17,000+
Utilisateurs ont visité l’intranet en un mois
2:28
Durée moyenne des sessions
199k
Sessions utilisateur enregistrées
2 clicks
Tous les outils employés accessibles en moins de 2 clics
Construire un environnement de travail numérique intuitif et collaboratif, accessible depuis n’importe quel appareil, exige le bon fournisseur. C’est ce qu’a découvert une entreprise leader dans le secteur de la santé publique, spécialisée dans le diagnostic médical, en s’associant à Powell pour moderniser son intranet.
Avec plus de 12 000 employés, dont beaucoup ne sont pas sédentaires, ce client du diagnostic médical avait besoin d’un environnement de travail numérique moderne pour mieux répondre à leurs besoins diversifiés.
À propos de notre client
Acteur majeur français de la santé publique, spécialisé dans le diagnostic médical, notre client opère depuis 50 ans et est désormais présent dans plus de 40 pays. Parmi ses plus de 12 000 employés dans le monde, environ 3 000 travaillent sur des sites de production et de développement.
Challenges
Le projet est né d’un intranet obsolète qui ne répondait plus aux besoins actuels. Les exigences des employés avaient évolué, nécessitant de nouveaux outils pour gérer leur charge de travail. Les discussions initiales ont révélé que les employés utilisaient jusqu’à 15 applications non connectées quotidiennement, aucune n’étant accessible depuis un emplacement unique. Ils étaient également submergés par des informations descendantes provenant de diverses parties prenantes, dont une grande partie n’était pas pertinente pour leur fonction ou leur emplacement spécifique.
Une exigence cruciale était la capacité à se connecter à l’intranet depuis n’importe quel appareil, car tous les employés n’avaient pas d’ordinateur de bureau – une capacité que leur intranet existant ne possédait pas. La création de contenu était également un obstacle, car les employés devaient pouvoir créer facilement du contenu eux-mêmes, sans nécessiter de connaissances techniques en HTML.
Compte tenu de la taille de l’entreprise et des nombreuses parties prenantes impliquées, cette transformation numérique était un sujet “entreprise” très visible et ambitieux, rendant la mise en œuvre une tâche sous haute pression. L’entreprise de santé publique était également confrontée à un délai serré pour le premier MVP, visant à le tester auprès de 500 personnes en trois mois. Il y avait aussi des exigences techniques pour connecter le nouvel environnement de travail numérique à tous les systèmes existants, chacun présentant des degrés de complexité variables.
« Le besoin d’un intranet moderne et simplifié était évident. Les employés recevaient beaucoup d’informations descendantes de la part de différentes parties prenantes, toutes n’étant pas pertinentes pour eux, selon leur fonction et leur emplacement. »
Objectif
Accès centralisé aux ressources
Connexion des employés renforcée
Amélioration de la diffusion de l’information
L’objectif principal était de créer une plateforme unique et centralisée offrant aux employés un accès à toutes les ressources dont ils ont besoin pour leur journée de travail, tout en favorisant un fort sentiment d’appartenance. Les objectifs clés comprenaient :
- Engager et optimiser l’expérience pour toutes les parties prenantes clés.
- Établir un portail employé comme cœur de l’expérience numérique des employés.
- Simplifier l’expérience utilisateur final et fournir des informations ciblées pour éviter la surcharge.
- Centraliser tous les outils des employés pour un accès facile.
- Construire une plateforme véritablement collaborative.
- Assurer l’accessibilité depuis n’importe quel appareil.
- Permettre une création de contenu intuitive sans nécessiter de connaissances HTML.
- Mener un projet de transformation numérique pour offrir une expérience fluide aux employés et aux clients.
Choisir le bon fournisseur
L’entreprise de diagnostic médical a choisi Powell pour les guider dans cette démarche et construire un environnement de travail numérique qui répondrait à tous leurs besoins. La décision a été motivée par plusieurs facteurs :
- Powell s’alignait sur leur évolution stratégique vers les outils Microsoft 365, y compris Microsoft Teams.
- Powell a démontré une expertise approfondie dans le domaine, offrant des solutions en constante évolution et à jour.
- Powell s’est concentré sur la fourniture d’une expérience qui encourage activement l’utilisation par les employés plutôt que de se contenter de diffuser des communications.
Processus de mise en œuvre
Avec Powell sélectionné comme fournisseur, le client a également engagé un intégrateur pour aider à lancer le projet. La relation solide et la compréhension mutuelle entre les équipes de projet des trois parties ont été cruciales pour son succès.
« Nous avions en face de nous des personnes qui savaient s’adapter à notre contexte, à nos besoins. Il y a eu un côté humain qui a fait la différence. »
Tout au long de la construction et de la mise en œuvre, l’expérience employé est restée une priorité centrale. Cela a été facilité par des ateliers où les employés ont donné leur avis sur leurs besoins et leurs points faibles. La solution finale a été construite en tenant compte de ces informations.
Le client a ensuite travaillé à la population de l’intranet avec du contenu et a lancé un pilote de l’environnement de travail numérique trois mois plus tard. Pendant le pilote, les retours des employés ont été recueillis pour déterminer comment la solution pourrait être déployée à long terme dans l’ensemble de l’organisation. Les résultats deux mois plus tard ont été extrêmement positifs.
Entre février et mai, quelques améliorations ont été apportées avant le lancement mondial auprès de 10 000 employés à travers le monde. La phase de lancement du projet s’est conclue fin septembre. Au total, le projet a pris un an pour livrer un produit fini.
Résultats et impact
L’objectif était de créer un environnement de travail numérique intuitif, véritablement collaboratif, offrant une expérience utilisateur finale simplifiée et évitant la surcharge d’informations. Le produit fini a dépassé les attentes.
La page d’accueil de la plateforme s’ouvre automatiquement lorsque les utilisateurs se connectent à leur poste de travail, garantissant qu’il s’agit de la première chose qu’ils voient. Les utilisateurs peuvent ensuite consulter le contenu qui les intéresse.
Un carrousel de communications offre à tous une visibilité sur les dernières nouvelles de l’entreprise, les offres d’emploi internes, les événements d’entreprise, les changements organisationnels, les mises à jour des réseaux sociaux, et plus encore.
« Mes Essentiels » rassemble les informations de l’entreprise pertinentes pour tous les employés. Tous les processus et règles internes fournis par les différents départements sont facilement découvrables, les informations étant stockées et facilement accessibles.
Les utilisateurs peuvent accéder à leurs outils de travail dans un onglet dédié, leur tableau de bord, ou « cockpit de travail ». Ils y trouvent des outils comme Teams, des tâches, des documents et des liens vers OneDrive ou Yammer. Le client a réussi à atteindre son objectif de centralisation de tous les outils de travail des employés au sein d’une seule plateforme, accessible en moins de deux clics.
Pour renforcer la connexion entre les employés, le client a inclus un espace « communautés » transversal construit autour des groupes Yammer. Au sein de ces espaces, les employés peuvent trouver du contenu sur des thèmes spécifiques, tels que la santé publique, où les départements ayant un intérêt commun peuvent partager des documents, engager des discussions, et plus encore. Enfin, les utilisateurs peuvent personnaliser le contenu de manière autonome, en choisissant ce qu’ils souhaitent voir.
Prochaines étapes
Une fois l’intranet prêt, le client s’est lancé dans l’étape cruciale de la formation de l’ensemble du personnel. Il était important d’impliquer toute la communauté et d’établir un système pour s’assurer que la plateforme restait à jour et continuellement utilisée.
Conclusion
Le partenariat avec Powell a permis à cette entreprise leader du diagnostic médical de transformer avec succès son environnement de travail numérique, répondant directement aux besoins des employés en matière d’accessibilité, d’informations adaptées et de collaboration simplifiée.
