem extrem wichtig ein Security-Konzept aufzubauen und sich der Daten, deren Klassifikation und dessen Zugriff bewusst zu werden, damit alle Security-Features überhaupt greifen können.
WEBINARAMELDUNG: MODERN WORKPLACE MIT MICROSOFT 365
D: Das ergibt Sinn. Ohne Bewusstsein über meine Daten lässt sich schwierig ein Rechte-Rollen-Konzept aufbauen. Jetzt wissen wir, was die Lösungen können. Wir wissen, dass die Lösungen sicher zu nutzen sind, aber wie lange brauche ich den nun, wenn wir mit solch einer Lösungen durchstarten wollen? Typisches Beispiel: gehobener Mittelstand mit 500 Usern.
Microsoft und Mittelstand
T: Das liegt in erster Instanz an den Kundenanforderungen (Userzahlen, Anwendungsfälle, Microsoft schon als strategisches Vehikel gesetzt), aber es decken sich eben auch viele Themen und deshalb haben Powell, d.velop und addhucate Pakete entwickelt, mit denen direkt ein gewisser Standard geliefert wird, welcher dann erweitert werden kann. Das kann sich auf das Thema Vertragsmanagement, generell DMS, Social Intranet oder auch alles in Kombination beziehen.
A: Hinzu kommt, dass wir bei den Paketen auch keine Implementierungsgebühr mehr nehmen, sondern jene komplett als Subskription abrechnen können. Wir merken immer mehr, dass Kunden gerne Investitionen klein halten wollen und alles in die Operative verschieben. Dafür liefern wir dann Mehrwerte zur besseren Nutzung unserer Lösungen: diese können Workshops, ein persönlicher Ansprechpartner oder auch Schulungsvideos sein.
D: Spannend und nachvollziehbar. Kunden bekommen schnellen Mehrwert und können dann nach und nach mit den Produkten wachsen. Verbessert auch eure Kundenbeziehung und ihr versteht eure Kunden besser – Win-Win-Situation. Das hört sich nach einem runden Konzept an und ich bin gespannt, wie sich die Subskriptionslizensierung bei euch entwickelt.
Vielen Dank für das aufschlussreiche Interview und ich bin mir sicher, dass wir in dieser Konstellation noch einmal zusammenkommen.
A: Sehr gerne und vielen Dank, Ciao
T: Würde mich auch freuen. Vielen Dank und bis zum nächsten Mal.
D: Zum Abschluss noch eine kleine Sammlung an Informationen für die geneigten Leser*innen, die noch tiefer in das Thema einsteigen möchten. Webinar zum Thema: Ihr Modern Workplace mit Microsoft 365. Anmelden kann man sich hier. Wer mit Alex oder Tobi direkt sprechen möchte, erreicht die beiden per Mail, Telefon oder über LinkedIn.
Experten:
Alexander Woltering
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Tobias Wurm
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