Qu’est-ce que la digitalisation des processus métiers collaboratifs ?
La digitalisation des processus métiers collaboratifs va au-delà de la simple notion d’applications métier. Pour rendre les processus efficaces, il faut les comprendre et les analyser.
Comprendre les processus d’entreprise :
Les processus métiers sont constitués de la somme des activités de chaque service et des employés qui les exécutent. Ces processus forment des séquences d’actions qui peuvent être complexes et parfois inefficaces.
Ce n’est qu’en cartographiant et en modélisant ces processus que nous pouvons les comprendre, les analyser et commencer à les rendre plus efficaces.
Tout d’abord, nous devons identifier les tâches, les étapes et les ressources qui composent ces processus. En les modélisant avec les managers, les utilisateurs et les départements informatique, on peut comprendre le fonctionnement du circuit d’exécution, les délais et identifier les connexions inutiles.
La transformation des processus.
La digitalisation de ces processus implique alors de transformer et d’optimiser l’exécution de tout ou partie des tâches avec des outils numériques plus efficaces que les méthodes de travail traditionnelles ne passant pas par ces outils.
Exemple d’un processus inefficace – Intégrer un nouvel employé à distance avec une brochure papier plutôt que de lui fournir un espace numérique où il peut accéder à toutes les informations, tous les contacts et tous les documents dont il a besoin.
Le rôle de la Digital Workplace dans l’évolution des processus
Les services cloud et les applications métiers ont énormément évolué pour aider à rationaliser les tâches. Par exemple, Microsoft 365 a aidé les entreprises à numériser les processus autour de la productivité et de la communication avec des outils tels que :
- SharePoint pour partager des documents et des informations au sein d’une équipe ou d’un service, en permettant l’accès et la coédition en temps réel.
- Microsoft Forms pour créer facilement des sondages et des enquêtes dont les résultats sont facilement lisibles et analysables.
- Microsoft Teams pour passer des méthodes de travail traditionnelles telles que l’email au chat et à des espaces d’équipe plus collaboratifs avec des applications et des automatismes.
- La PowerPlatform permet de relier les données stockées en ligne entre elles et de créer des ponts intelligents directement dans les applications que n’importe quel utilisateur peut créer en quelques minutes avec peu ou pas de code (par exemple, une application de suivi logistique).
- Microsoft Flow, qui permet l’automatisation de certaines tâches fastidieuses (par exemple, les approbations automatiques dans Teams)
- Microsoft Whiteboard offre des tableaux blancs numériques collaboratifs pour l’idéation, la cartographie de projets ou le brainstorming.
… Et bien d’autres outils riches en fonctionnalités.
Aujourd’hui, il existe tellement d’outils spécifiques que les utilisateurs se sentent souvent dépassés.
L’environnement de travail hybride – l’accélérateur de la transformation des processus.
Marquée par le Covid 19, 2020 a été une année singulière dans l’accélération des projets de transformation numérique qu’elle aura occasionnée.
Confrontées à une nouvelle organisation à distance, les entreprises ont rapidement pris conscience de l’importance de leur système d’information. Elles ont également remarqué le niveau de résilience, et de productivité que les outils et technologies numériques pouvaient leur offrir.
Depuis, l’environnement de travail hybride s’est installé pour devenir aujourd’hui la nouvelle norme.
“74% des entreprises prévoient de garder une partie de leurs employés en télétravail permanent” – Gartner.
Avec la généralisation du travail hybride, l’amélioration des méthodes de travail et des processus métiers est devenue une priorité pour la plupart des entreprises. Cela s’est d’abord traduit par une explosion de l’adoption de Microsoft Teams car avant de trouver un moyen d’améliorer les processus, il faut être équipé des bons outils et commencer à les utiliser.
Cependant, deux défis se posent :
- Les entreprises luttent contre la digitalisation des processus métier.
- Les employés ont des attentes élevées : rester connectés et productifs, avec le bon niveau d’interactions sociales et avec des processus métier adaptés à leur rôle.
Parallèlement au passage au travail hybride, la migration de Skype vers Microsoft Teams a également eu un impact sur la l’accélération des projets de transformation numérique.
La fin de Skype Entreprise et l’avènement de Microsoft Teams
D’abord annoncé en 2020 par Microsoft, la fin de support de Skype Entreprise prenait fin le 31 juillet 2021 dernier, au profit de Microsoft Teams. Ce qui a poussé les entreprises à basculer rapidement de Skype à Teams.
Au-delà de reprendre les fonctionnalités de Skype Entreprise et de les améliorer, Microsoft Teams offre également des espaces d’équipes riches en fonctionnalités pour créer des espaces collaboratifs pour les scénarios du quotidien. Cependant, l’adoption de ces espaces d’équipes peine à réellement décoller, car la création d’une équipe avancée et personnalisée avec les bons canaux, les bons onglets et les bonnes applications demande du temps et des connaissances.
Microsoft Teams et la digitalisation des processus métiers
Microsoft Teams offre la possibilité de numériser de nombreux scénarios collaboratifs. Prenons trois exemples d’activités quotidiennes pour illustrer le potentiel que Teams offre en matière de digitalisation :
- Ressources humaines – intégration et formation des nouveaux employés.
- Ventes – gestion des appels d’offres
- Marketing & communication – mise en place de programmes d’employés ambassadeurs.
Ces trois processus impliquent une collaboration qui peut se faire dans Microsoft Teams, à condition que vous ayez le temps de créer une équipe chaque fois que le processus doit être lancé.
Cela peut rapidement devenir chronophage. Il faut en moyenne 23 minutes à un utilisateur pour créer une équipe avancée et complètement prête à l’emploi.
Alors comment les entreprises peuvent-elles aider les utilisateurs en leur offrant une expérience de création d’équipe simplifiée qui optimise les processus tout en minimisant les erreurs et en sécurisant les bonnes pratiques ?
Powell Teams – l’application Teams pour une collaboration et une gouvernance simplifiée
Powell Teams aide les organisations à maximiser et optimiser l’utilisation de Microsoft Teams en permettant une expérience de collaboration à la fois sans effort et organisée pour les utilisateurs finaux, puis gérée et gouvernée pour les équipes informatiques.
Les modèles d’équipes préconçus permettent de digitaliser les processus sans devoir faire face aux problématiques d’adoption et aux freins liés au changement :
Les applications du quotidien, les canaux et les onglets sont préconfigurés pour permettre l’utilisation d’équipe prêts à être utilisées autour de cas d’usages bien définis.
Chacun de ces modèles d’équipes et leurs utilisations sont préalablement définis et régis par les équipes informatiques qui en choisissent la gouvernance afin de garantir le respect des meilleures pratiques à travers un parcours de création d’équipe guidé pour les utilisateurs.
Prenons l’exemple de MyBoatServices, une entreprise fictive de 7000 employés pour comprendre ce qu’elle peut gagner sur 3 ans avec Powell Teams :
Gains directs
- Avec Powell Teams, cette entreprise gagne 20 minutes par création d’équipe
- Considérons qu’elle est composée de 7 départements
- Chaque département a au moins un processus de travail impliquant la collaboration, comme l’accueil d’un nouvel employé pour les RH.
- Si une moyenne de 25 utilisateurs est impliquée dans ce processus, cette entreprise pourra économiser 6300 heures sur 3 ans.
Gains indirects
- Interactions sociales et collaboratives
- Communication plus fluide
- Réduction du temps de formation et d’intégration des nouveaux employés
- Communication transversale améliorée, transparence et limitation des silos
- Réduction du temps de recherche d’informations et des documents
- Plus de satisfaction numérique et d’adoption
- Décisions d’équipe plus rapides
- Réduction des pertes d’informations
- Réduction des risques de sécurité et garantie des bonnes pratiques
- Gestion simplifiée des équipes et de leur cycle de vie
