Circet a rationalisé la collecte d’informations grâce à Powell Governance.

 Circet, un des principaux fournisseurs de services réseaux en Europe et en Afrique du Nord, génère plus de 2 milliards d’euros de chiffre d’affaires annuel. L’entreprise emploie plus de 15 000 personnes et a connu une croissance de 45 % sur la dernière année. Cette dynamique était déjà en cours avant le COVID-19, mais elle a été accélérée par l’explosion des besoins en bande passante liée au télétravail au printemps 2020.

Pour accompagner cette croissance, Circet a cherché à mieux connecter ses équipes terrain et de première ligne avec les experts métiers et la direction basés au siège. L’objectif : soutenir les employés de terrain et accélérer la remontée d’informations et de retours d’expérience directement du terrain. Toute l’entreprise y gagne.

Un projet pilote mené juste avant le début de la pandémie a démontré que Microsoft Teams était parfaitement adapté à cette tâche complexe. Mais le déploiement global de Teams n’avait pas encore été réalisé lorsque le télétravail est devenu indispensable au printemps 2020. Plus que jamais, l’entreprise avait besoin d’une solution numérique pour rassembler ses collaborateurs.

Face à l’urgence, Circet a décidé de s’appuyer sur Powell Software, membre du Microsoft Partner Network. « Si vous donnez un nouvel outil de productivité aux gens sans cadre clair, l’adoption peut poser problème », explique Matthieu Kermorvant, Expert Métier chez Circet. « On ne voulait pas de ça pour Teams, alors on a ajouté Powell Teams par-dessus pour garantir une meilleure gouvernance et une expérience utilisateur simplifiée. »

 Défis

• Standardiser les process à l’international.
• Connecter les équipes terrain aux bureaux centraux à cause de la croissance.
• Urgence d’une solution digitale avec le passage au télétravail.
• Risques d’adoption compliquée du nouveau logiciel par les utilisateurs.

 

Les objectifs

 

Powell Governance

Powell Governance est une solution axée sur l’expansion des options de gouvernance, de travail d’équipe et de contrôle disponibles dans Teams. Par exemple, elle utilise l’API Microsoft Graph pour permettre la création rapide et simple de modèles d’utilisateurs dans Teams. Ces modèles peuvent correspondre à plusieurs facteurs, y compris la position, le département et la région d’un employé. Après le déploiement de la solution, ces modèles sont devenus une priorité absolue chez Circet. En collaboration avec ses conseillers, Circet a initialement défini quatre modèles personnalisés pour ses employés : comptables, travailleurs de terrain, chefs de projets et de programmes, et personnel administratif. Ces modèles ont également été localisés, créant des canaux employés uniques pour chaque pays dans lequel Circet opère.

« Bien que les modèles Teams proposés par Powell soient prêts à l’emploi, ils peuvent aussi être davantage adaptés à nos besoins », déclare Matthieu Kermorvant. « C’est là que nous avons trouvé la plus grande utilité de la solution. La flexibilité et la marge de manœuvre pour notre propre créativité au sein de Powell Governance nous ont vraiment donné le contrôle nécessaire pour déployer Teams largement et rapidement. » Powell s’appuie fortement sur Microsoft Graph, qui fournit une passerelle vers les données et l’intelligence à travers l’écosystème Microsoft, pour créer ces avantages pour ses clients. Avec Microsoft Graph, Powell a créé des tableaux de bord spécifiques aux rôles et des pages intranet pour les employés de Circet.

Powell Governance exécute chaque service en utilisant plusieurs API Microsoft Graph pour les points de terminaison Teams. Cela inclut la collecte d’informations utilisateur telles que les équipes auxquelles ils appartiennent et la fourniture de canaux Teams basés sur des modèles définis par les administrateurs informatiques et autres parties prenantes. La solution utilise également les API Azure Active Directory pour gérer les identités et les droits uniques accordés aux utilisateurs individuels. Les API Outlook Calendar sont également utilisées pour lire la disponibilité des employés et organiser des réunions sociales pour eux dans le cadre d’un programme Virtual Coffee Machine conçu pour favoriser la conversation informelle entre les travailleurs à distance. Powell Governance utilise également l’API People & Insights pour suggérer des documents et des actualités pertinents aux connexions d’un employé donné.

Résultats & impact

Depuis la mise en place chez Circet à la mi-2020, environ la moitié des employés ont rejoint entre 20 et 30 canaux Teams. Beaucoup de ces canaux sont créés au démarrage de nouveaux projets et aident à coordonner leur réalisation jusqu’à leur aboutissement. Comme les projets dont un employé s’occupe fluctuent, l’organisation devient de plus en plus cruciale. C’est pourquoi les tableaux de bord créés par Powell Teams avec Microsoft Graph sont devenus des outils de productivité importants.

« Nos employés peuvent suivre leur environnement Teams global simplement depuis leurs tableaux de bord, » explique Matthieu Kermorvant. « Si un nouveau canal auquel ils appartiennent est créé, il apparaît aussi, leur rappelant visuellement leurs nouvelles responsabilités. » Circet a même automatisé le processus de création de ces nouveaux groupes, utilisant le connecteur Powell Teams pour Power Automate afin de créer les canaux et prévenir les parties prenantes.

Les mêmes fonctionnalités deviendront bientôt standard pour les nouvelles recrues. Circet inscrira automatiquement les nouveaux employés dans un canal Teams dédié construit à partir d’un modèle Powell Teams, donnant accès à la documentation d’intégration dans OneNote, à l’intranet SharePoint de l’organisation et à un compte Microsoft Planner qui détaille leurs prochaines étapes. « Nous avons utilisé Teams et son intégration avec le reste de Microsoft 365 pour recréer la structure que les employés, anciens comme nouveaux, avaient dans leur environnement de bureau, » explique Matthieu Kermorvant. « C’est aussi un outil clé dans notre quête de standardisation à travers nos nombreux centres d’opérations internationaux. »

La standardisation et l’optimisation sont au cœur de la stratégie de croissance de Circet. Tandis que les sites plus anciens s’adaptent au télétravail, d’autres zones de service plus récentes doivent relever le double défi de faire monter en puissance leurs opérations tout en s’adaptant à leurs bureaux à domicile.

 

Quelles sont les prochaines étapes ?

Circet attribue son adaptation rapide au télétravail à l’adoption de Powell Teams et de la suite Microsoft 365 dans son ensemble. « Oui, nos collaborateurs ont dû basculer vers le travail à distance, mais dans ce processus, ils ont reçu un nouvel espace de travail digital, » explique Matthieu Kermorvant. « Nous avons déployé la solution très rapidement, en partie grâce à la structure et à la convivialité que Teams offre, surtout dans son rôle central au cœur de notre nouvel environnement de travail digital. »

Alors que les employés commencent à revenir au bureau traditionnel, Circet souhaite continuer à collaborer avec Powell Teams pour créer de nouvelles solutions adaptées au travail hybride. « Nous étudions une solution de réservation de bureaux qui affiche une carte indiquant quels bureaux sont réservés pour la journée et lesquels sont disponibles, » détaille Matthieu Kermorvant. « Ainsi, on peut réserver sa place à l’avance les jours où on est au bureau et voir à quel point le bureau sera occupé ce jour-là. » Cette fonctionnalité utilise Microsoft Graph, qui interroge une base de données de réservation de bureaux stockée dans SharePoint.

Que l’avenir du travail chez Circet soit un retour au bureau ou un modèle hybride, Matthieu Kermorvant est convaincu que les nouveaux outils digitaux et leur interopérabilité grâce à Microsoft Graph joueront un rôle clé dans leur écosystème tech. « Nous disposons désormais d’une solution capable d’accélérer et d’homogénéiser les échanges entre nos équipes autrefois dispersées, » conclut-il. « En plus de faciliter ces conversations, nous sommes aussi assurés que tous nos processus et données restent dans l’environnement hautement sécurisé qu’est Microsoft 365. »

Conclusion

En tirant parti de Microsoft Teams, renforcé par Powell Teams construit avec Microsoft Graph, Circet a su relever les défis liés à sa forte croissance et au passage brutal au télétravail. La solution a favorisé des relations de travail plus proches entre les différents sites et fonctions, permis la collecte et l’exploitation de données via des tableaux de bord adaptés aux rôles, et instauré un environnement digital plus unifié et standardisé. Cette adoption stratégique de l’écosystème Microsoft a non seulement soutenu leur besoin immédiat de collaboration à distance, mais aussi posé les bases pour des modèles de travail hybrides futurs et une optimisation continue des opérations.