Avant de vous lancer dans la démo de votre intranet, prenez un instant pour réfléchir à vos propres objectifs. Quel impact souhaitez-vous que ce nouvel intranet ait dans votre organisation ? Avez-vous des objectifs personnels que vous espérez accomplir grâce à ce projet ?
Communication & collaboration
Les équipes d’aujourd’hui attendent une plateforme de communication et de collaboration qui soit efficace, intuitive, et qui favorise un esprit d’équipe. Cet article vous propose des questions clés pour découvrir comment l’intranet peut non seulement résoudre vos défis quotidiens, mais aussi donner à vos équipes l’élan nécessaire pour se connecter et s’épanouir pleinement.
Nous aborderons des fonctionnalités de gestion des rôles, l’intégration de la communication interne et externe, et des solutions pour lutter contre la surcharge d’information. Vous découvrirez aussi comment la plateforme peut soutenir différents rythme de travail, à distance comme hybride, assurant ainsi une collaboration fluide, peu importe l’endroit où se trouvent vos équipes.
1. Rôles & responsabilités :
Est-il possible de définir des rôles clairs pour les correspondants locaux, les administrateurs et les contributeurs, avec des niveaux d’autorisation adaptés pour la création, la modification et l’approbation de contenu ?
2. Intégration interne & externe :
Est-ce que la plateforme nous permet d’intégrer facilement nos annonces internes avec les canaux de communication externes, comme les réseaux sociaux, pour une communication cohérente et dynamique ?
3. Gestion de la surcharge d’information :
Comment la plateforme organise-t-elle le contenu avec des options de tags, de filtrage et de recherche pour réduire la surcharge d’information ?
4. Accessibilité de l’information :
Les employés peuvent-ils facilement rechercher et trouver des informations pertinentes grâce à une recherche avancée ?
5. Objectifs de communication :
Est-ce que la plateforme met à disposition des outils pratiques comme des sondages, des analyses et un système de feedback pour nous aider à prioriser les objectifs de communication et mesurer leur impact ?
6. Travail à distance & hybride :
Comment la plateforme facilite-t-elle le travail à distance et hybride en proposant des fonctionnalités de communication en temps réel, de collaboration sur les documents, et des outils qui renforcent la cohésion de nos équipes ?
7. Cohérence de communication :
Peut-on intégrer nos politiques de communication et nos directives de marque au sein de la plateforme afin de garantir un message cohérent dans tous les départements ?
8. Support multilingue :
Est-ce que la plateforme propose des fonctionnalités intégrées ou des intégrations pour faciliter la traduction et la localisation du contenu, afin de soutenir nos équipes internationales ?
9. Gestion des contributeurs locaux :
Comment pouvons-nous donner aux contributeurs locaux les moyens de partager l’information efficacement, tout en maintenant un contrôle centralisé et une gouvernance exemplaire ?
10. Mesure de la communication :
La plateforme propose-t-elle des outils d’analyse et de reporting pour mesurer la portée, l’engagement et l’impact de nos communications internes ?
Engagement des collaborateurs & Culture
Des collaborateurs engagés, c’est la garantie d’une équipe performante. Dans cette section, nous allons plonger ensemble dans les questions qui vous aideront à voir comment votre intranet peut cultiver une véritable culture d’engagement. Nous explorerons des fonctionnalités qui s’adaptent à tous les styles et préférences de communication, favorisent l’inclusivité, et rendent l’intégration des nouveaux collaborateurs aussi fluide qu’un jeu d’enfant. Sans oublier les programmes de valorisation qui mettent le sourire aux lèvres.
Vous découvrirez également comment la plateforme peut répondre aux besoins uniques de vos collaborateurs et assurer une communication efficace entre tous les départements.
11. Engagement d’une équipe diversifiée :
Pouvons-nous répondre aux différents styles et préférences de communication grâce à des fonctionnalités comme du contenu vidéo, des sondages interactifs et des canaux de communication personnalisés, pour que chacun puisse s’exprimer à sa manière ?
12. Trouver vos collaborateurs facilement :
La plateforme permet-elle une recherche simple des employés et un accès à l’annuaire pour faciliter la collaboration et la communication au sein de l’entreprise ?
13. Booster la communication :
La plateforme va-t-elle améliorer la portée et l’efficacité de nos échanges en offrant des notifications ciblées, des flux de contenu personnalisés et des canaux dédiés aux départements et aux équipes ?
14. Inclusivité au travail :
Comment la plateforme peut-elle relever les défis de l’inclusivité ? Offre-t-elle des fonctionnalités d’accessibilité, un support multilingue et favorise-t-elle un environnement de communication respectueux pour tous ?
15. Engagement des collaborateurs de première ligne :
La plateforme prend-elle en compte les besoins de nos collaborateurs de première ligne en proposant un accès mobile prioritaire, une utilisation hors ligne et une consommation de contenu simplifiée ?
16. Aligner RH & communication :
La plateforme peut-elle s’intégrer avec nos systèmes RH pour simplifier l’intégration des nouveaux employés, les programmes de valorisation et nos initiatives de communication interne ?
17. Un engagement qui a du sens :
La plateforme offre-t-elle des fonctionnalités comme des sondages, des discussions et un système de gamification pour encourager l’interaction entre les collaborateurs et créer un environnement de travail positif et dynamique ?
Digital workplace & Intégration
Votre intranet devrait s’intégrer sans effort à votre écosystème digital existant. Dans cette section, nous nous concentrerons sur des questions qui vous aideront à évaluer comment la plateforme simplifie la gestion IT, s’intègre avec diverses applications métiers et enrichit votre utilisation de Microsoft Teams. Nous explorerons ensemble des fonctionnalités pour une transition d’intranet en douceur, des outils d’administration ludiques et un accès centralisé à toutes vos applications essentielles.
Astuce sympa : Il peut être judicieux d’inviter un membre de votre équipe IT à participer à la discussion pour tirer le meilleur parti de ces informations !
18. Amélioration de l’intranet :
Comment pouvons-nous effectuer la transition vers le nouvel intranet de manière fluide, en minimisant les perturbations pour nos équipes ?
19. Simplification de la gestion IT :
La plateforme propose-t-elle des outils d’administration Intuitifs et accessibles pour réduire la dépendance envers l’IT pour les tâches de base ?
20. Intégration des applications digitales :
La plateforme peut-elle s’intégrer avec différentes applications métiers (RH, ventes, marketing) pour offrir une expérience de digital workplace centralisée ?
21. Intégration avec Microsoft Teams :
Comment la plateforme peut-elle enrichir l’utilisation de Microsoft Teams et compléter ses fonctionnalités pour une collaboration sans friction ?
Téléchargez cette checklist pratique en PDF pour garder ces questions sous la main lors de vos démos fournisseurs d’intranet
Autres éléments à considérer
Avant votre démo, pensez à inclure ces points dans votre appel d’offres (RFP) intranet pour que l’éditeur réponde bien à vos besoins spécifiques :
- Cartographie des parties prenantes : Identifiez les acteurs clés qui utiliseront et soutiendront l’intranet.
- Exigences de l’intranet : Précisez les fonctionnalités essentielles identifiées via un sondage intranet.
- Approbation du budget intranet sécurisée.
En posant ces questions pertinentes lors de votre démo, vous obtiendrez une vision complète des capacités de la plateforme et de son alignement avec les objectifs de votre entreprise. Cela vous permettra de décider en toute confiance et de choisir la solution intranet idéale pour transformer votre digital workplace avec succès.
À retenir : Cette checklist est un point de départ. Adaptez ces questions à vos besoins spécifiques, et n’hésitez pas à demander des éclaircissements supplémentaires durant la démo. En étant bien préparé et en posant les bonnes questions, vous serez en bonne voie pour sélectionner la solution intranet parfaite pour votre entreprise !