In den letzten Jahren hat sich Microsoft Teams als Tool zu einem integralen Hub vieler digitaler Arbeitsplätze entwickelt. Teams ermöglicht es den Mitarbeitern, von einem zentralen Ort aus zu kommunizieren, Dokumente auszutauschen und Ideen gemeinsam zu bearbeiten. Das sind alles Kernfunktionen eines Unternehmensintranets. Dies hat einige Unternehmen zu der Frage veranlasst, ob der Einsatz von Microsoft Teams eine mögliche Lösung für digitale Arbeitsplätze der neuen Generation ist.
Wir sehen, woher die Idee kommen könnte, Microsoft Teams als Intranet-Ersatz einzusetzen. Aber können Microsoft Teams wirklich an die Stelle Ihres Intranets treten? Lassen Sie uns einen Blick auf die Rollen von Microsoft Teams und das Unternehmensintranet werfen, um es herauszufinden.
Microsoft Teams als Intranet: Das neue Unternehmensportal?
Microsoft-Teams hat viele der Kernfunktionen eines Intranets. Das Microsoft Teams-Portal ist ein rationalisierter zentraler Hub, über welchen Benutzer auf Messaging, Konferenzen, die freigegebenen Dateien, Kalender und mehr zugreifen können. Durch die Integration von Anwendungen von Drittanbietern stehen noch weitere Funktionen direkt über Microsoft Teams zur Verfügung. Nun ist es leicht zu verstehen, warum sich Microsoft Teams wie ein Intranet anfühlen kann.
Nichtsdestotrotz fehlen Microsoft Teams viele wichtige Komponente eines erfolgreichen Intranets, welche unwahrscheinlich in absehbarer Zeit entwickelt werden. Man kann in Microsoft Teams keine Artikel veröffentlichen oder Blogs teilen. Außerdem ist es schwierig, wichtige Unternehmensnachrichten und -informationen über die Plattform zu kommunizieren. Als Administrator haben Sie auch deutlich weniger Kontrolle über die Erfahrungen der Endbenutzer mit Microsoft Teams als mit einem Intranetportal.
Das heißt aber nicht, dass Microsoft Teams keinen Platz in Ihrem Intranet hätte. Ideal wäre eine nahtlose Nutzererfahrung, die sowohl Microsoft Teams als auch Ihr Intranet in einen umfassenden, voll funktionsfähigen digitalen Arbeitsplatz integriert.
Eine bessere Lösung: Integration von Microsoft Teams in Ihr Intranet
Wenn die Verwendung von Microsoft Teams als Intranet keine passende Option ist, was sind dann die Vorteile der Integration beider Technologien in eine Lösung? Wir haben festgestellt, dass Microsoft Teams bei bestimmungsgemäßem Einsatz eine komplementäre Technologie ist, die die Nutzung des Intranets in Ihrer Organisation optimieren kann.
Erhöhte Produktivität
Eine der Schlüsselrollen eines Unternehmensintranets ist die Verbesserung der Suche. Das Intranet soll Ihren Mitarbeitern dabei helfen, die richtigen Informationen in kurzer Zeit zu finden. Eine Office 365-Intranetlösung verwendet zu diesem Zweck SharePoint. Über SharePoint können Mitarbeiter von überall her auf Dokumente und Informationen zugreifen und effizient nach Inhalten suchen. Microsoft Teams verfügt nicht über die gleiche Funktionalität.
Durch die Integration von Microsoft Teams mit SharePoint erhalten Sie jedoch das Beste aus beiden Welten. Jedem Team in Teams wird eine eigene SharePoint-Website zugewiesen, auf der die über Teams gemeinsam genutzten Dokumente automatisch gespeichert und organisiert werden. Alle Dokumente sind in dem Tab “Dateien” des Kanals leicht zu finden, wo sie wiederum direkt in SharePoint geöffnet werden können.
Verbessertes Engagement
Das Unternehmensintranet ist ein effektiver Kommunikationskanal über die Firmen-Updates und Nachrichten zwischen der Unternehmensführung und den Mitarbeitern. Dem typischen Intranet fehlt jedoch die Kapazität für die Kommunikation in die entgegengesetzte Richtung – vom Endbenutzer zur Unternehmensführung. Diese Art von Feedback ist für das effektive Funktionieren einer Organisation unerlässlich. Mit der Integration von Microsoft Teams in das Intranet erhalten Ihre Mitarbeiter eine Plattform, über welche sie ihre Gedanken und Ideen ausdrücken können.
Microsoft Teams unterstützt ein besseres Engagement durch Gruppen- und Einzelkommunikation auch zwischen den Mitarbeitern. Neben der Zusammenarbeit an Dokumenten können die Mitarbeiter MS Teams nutzen, um Ideen zu besprechen, Fragen zu stellen und sich gegenseitig Feedback zu laufenden Projekten zu geben.
Markenpräsenz
Microsoft Teams mangelt es an der Anpassbarkeit eines Firmenintranets, einschließlich der Schaffung eines Markenerlebnisses für Benutzer. Der Zugriff auf ein Intranetportal sollte sich wie der Besuch eines virtuellen Standorts Ihres Firmensitzes anfühlen. Ihre Mitarbeiter werden diese Erfahrung nicht durch die Verwendung von Microsoft Teams als eigenständiger Intranet-Ersatz erhalten.
Außerdem können Sie durch die Verwendung von Microsoft Teams als Intranet keine angepassten Erfahrungen für unterschiedliche Benutzergruppen erstellen. Ein Vertriebsteam sollte zum Beispiel im täglichen Arbeitsablaufs auf andere Informationen zugreifen können, als das Buchhaltungsteams . Mit einem Intranet können Sie verschiedene Standardansichten für diese Abteilungen auf der Grundlage ihrer individuellen Bedürfnisse festlegen.
Wie Sie Kosten sparen können, ohne Ihr Intranet wegzuwerfen
Das Intranet ist allgemein als ein hilfreiches Tool anerkannt, das die Gesamtausgaben Ihres Unternehmens durch die Rationalisierung von Prozessen und die Erhöhung der Effizienz sinkt. Die Kosten für die Wartung eines Intranets können jedoch für einige Organisationen immer noch ein potenzielles Hindernis darstellen. Unten finden Sie einige Methoden, diese Kosten zu senken.
Wählen Sie eine Out-of-the-Box Intranetlösung
Die weit verbreitete Einführung von Unternehmensintranets hat zu einer Reihe von Standard- oder Out-of-the-Box-Lösungen geführt. Diese können mit wenig bis gar keinem IT-Support implementiert werden. Diese digitalen Arbeitsplätze sind einfach einzurichten und mit relativ geringen Kosten zu verwalten. Powell Software bietet eine Reihe von Office 365-Intranetlösungen an, die mit anpassbaren Vorlagen geliefert werden. Microsoft Teams und Ihr Intranet werden dabei nahtlos integriert.
Das ultimative Ziel ist ein digitaler Arbeitsplatz
Können Sie Microsoft Teams als Intranet-Ersatz verwenden? Ja, wenn Sie ein sehr kleines Unternehmen mit nur wenigen Mitarbeitern sind. Wenn Ihr Unternehmen Microsoft Teams als Ersatz für das Intranet einsetz, werden Sie mit dem Unternehmenswachstum irgendwann über diese Lösung hinauswachsen und das Unternehmensintranet ab einem gewissen Punkt brauchen.
Mit der Kosteneffizienz moderner Cloud-basierter Intranetlösungen gibt es keinen Grund, warum Ihr Unternehmen nicht Microsoft Teams und ein Unternehmensintranet in einem nahtlosen digitalen Arbeitsplatz integrieren kann. Wenn Sie also einen Schritt voraus sein wollen, haben wir den richtigen Leitfaden für Sie.
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