In de afgelopen jaren is Microsoft Teams als tool uitgegroeid tot een algeheel knooppunt van vele digitale werkplekken. Met Teams kunnen medewerkers communiceren, documenten delen en ideeën uitwisselen vanuit één centrale locatie, allemaal kernfuncties van een bedrijfsintranet. Dit heeft ertoe geleid dat sommige bedrijven zich afvragen of Microsoft Teams als intranet kan worden gebruikt, nu digitale werkplekken een nieuw tijdperk ingaan.
We snappen hoe het idee om Microsoft Teams in te zetten als intranetvervanger zou kunnen ontstaan. Maar kan Microsoft Teams echt de plaats innemen van uw intranet? Laten we eens kijken naar de rollen van Microsoft Teams en het bedrijfsintranet om dat te bepalen.
Microsoft Teams als intranet: het nieuwe bedrijfsportaal?
Microsoft Teams deelt veel van de kernfuncties van een intranet. Het Microsoft Teams-portaal is een gestroomlijnd, centraal knooppunt waarmee gebruikers toegang hebben tot berichtenuitwisseling, conferenties, het delen van bestanden, agenda’s en meer. Met de integratie van apps van derden is er nog meer functionaliteit rechtstreeks beschikbaar via de Microsoft Teams-app. Het is gemakkelijk te begrijpen hoe dit aanvoelt als een intranet.
Echter, uiteindelijk mist Microsoft Teams veel belangrijke onderdelen van een succesvol bedrijfsintranet en het is niet waarschijnlijk dat het deze functies snel zal krijgen. U kunt geen artikelen publiceren of blogs delen in Microsoft Teams en het communiceren van essentieel bedrijfsnieuws en -informatie is moeilijk via het platform. Als beheerder heeft u ook aanzienlijk minder controle over de Microsoft Teams-ervaring van de eindgebruiker dan bij een bedrijfsintranet.
Toch wil dat niet zeggen dat Microsoft Teams geen plaats heeft binnen een intranet. Wij zijn zelfs van mening dat de ideale oplossing een naadloze combinatie is die zowel Microsoft Teams als uw bedrijfsintranet integreert in één uitgebreide, volledig functionele digitale werkplek.
Een betere oplossing: Microsoft Teams in combinatie met uw intranet
Als het gebruik van Microsoft Teams als vervanging van uw intranet niet de oplossing is, wat is dan het voordeel van het integreren van beide technologieën in één gemeenschappelijke oplossing? We hebben vastgesteld dat Microsoft Teams, wanneer het wordt gebruikt voor het beoogde doel, een aanvullende technologie is die het intranetgebruik van uw organisatie kan versterken.
Verhoogde productiviteit
Een van de belangrijkste functies van een bedrijfsintranet is het verbeteren van de vindbaarheid. Dat wil zeggen, uw medewerkers helpen de juiste informatie in korte tijd te vinden. Een Office 365-intranetoplossing maakt hiervoor gebruik van SharePoint. Via SharePoint hebben werknemers overal toegang tot document- en informatieopslag en kunnen ze efficiënt zoeken naar inhoud. Microsoft Teams heeft deze functionaliteit niet.
Echter, door Microsoft Teams te integreren met SharePoint, krijgt u het beste van twee werelden. Elk team in Teams krijgt een eigen SharePoint-site toegewezen, waar documenten die via Teams worden gedeeld, automatisch worden opgeslagen en per kanaal worden georganiseerd. Deze items zijn gemakkelijk te vinden in het tabblad ‘Bestanden’ van het kanaal, waar ze op hun beurt rechtstreeks in SharePoint kunnen worden geopend.
Betere betrokkenheid
Bedrijfsintranetten zijn een efficiënte manier om communicatie van de bedrijfsleiding naar de eindgebruiker te laten doorstromen, inclusief informatie zoals bedrijfsupdates en nieuws. Maar het intranet mist de optie voor communicatie in de tegenovergestelde richting, van de eindgebruiker naar de bedrijfsleiding. Dit soort feedback is essentieel om een organisatie efficiënt te laten functioneren. Met de toevoeging van Microsoft Teams aan het intranet krijgen uw medewerkers een platform om hun gedachten en ideeën te uiten.
Microsoft Teams ondersteunt ook een betere peer-to-peerbetrokkenheid via groeps- en individuele communicatie. Naast het samenwerken aan documenten, kunnen medewerkers MS Teams gebruiken om ideeën te bespreken, vragen te stellen en elkaar feedback te geven over lopende projecten.
Merkaanwezigheid
Microsoft Teams mist de aanpasmogelijkheden die bedrijfsintranetten hebben, inclusief het creëren van een merkervaring voor gebruikers. Het gebruik van een bedrijfsintranet zou moeten voelen als een bezoek aan een virtuele locatie van uw bedrijfskantoor. Uw werknemers zullen deze ervaring niet krijgen door Microsoft Teams te gebruiken als een complete vervanging van intranet.
Bovendien stelt het gebruik van Microsoft Teams als intranet u niet in staat om een aangepaste ervaring te creëren voor verschillende gebruikersgroepen. Een verkoopteam heeft bijvoorbeeld toegang nodig tot andere informatie als onderdeel van hun dagelijkse workflow dan een boekhoudteam. Met een bedrijfsintranet kunt u verschillende standaardweergaven voor deze afdelingen instellen op basis van hun unieke behoeften.
Hoe u kosten kunt besparen zonder uw intranet te verlaten
Hoewel intranetten over het algemeen hulpmiddelen zijn die uw bedrijf helpen de totale uitgaven te verminderen door processen te stroomlijnen en de efficiëntie te verbeteren, kunnen de kosten van het onderhoud van een intranet voor sommige organisaties nog steeds een mogelijke belemmering vormen. Hier zijn een paar manieren om deze kosten te verlagen.
Kies een standaard intranetoplossing
Het grootschalige gebruik van bedrijfsintranetten heeft geleid tot een aantal standaard of kant-en-klare oplossingen die door uw organisatie kunnen worden geïmplementeerd met weinig tot geen IT-ondersteuning. Deze digitale werkplekken zijn eenvoudig in te richten en te beheren tegen relatief lage kosten. Powell Software biedt een aantal Office 365-intranetoplossingen die voorzien zijn van aanpasbare sjablonen die Microsoft Teams en uw intranet naadloos integreren.
Het ultieme doel is een digitale werkplek
Kan Microsoft Teams worden gebruikt als intranetvervanger? Waarschijnlijk niet, tenzij u een heel klein bedrijf bent met slechts een paar werknemers. Zelfs dan zullen bedrijven die Microsoft Teams proberen te gebruiken om hun bedrijfsintranet te vervangen, deze oplossing uiteindelijk ontgroeien naarmate de organisatie groeit. Het onvermijdelijke, het gebruik van intranet, wordt hiermee alleen maar uitgesteld.
Met de kostenefficiëntie van moderne cloud gebaseerde intranetoplossingen, is er geen reden waarom uw bedrijf Microsoft Teams en een bedrijfsintranet niet zou kunnen integreren in één naadloze digitale werkplek.