Die Etablierung einer offenen Kultur ist der erste Schritt für eine effektive Kommunikation
Sobald Unternehmen über die Grundlagen der Etablierung einer integrativen Arbeitskultur hinausgegangen sind, sollten sie sich auf die Kommunikationsstrategie konzentrieren. In einem globalen Team sprechen die Menschen verschiedene Sprachen, haben unterschiedliche Kulturen und Lebenserfahrungen und leben in verschiedenen Zeitzonen. Es kann schwierig sein, damit umzugehen, da die Personalabteilung und die Kollegen versuchen, die richtige Balance zwischen respektvollem Umgang und der Vermeidung von Stereotypisierung zu finden.
10 Tipps für effektive Kommunikation
1. Stellen Sie sicher, dass jeder die unternehmensweite Kommunikation in seiner bevorzugten Sprache erhält
Einer der größten Vorteile eines internationalen Teams sind die Sprachkenntnisse, die die Mitarbeitenden mitbringen. Muttersprachler oder zweisprachige Mitarbeitende ermöglichen es Unternehmen, die menschlichen Verbindungen aufzubauen, die Google translate niemals herstellen könnte. Sie verstehen kulturelle Nuancen und Umgangssprachen und kennen den Markt in- und auswendig.
Diese Vorteile sind jedoch auch mit einer entsprechenden Herausforderung verbunden. Effektive Kommunikation ist nicht möglich, wenn Nachrichten von oben nach unten in einer Sprache gesendet werden, die die globalen Mitarbeitenden nicht sprechen. Missverständnisse und Fehlinterpretationen der Botschaft können negative Auswirkungen haben. Während die Angestellten vielleicht starke Beziehungen zu externen Kunden aufbauen, können sie sich innerhalb des Unternehmens abgetrennt fühlen.
Um eine effektive Kommunikationsstrategie für ein globales Team aufzubauen, sollten Sie wichtige Nachrichten im Firmenintranet platzieren und einen Anbieter wählen, der mehrere Sprachen unterstützt. Powell Intranet ist standardmäßig in 60 Sprachen verfügbar und bietet den Benutzern die Übersetzung von Inhalten vor Ort. Jeder Mitarbeitende erhält die Nachricht in einer Sprache, die er versteht.
2. Vermeiden Sie Slang und Umgangssprache
Wo nicht jeder die gleiche Muttersprache spricht, greifen Menschen auf eine zweite Sprache zurück, um Gespräche zu erleichtern. Allerdings können die Dinge verwirrend werden, wenn man zu vertraute Begriffe oder Umgangssprache verwendet. Muttersprachler neigen auch dazu, schnell zu sprechen, in der Annahme, dass die andere Person sie verstehen kann. Die Kollegen sollten das Verständnisniveau ihres Gesprächspartners erkennen und sich anpassen. Langsames Sprechen, das Vermeiden von Slang und das Vereinfachen von Begriffen hilft dem Gegenüber, besser zu verstehen. Effektive Kommunikation in jeder Sprache wird erreicht, indem man klar und direkt ist.
Wenn eine unternehmensweite Veranstaltung nur in einer Sprache abgehalten wird, sollten Sie eine ähnliche Politik anwenden. Versuchen Sie, die Sprache zu vereinfachen und inklusiver zu sein.
3. Seien Sie sich der Zeitzonen in der Kommunikation bewusst
Wenn ein Mitarbeitende in Australien und der andere in New York sitzt, werden Zeitzonen zur Barriere für eine effektive Kommunikation, nicht die Sprache. Der Schlüssel zur Überwindung von Zeitunterschieden liegt darin, zu wissen, wo sich die Angestellten befinden und ihre Arbeitszeiten zu respektieren. Das Firmenintranet kann dabei helfen, indem es eine leicht durchsuchbare Mitarbeitendendatenbank bereitstellt, die den Standort aller Beschäftigten enthält.
Sobald die Mitarbeitenden wissen, wo sich ihre Kollegen befinden, sollten sie es vermeiden, andere zu ungeselligen Zeiten zu kontaktieren. Ermutigen Sie die Mitarbeitenden, sich während der sich überschneidenden Zeiten, in denen beide online sind, gegenseitig zu kontaktieren. Ein Top-Tipp bei der Nutzung von Microsoft Teams ist die Überprüfung des Status eines Kollegen.
Auch kleine Gesten können viel bewirken, wie z. B. das Abzeichnen einer E-Mail mit “Unsere Arbeitszeiten könnten nicht übereinstimmen, also fühlen Sie sich nicht verpflichtet, außerhalb Ihrer normalen Arbeitszeiten zu antworten“. Manchmal, wenn Mitarbeiter eine E-Mail sehen, die spät in der Nacht verschickt wurde, kann das Panik verursachen und sie fühlen sich verpflichtet, zu antworten. Eine Notiz am Ende einer Mail kann helfen, diesen Druck abzubauen. Mitarbeitende sollten auch ermutigt werden, Benachrichtigungen nach der Arbeitszeit auszuschalten, um das digitale Wohlbefinden zu fördern.
4. Organisieren Sie Veranstaltungen für globale Teams
Für eine effektive Kommunikation sollten die Botschaften über verschiedene Medien an die Angestellten übermittelt werden. Während ein Statement im Intranet ein guter erster Schritt ist, ermöglichen virtuelle Meetings in Teams den Mitarbeitenden, tiefergehende Fragen zu stellen. In einem globalen Team kann es jedoch schwierig sein, ein Meeting zu organisieren, an dem alle teilnehmen können. Wenn mehrere Zeitzonen ein Problem darstellen, sollten Sie Sitzungen zu verschiedenen Zeitpunkten des Tages veranstalten. Zum Beispiel könnte ein monatliches CEO-Update morgens und abends stattfinden, um Menschen auf der ganzen Welt zu erreichen.
5. Seien Sie kulturbewusster und fördern Sie das Lernen
Die Einstellung von Mitarbeitenden aus verschiedenen Ländern bringt über die Sprache hinaus immense Vorteile. Sie bringen neue Denkweisen mit und können verhindern, dass Organisationen engstirnig werden. Für die Personalabteilung kann es jedoch eine Herausforderung sein, mit den kulturellen Unterschieden umzugehen.
Die kulturübergreifende Kommunikation erfordert von HR und Mitarbeitenden, dass sie auf Gepflogenheiten und Handlungen achten, die als respektvoll oder beleidigend empfunden werden können. Etwas Einfaches wie ein Daumen hoch ist in Europa positiv und in Bangladesch beleidigend. Die Personalabteilung kann peinliche Pannen vermeiden, indem sie offene Gespräche mit Neuankömmlingen darüber führt, wie das Unternehmen sie besser unterstützen kann.
Von Mitarbeitenden kann nicht erwartet werden, dass sie alles über ihre Kollegen wissen. Aber Unternehmen können eine interne Kultur schaffen, in der Lernen und Austausch gefördert werden. Hier sind einige Ideen für Veranstaltungen, die das Lernen fördern:
- Veranstalten Sie einen “internationalen Tag” auf Microsoft Teams, an dem Mitarbeitende oder globale Teams ihre Kultur, ihr Heimatland oder ihre Sprache vorstellen. Wenn sie sich dabei wohl fühlen.
- Holen Sie externe Referenten hinzu, um interkulturelle Sensibilisierungssitzungen auf Teams zu veranstalten.
- Legen Sie hilfreiche Dokumente im Intranet ab, auf die die Angestellten jederzeit zugreifen können. Erstellen Sie diese mit Mitarbeitenden und Teams aus aller Welt.
6. Vermeiden Sie die Stereotypisierung von Mitarbeitern
Stecken Sie Menschen nicht in Schubladen. Behandeln Sie sie als Individuen und versuchen Sie, sie mehr als Person und nicht als Nationalität zu verstehen. Es ist zwar immer nett, die Kulturen der Mitarbeitenden anzuerkennen, aber bitten Sie sie, ihre Traditionen zu erklären, anstatt davon auszugehen. Es gibt nichts Schlimmeres, als wenn internationale Mitarbeitende mit falschen Stereotypen umgehen müssen.
An dieser Stelle kann eine effektive Kommunikationsstrategie helfen. Befragen Sie zum Beispiel neue Mitarbeitende und bitten Sie sie, einige interessante Fakten über sich selbst zu erzählen. Teilen Sie dies im Intranet oder in Teams, damit die Leute ein Gespräch beginnen und die Person kennenlernen können.
7. Beziehen Sie alle Feiertage in die Kommunikation ein
Viele Unternehmen verschicken Nachrichten rund um Weihnachten. Das kann aber dazu führen, dass sich Menschen, die den Feiertag nicht feiern, ausgeschlossen fühlen. Es ist wichtig, dass Unternehmen, die einen Feiertag anerkennen, dies auch für andere tun. Eine integrativere Option in einem globalen Team wäre es, eine allgemeine Feiertagsnachricht an alle zu senden.
8. Berücksichtigen Sie, wie der Humor interpretiert wird
Humor ist subjektiv. Selbst wenn alle Mitarbeitende in der gleichen Stadt geboren und aufgewachsen sind, kann das, was für den einen lustig ist, für den anderen beleidigend sein. In einem internationalen Team trifft das sogar noch mehr zu. Zum Beispiel kann britischer Sarkasmus für Amerikaner beleidigend sein, obwohl sie die gleiche Sprache sprechen. Natürlich muss nicht jede Kommunikation ernst sein. Die Führungskräfte und Kollegen sollten aber sich darüber im Klaren sein, wie Humor fehlinterpretiert werden könnte.
Microsoft Teams ermöglicht es Mitarbeitenden, Sofortnachrichten sowie Emojis, Gifs und Sticker zu versenden. Diese Arten von Bildern können dabei helfen, Emotionen hinter einem Bildschirm darzustellen. Normalerweise sind sie am besten zu vermeiden, wenn man mit einer großen Gruppe spricht. Menschen verschiedener Altersgruppen, Hintergründe und Sprachen könnten das Gif als unlustig oder beleidigend empfinden.
9. Finden Sie Wege, Menschen zusammenzubringen
In einem globalen Unternehmen haben Teams, die über die ganze Welt verteilt sind, weniger Möglichkeiten, sich persönlich zu treffen. Das Jahr 2020 hat uns jedoch gezeigt, dass Mitarbeitende nicht im selben Büro sein müssen, um in Verbindung zu bleiben. Kollaborationstools am digitalen Arbeitsplatz, wie Microsoft Teams, erleichtern virtuelle Meetings. Bringen Sie Menschen für virtuelle Kaffeerunden, Teambuilding-Aktivitäten und globale Get-Togethers zusammen.
Nutzen Sie den digitalen Arbeitsplatz als zentraler Ort, der Menschen miteinander verbindet, unabhängig von ihrem Standort.
10. Halten Sie die unternehmensweite Kommunikation relevant
Zwei Drittel der Mitarbeitenden haben Schwierigkeiten, ihre Arbeit zu erledigen, weil sie zu viele Mitteilungen erhalten. Wenn Menschen zu viele irrelevante Nachrichten erhalten, beginnen sie, diese zu ignorieren. Eine effektive Kommunikationsstrategie stellt sicher, dass die richtigen Personen die richtige Nachricht erhalten. Wenn Sie eine unternehmensweite Nachricht über das Intranet des Unternehmens versenden, stellen Sie sicher, dass das Intranet eine gezielte Ausrichtung nach Abteilungen ermöglicht, wie z. B. Powell Intranet.
Eine effektive Kommunikationsstrategie ist ein Schlüssel zum Erfolg in jeder Organisation. Um zu verstehen, wie Powell Intranet dabei helfen kann, Mitarbeitende durch bessere Kommunikation zu binden und engagieren, vereinbaren Sie noch heute eine persönliche Demo mit unserem Team.