La refonte de l’intranet expliquée
La refonte ou la reconstruction d’un intranet n’est pas seulement une mise à jour, c’est un renouvellement. C’est la transformation du principal centre de communication de votre entreprise en un Digital Workplace dynamique qui s’aligne avec votre vision stratégique. C’est l’endroit où la haute technologie rencontre la communication rationalisée, favorisant un environnement de collaboration, de productivité et d’innovation.
Les catalyseurs du changement
Pourquoi envisager une refonte ? Tenez compte de ces éléments lors de l’élaboration d’une analyse de rentabilité :
- Amplification de la productivité : Un intranet robuste élimine les silos d’information, réduisant le temps que les employés consacrent à la recherche d’informations, accélérant ainsi les processus de prise de décision et stimulant la productivité.
- Symbiose technologique : Votre intranet doit évoluer en même temps que la technologie. Adoptez des avancées telles que l’IA pour maintenir votre environnement digital à la pointe de l’innovation.
- Paradigme de l’expérience utilisateur : L’insatisfaction des utilisateurs peut être un adversaire silencieux de la productivité et de l’adoption. Un intranet intuitif et facile à utiliser est la solution à la déception digitale. Une meilleure façon de cibler, d’informer et d’engager les employés avec des informations dans une approche multi-canal favorise une meilleure expérience sur le lieu de travail.
- Une sécurité renforcée : Une refonte est une passerelle vers des protocoles de sécurité avancés, qui protègent les atouts digitaux de votre entreprise.
- Intégration robuste : Rationalisez les flux de travail en intégrant votre intranet à d’autres applications d’entreprise telles que Microsoft 365, renforçant ainsi la cohésion entre les départements et les équipes globales.
La feuille de route de la refonte
La refonte d’un intranet peut s’avérer difficile. Voici quelques étapes utiles pour vous guider :
Étape 1 : Évaluation du système
Commencez par une introspection sur les performances de votre intranet actuel. Exploitez les analyses et les retours d’information pour évaluer les modes d’utilisation et la satisfaction des utilisateurs. Qu’est-ce que vos employés apprécient dans votre intranet et qu’est-ce qui ne va pas ? Cette étape consiste à renforcer les points forts, à identifier les faiblesses et à reconnaître les possibilités de changement.
Conseil de pro : comparez votre intranet aux meilleures pratiques de l’industrie pour évaluer où vous en êtes et où vous pourriez aller. Réfléchissez au déploiement, à la sécurité et à l’infrastructure de votre intranet. Serait-il préférable de l’héberger dans un environnement sécurisé existant où vos employés travaillent déjà, comme Microsoft 365 ? Ou préférez-vous maintenir une solution hébergée à l’extérieur, ce qui pourrait impliquer des efforts significatifs de migration de contenu et de duplication ?
Étape 2 : Recueillir des informations sur le terrain
Le retour d’information des utilisateurs et des services est inestimable. Déployez des enquêtes, menez des entretiens et engagez le dialogue avec ceux qui naviguent quotidiennement dans vos couloirs digitaux. Leurs idées seront la clé de voûte d’une refonte centrée sur l’utilisateur.
Conseil de pro : Utilisez divers canaux pour recueillir des commentaires afin de vous assurer qu’aucune voix n’est ignorée. Cette démarche est essentielle pour établir un dossier commercial et recueillir les exigences et les objectifs de votre nouvel intranet. L’adage “si vous le construisez, ils viendront” ne s’applique pas aux intranets réussis.
Étape 3 : Définir les objectifs de la refonte de l’intranet
Sur la base du retour d’information de l’organisation, élaborez vos objectifs de refonte. Respectez le modèle SMART et veillez à ce qu’ils correspondent aux aspirations générales de votre organisation.
Conseil de pro : Impliquez les parties prenantes de différents services afin d’aligner les fonctionnalités de l’intranet sur les multiples besoins de l’entreprise. La mise en place d’un comité de pilotage ou d’un certain nombre de personnes issues de différents services, tels que les communications, l’informatique, le marketing et les ressources humaines, facilite énormément ce processus.
Étape 4 : La mise en œuvre
Une fois votre feuille de route établie, il est temps de donner vie à votre vision. Développez, intégrez et renouvelez, en gardant l’expérience de l’utilisateur au cœur du processus. Employez un groupe de pilotage pour tester, affiner et perfectionner le nouvel intranet avant un lancement à grande échelle.
Conseil de pro : Planifiez des contrôles réguliers avec votre groupe de pilotage afin de maintenir l’alignement et d’apporter les ajustements nécessaires. Faites appel à des experts du secteur qui ont l’habitude de travailler avec la technologie choisie, mais aussi de repenser et de construire des intranets. Ce n’est pas parce qu’une organisation a l’habitude de travailler avec un fournisseur d’intranet que la mise en œuvre et le lancement de l’intranet seront couronnés de succès.
Évolution continue après le lancement : N’oubliez pas que le lancement n’est qu’un début. Maintenez une approche itérative, en affinant et en améliorant l’intranet en fonction des retours d’information et des avancées technologiques. Il n’est pas nécessaire d’atteindre tous les objectifs de l’entreprise en une seule fois. De nombreuses organisations évoluent continuellement et ajoutent de nouvelles fonctionnalités à leur intranet afin de le garder intéressant pour leurs employés.
Le résultat : Un intranet valorisant
Une refonte bien orchestrée de l’intranet peut catapulter votre entreprise vers un avenir où la productivité monte en flèche, où la communication se fait sans effort et où l’engagement est le statu quo. En choisissant une plateforme intranet flexible et tournée vers l’avenir, comme Powell Intranet, vous investissez dans un environnement digital aussi ambitieux que vos objectifs commerciaux.
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