Wenn Ihr Unternehmen Office 365 nach dem 1. September 2019 in Betrieb genommen hat, müssen Sie nichts tun. Denn ab diesem Zeitpunkt hat Microsoft automatisch mit dem Onboarding neuer Office 365-Abonnenten zu Teams begonnen. Aber Unternehmen, die die Einführung von Teams aufgeschoben haben und Skype for Business schon seit mehreren Jahren nutzen (und in dieses Produkt investieren), haben jetzt eine Frist, um alles umzustellen.
Wenn Sie mit der Migration von Skype zu Teams beginnen, haben wir ein paar Tipps, damit der Prozess reibungslos abläuft. Aber lassen Sie uns zunächst einen Blick darauf werfen, warum der Wechsel von Skype zu Teams notwendig und vorteilhaft ist.
Warum Microsoft Skype for Business abschafft
Während es die Skype-Plattform bereits seit 2003 gibt, ist Skype for Business wesentlich jünger. Microsoft kaufte Skype im Jahr 2011. Allerdings dauerte es bis 2015, bis das Unternehmen Skype for Business als Ersatz für Microsoft Lync, das damals bestehende Tool für die Unternehmenskommunikation, herausbrachte. In der Praxis handelte es sich dabei lediglich um ein Rebranding; Nutzer mussten ihren Lync Server aktualisieren, damit die Änderung wirksam wurde. So waren keine Migrationen oder Hardware-Upgrades notwendig.
Aber nur zwei Jahre nach dem Start von Skype for Business hat Microsoft ein neues Tool angekündigt: Microsoft Teams. Es war von Anfang an klar, dass Microsoft Teams irgendwann Skype for Business ablösen würde. Dennoch existierten die beiden mehrere Jahre lang nebeneinander. Microsoft Teams fehlten anfangs einige der technischen Möglichkeiten von Skype for Business. Während letzteres seine eigenen einzigartigen Funktionen hatte, die die Zusammenarbeit und die Integration von Office 365 besser unterstützten.
Seit dem Start von Microsoft Teams im Jahr 2017 hat Microsoft seine Ressourcen darauf konzentriert, die Teams-Plattform zur vollen Leistungsfähigkeit auszubauen. Dabei migrierte sie nach und nach Funktionen von Skype zu Teams. Heute ist Teams der Goldstandard für die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz. Skype for Business ist jetzt überflüssig. Dabei spiegelt Microsofts Entscheidung, es abzuschaffen, das Bestreben wider, seine Unternehmenslösungen zu rationalisieren und Redundanzen zu beseitigen.
Vorteile des Wechsels von Skype for Business zu Teams
Im Laufe der Jahre hat Microsoft Teams zu einem integrierten Kommunikationstool ausgebaut, das einen allumfassenden Knotenpunkt für die Zusammenarbeit in Unternehmen bietet. Teams stellt jetzt Skype for Business in den Schatten und bietet eine lange Liste von Vorteilen. Diese erhalten sie auch durch die Migration von Skype zu Teams.
Besseres Nachrichtenformat
Zunächst schafft Microsoft Teams einen Rahmen für die organisierte Kommunikation mit Teams und Kanälen. Innerhalb Ihres Unternehmens können verschiedene Teams für Abteilungen, Bürostandorte, Projektmitglieder, Gremien und mehr erstellt werden. Dabei gibt es Teams-Kanäle, um Unterhaltungen weiter nach Themen oder Bedürfnissen zu trennen.
Verbesserte Videokonferenzen
Obwohl Skype über die meisten der grundlegenden Videokonferenzfunktionen von Teams verfügt, ist die Erfahrung in Teams wesentlich besser. An virtuellen Meetings können Gäste von außerhalb des Unternehmens teilnehmen. Außerdem können Meetings in der Cloud aufgezeichnet werden. Hinzu kommt, dass eine Vielzahl von Videoanpassungen wie Hintergrundunschärfe und Whiteboard-Maskierung verfügbar sind.
Office 365-Integration
Alles in allem ist der Hauptgrund für Unternehmen, sich für einen Wechsel von Skype for Business zu Teams zu begeistern, die native Integration in die Office 365-Suite. Teams macht es einfach, in Echtzeit an Dokumenten zusammenzuarbeiten, die in SharePoint gespeichert sind. Sie können Teams auch in Verbindung mit Apps wie Microsoft Planner und Outlook verwenden, um Zeit beim Wechsel zwischen den Fenstern zu sparen.
Integration von Drittanbieter-Apps
Neben der nativen Office 365-Integration kann Teams auch mit einer erstaunlichen Liste von Drittanbieter-Apps arbeiten, die nicht unter das Microsoft-Dach fallen. Dazu gehören Trello, Github, Asana, Salesforce und viele mehr.
Tipps für eine reibungslose Migration von Skype zu Teams
Wenn Ihre Organisation tief in Skype verwurzelt ist, müssen Sie bei der Umstellung taktvoll vorgehen. Hier erfahren Sie, wie Sie von Skype for Business zu Teams wechseln, ohne etwas (oder jemanden) zurückzulassen:
Geben Sie sich ausreichend Zeit
Erstens: Auch wenn Skype for Business erst im Juli 2021 veraltet sein wird, sollten Sie die Migration von Skype zu Teams nicht bis zur letzten Minute aufschieben. Wenn Sie dies jetzt lesen und noch nicht mit dem Umstellungsprozess begonnen haben, ist es an der Zeit, Treffen mit den wichtigsten Stakeholdern zu planen, um einen Plan für die Umstellung zu erstellen.
Erstellen eines Microsoft Teams Governance-Plans
Zweitens sollte Ihr Unternehmen vor der Umstellung auf Teams einen klaren Plan haben. Zum Beispiel von wo das Tool in Ihrem aktuellen Ökosystem zu finden sein wird. Außerdem sollten Sie wissen, wie die Mitarbeiter es nutzen sollen und wer für die Überwachung und Verwaltung der Plattform verantwortlich sein wird. Dieser Entwurf oder Governance-Plan ist der Schlüssel für die Festlegung organisatorischer Standards, die einen reibungslosen Ablauf vom ersten Tag an gewährleisten. Ohne diesen Plan kann die Microsoft Teams-Organisation Ihres Unternehmens schnell außer Kontrolle geraten. Das Tool kann unüberschaubar werden, was zu Verwirrung führt und dazu, dass die Benutzer nicht finden, was sie brauchen.
In unserem vollständigen Leitfaden zur Erstellung eines Microsoft Teams Governance-Plans finden Sie detaillierte Schritte.
Wählen Sie Ihre Upgrade-Reise
Microsoft hat eine Fülle von Dokumentationen veröffentlicht, um Unternehmen den Übergang von Skype zu Teams zu erleichtern. Ein Teil davon ist die Definition von zwei separaten Wegen, die Unternehmen beim Upgrade auf Teams einschlagen können. Diese sind:
- Methode der überlappenden Fähigkeiten (mit dem Modus Inseln)
- Methode “Fähigkeiten auswählen” (mit einem oder mehreren der Skype for Business-Modi)
Generell gilt: Wenn Sie die Einführung von Teams schrittweise angehen möchten, ist die Methode der überlappenden Funktionen die richtige Wahl. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, sowohl Skype for Business als auch Teams nebeneinander zu nutzen, während sie sich an die Verwendung von Teams gewöhnen. Jeder Mitarbeiter muss jederzeit sowohl Skype als auch Teams laufen lassen, da die Kommunikation über beide Clients erfolgen kann. Sobald das Unternehmen bereit ist, den Übergang abzuschließen, kann der Systemadministrator den Modus “TeamsOnly” aktivieren, um Skype vollständig auslaufen zu lassen.
Auf der anderen Seite gibt die Methode “Select Capabilities” der IT-Abteilung mehr Kontrolle über die zeitliche Abfolge der Migration von Skype zu Teams. Einzelne Funktionalitäten können nach und nach in den TeamsOnly-Modus verschoben werden. Dies schafft durch einen vorhersehbaren, kommunizierten Zeitplan weniger Verwirrung für die Mitarbeiter. Der Nachteil ist natürlich, dass diese Methode mehr Hands-on-Arbeit durch IT-Administratoren erfordert.
Keine der beiden Upgrade-Methoden ist unbedingt besser als die andere. Letzten Endes geht es nur darum, zu entscheiden, welche Methode besser zu den Fähigkeiten und der Kultur Ihres Unternehmens passt.
Den Prozess menschenzentriert gestalten
Die Einführung neuer Technologien am Arbeitsplatz erfordert viel mehr als nur den Austausch von Werkzeugen und Prozessen. Sie erfordert auch eine Änderung der Mentalität der Mitarbeiter. Um erfolgreich von Skype auf Teams umzusteigen, sollten Sie einen Change-Management-Plan befolgen. Dieser sollte die menschlichen Auswirkungen der Veränderung in den Vordergrund stellen. Die Kommunikation um dir Notwendigkeit der Veränderung ist eine wichtige Aufgabe. Hinzu kommt ein Schulungsangebot und ein Unterstützungsangebot. Außerdem muss auf Feedback reagiert werden. Dies sind alles Möglichkeiten, um das Unternehmen hinter Ihrem Ziel zu vereinen und einen größeren Erfolg zu generieren.
Verwenden Sie ein Automatisierungswerkzeug
Wir haben beschrieben, wie Sie selbst von Skype for Business zu Teams wechseln können. Es gibt jedoch Tools, die den Prozess automatisieren können, wodurch sowohl der Zeit- als auch der Kostenaufwand für den Übergang reduziert wird. Zum Beispiel sehen Benutzer von Powell Teams eine durchschnittlich 75 % schnellere Adoptionszeit. Die Plattform bietet auch eine bessere Organisation, Verwaltung und Steuerung der Microsoft Teams-Umgebung Ihres Unternehmens. Dies gelingt mit Vorlagen, einem intelligenten Dashboard, Berichten und mehr.
Powell Teams ist in der Lage, Migrationen von Skype for Business zu Teams nahtlos durchzuführen. Kontaktieren Sie uns, um eine Demo zu planen und zu sehen, wie der Onboarding-Prozess aussieht.
