Was ist SharePoint und wie funktioniert es als Intranet-Lösung?
SharePoint ist die Kollaborationsplattform von Microsoft. Sie ermöglicht es Unternehmen, ihre digitalen Inhalte in der Cloud oder vor Ort zu speichern, zu teilen und zu verwalten. SharePoint bietet ein sicheres, zentrales Repository für Dokumente, Videos, Webseiten und andere Formen von Daten. Es ermöglicht Benutzern die Zusammenarbeit über Teams, Abteilungen und sogar geografische Grenzen hinweg.
In den folgenden Abschnitten schauen wir uns die Funktionalität von SharePoint an, wie es als Intranet-Lösungen eingesetzt werden kann und welche Vorteile die Implementierung eines SharePoint-Intranets mit sich bringt.
Definition von SharePoint
SharePoint ist eine Cloud-Plattform von Microsoft, die Unternehmen Werkzeuge für Content Management, Zusammenarbeit und Kommunikation bietet. Sie ermöglicht es Teams, Dokumente und Inhalte zu verwalten, gemeinsam an Projekten zu arbeiten und sich über die neuesten Unternehmensnachrichten auf dem Laufenden zu halten. Die Plattform ermöglicht die Speicherung, Organisation, gemeinsame Nutzung und Verwaltung von Informationen innerhalb einer Organisation oder Gruppe. SharePoint kann als Intranet-Lösung eingesetzt werden, um den Benutzern einen benutzerfreundlichen Weg zu bieten, schnell auf Informationen zuzugreifen. Ein modernes Intranet ist die Antwort auf das Problem der Unternehmenskommunikation von Mitarbeitenden im Digital Workplace.
Funktionsweise von SharePoint als Intranet-Lösung
SharePoint funktioniert als Intranet-Lösung, indem es eine einfach zu bedienende Oberfläche mit der existierenden Intranet Plattform verbindet. Diese Oberfläche bietet den Benutzern eine Vielzahl von Funktionen, darunter personalisierte Inhalte, Navigationsfunktionen und die Integration von Unternehmensdiensten. Außerdem bietet es den Benutzern eine einfache Möglichkeit, auf Dokumente zuzugreifen, Projekte zu verwalten und mit Kollegen in Kontakt zu treten. SharePoint erleichtert den Administratoren auch die Verwaltung von Benutzerberechtigungen und die Kontrolle darüber, welche Inhalte für welche Benutzer zugänglich sind. Es umfasst auch Sicherheitsmaßnahmen, um sicherzustellen, dass die Inhalte nur für befugtes Personal zugänglich sind. In unserem Beitrag “Microsoft Teams erstellen und Verwalten: so richten Sie Teams erfolgreich ein” erfahren Sie alles Wissenswertes rund um dieses Thema.
Anwendungen von SharePoint als Intranet-Lösung
SharePoint kann für eine Vielzahl unterschiedlicher Anwendungen innerhalb einer Organisation, Behörde oder anderweitigen Intranet Projekten genutzt werden. Es umfasst auch Sicherheitsmaßnahmen, um sicherzustellen, dass die Inhalte nur für befugtes Personal zugänglich sind.
Einige der Anwendungen von SharePoint als Intranet-Lösung sind:
- Interne Kommunikation und Zusammenarbeit: SharePoint bietet eine einfache Möglichkeit für Teams, zu kommunizieren, zusammenzuarbeiten und sich über die neuesten Nachrichten zu informieren. Außerdem bietet es Tools für Projektmanagement, gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Aufgabenverfolgung.
- Datenspeicherung und Sicherheit: SharePoint kann für die sichere Speicherung von Daten in der Cloud oder vor Ort verwendet werden. Es umfasst Funktionen wie Berechtigungen auf Benutzerebene und Verschlüsselung zum Schutz sensibler Daten.
- Automatisierung von Aufgaben: SharePoint bietet Tools zur Automatisierung von Aufgaben wie Dokumentenerstellung, Benachrichtigungen und Genehmigungen. Dies kann dazu beitragen, den Zeitaufwand für manuelle Aufgaben zu verringern, so dass sich die Benutzer auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können.
Vorteile der Verwendung von SharePoint als Intranet-Lösung
Ein SharePoint Intranet bietet viele Vorteile für Unternehmen. Einige der wichtigsten sind:
- Kostensenkung – Eine existierende Softwarelösung spart zum Teil hohe Entwicklungskosten.
- Höhere Produktivität – Durch die Bereitstellung eines zentralen Informationsspeichers ist es für das Team einfacher, schnell auf die entsprechenden Daten und Dokumente zuzugreifen.
- Verbesserte Kommunikation – Die Möglichkeit, in Echtzeit an Projekten zusammenzuarbeiten, erhöht die Effizienz und verbessert die Kommunikation.
- Designanpassungen – SharePoint ist in hohem Maße anpassbar, so dass Unternehmen es auf ihre spezifischen Bedürfnisse zuschneiden können.
- Verbesserte Sicherheit – SharePoint enthält eine auf Berechtigungen basierende Zugriffskontrolle, die sicherstellt, dass nur autorisierte Mitarbeiter Zugriff haben.
- Bessere Skalierbarkeit – SharePoint kann skaliert werden, um den sich ändernden Anforderungen einer Organisation gerecht zu werden.
- Microsoft Teams – Microsoft Teams ist eine Plattform, die in SharePoint integriert ist und einen benutzerfreundlichen Arbeitsbereich für die Zusammenarbeit von Teams bietet.
- Von Microsoft – SharePoint ist Teil der Microsoft 365-Suite und macht es einfach, all Ihre Software von Microsoft wie das Office 365 an einem Ort zu erwerben und zu verwalten.
Wie verbessert SharePoint das Unternehmensintranet?
SharePoint bietet viele Vorteile, die es zu einer hervorragenden Lösung für erfolgreiche Intranet-Projekte machen. Durch die Verwendung von SharePoint können Unternehmen ein ansprechendes Intranet erstellen, das es den Mitarbeitern erleichtert, die benötigten Informationen zu finden und mit Kollegen in Kontakt zu bleiben. SharePoint bietet Administratoren auch die nötigen Tools, um Benutzerberechtigungen einfach zu verwalten und zu kontrollieren, welche Inhalte für Benutzer zugänglich sind. All diese Funktionen machen SharePoint zu einer guten Wahl für die Erstellung eines effektiven Unternehmens-Intranets. Erfahren Sie in unserem Beitrag “Teamrollen in Microsoft Teams einfach erklärt” welche Rollen es gibt und wie Sie diese am besten verteilen.
Verbesserung der Zusammenarbeit
SharePoint ermöglicht Arbeitsgruppen eine einfache Zusammenarbeit an Projekten in Echtzeit. Durch die Bereitstellung einer zentralen Plattform für die Zusammenarbeit erleichtert SharePoint es den Teammitgliedern, miteinander in Verbindung zu bleiben und sich über den Status der einzelnen Projekte zu informieren. Dies steigert die Produktivität durch die Beseitigung redundanter Aufgaben und verringert Verzögerungen aufgrund von Kommunikationsfehlern.
Verbesserung der Effizienz
SharePoint erleichtert auch die Rationalisierung von Prozessen und Verfahren. Durch die Speicherung von Dokumenten in einem zentralen Repository können Benutzer schnell auf die neuesten Versionen von Dokumenten zugreifen, ohne E-Mail-Anhänge durchsuchen oder mehrere Kopien auf ihren Festplatten aufbewahren zu müssen. Dadurch werden überflüssige Aufgaben vermieden und langfristig Zeit gespart.
Verbesserung der Sicherheit
SharePoint erleichtert auch die Rationalisierung von Prozessen und Verfahren. Durch die Speicherung von Dokumenten in einem zentralen Repository können Benutzer schnell auf die neuesten Versionen von Dokumenten zugreifen, ohne E-Mail-Anhänge durchsuchen oder mehrere Kopien auf ihren Festplatten aufbewahren zu müssen. Dadurch werden überflüssige Aufgaben vermieden und langfristig Zeit gespart
Verbesserung der Dokumentenverwaltung
SharePoint erleichtert die Verwaltung von Dokumenten, von der Erstellung und Bearbeitung bis zur Freigabe und Archivierung. Es bietet Versionskontroll-Funktionen, so dass die Benutzer bei Bedarf leicht auf frühere Versionen eines Dokuments zugreifen können. SharePoint enthält auch leistungsstarke Suchfunktionen, mit denen die Benutzer schnell die benötigten Dokumente finden können.
Verbesserung der Informationsverteilung
SharePoint bietet eine effektive Möglichkeit, Informationen schnell und einfach zu verbreiten. Mit den anpassbaren Webparts können Administratoren ansprechende Intranet-Seiten erstellen, die es den Benutzern leicht machen, die benötigten Informationen zu finden. Mit Hilfe von Benachrichtigungen können Administratoren die Benutzer über Änderungen und Aktualisierungen auf dem Laufenden halten. So kann sichergestellt werden, dass Key User auf dem neuesten Stand sind. Funktionen wie RSS-Feeds und Kalender machen es dem Anwender leicht, auf dem Laufenden zu bleiben.
Wie kann SharePoint als Intranet-Lösung im Unternehmen implementiert werden?
In diesem Abschnitt lernen wir, wie SharePoint als erfolgreiche Intranet-Lösung für Unternehmen implementiert werden kann. Wir behandeln Themen wie die Erstellung und den Start eines fehlerfreien SharePoint-Portals, die Einführung des Pilotprojekts, um eine erfolgreiche Benutzerakzeptanz zu gewährleisten, und andere bewährte Verfahren für den Start einer Intranet-Website. Darüber hinaus werden wir uns mit Möglichkeiten zur Steigerung der Erfolgskennzahlen befassen und eine Bestandsaufnahme der auf dem Weg gewonnenen Erkenntnisse vornehmen. Mit diesen Tipps im Hinterkopf sind Unternehmen gut gerüstet, um ihr neues Intranet-Projekt zum Erfolg zu führen.
Planung und Vorbereitung
Vor dem Start des Portals ist es wichtig, den erfolgreichen Start zu planen und vorzubereiten. Beginnen Sie mit der Erstellung eines Fahrplans mit den wichtigsten Meilensteinen, die vor der Freigabe der Website erreicht werden müssen. Überlegen Sie zum Beispiel, welche Funktionen oder Komponenten erforderlich sind, um die genannten Ziele zu erreichen. Es ist auch wichtig, alle Anforderungen zu ermitteln und zu dokumentieren, die für Ihre Unternehmenskultur spezifisch sind.
Sobald der Fahrplan steht, erstellen Sie einen Zeitplan mit den wichtigsten Aktivitäten und Terminen. Darin sollten Aufgaben wie die Entwicklung von Inhalten, die Einrichtung von Berechtigungen und Sicherheitseinstellungen, das Testen auf Fehler, die Schulung von Benutzern in der Verwendung des Portals und vieles mehr enthalten sein. Nachdem Sie die Erwartungen festgelegt haben, sammeln Sie die Anforderungen der Beteiligten und beginnen mit der Gestaltung der SharePoint Websites. Je nach Bedarf kann SharePoint viele verschiedene Funktionen bieten.
SharePoint bietet mehrere Komponenten, die Unternehmen dabei helfen können, ihre Anforderungen an das Intranet zu erfüllen. Zu diesen Komponenten gehören Webparts, wie z. B. Dateibibliotheken und Listenansichten, sowie Content-Management-Systeme (CMS), Suchfunktionen und Tools für die Zusammenarbeit. Darüber hinaus bietet SharePoint eine Reihe von benutzerdefinierten Entwicklungsoptionen, mit denen Unternehmen eine einzigartige, auf ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnittene Intranet-Lösungen erstellen können.
Beliebte Bausteine für eine SharePoint Seiten sind:
- Formulare: Erstellen Sie benutzerdefinierte Quizze, Umfragen, Fragebögen, Registrierungen und vieles mehr.
- Hubwebseiten: Verwalten Sie verwandte Websites und Teams zentral.
- Bibliotheken: Speichern Sie Dateien, Dokumente und andere digitale Inhalte in einer sicheren Umgebung.
- Nachrichten: Veröffentlichen Sie Nachrichten, Berichte, Status-Updates und mehr mit Grafiken und umfangreichen Formatierungen.
- Yammer: Verbinden Sie sich mit Personen über Projekte, Funktionen und Abteilungen hinweg, um die Kommunikation zu erleichtern.
- Streamen: Aktivieren Sie Live- und On-Demand-Meetings, Veranstaltungen und Schulungen.
Sobald die Komponenten und Funktionen der Website festgelegt wurden, ist es wichtig, Prototypen zu entwickeln, die getestet und verfeinert werden können. Durch das Prototyping können Organisationen ihre Ideen testen und Anpassungen vornehmen, bevor sie das Portal endgültig einführen.
Implementierung und Einrichtung
Sobald der Prototyp fertig ist, ist es an der Zeit, ein Pilotprogramm für das firmeneigene Intranet zu starten. Das Ziel des Pilotprojekts ist es, das Konzept zu testen und Feedback von den ersten Anwendern zu erhalten. Der Beta-Test kann dazu beitragen, Probleme vor einer größeren Einführung zu erkennen, was zu weniger Fehlern und einer schnelleren Akzeptanz durch die Benutzer führt.
Nach dem Start des Pilotprojekts sollten Unternehmen Maßnahmen ergreifen, um ihre neue Intranet-Lösung bekannt zu machen. Interne Marketingkampagnen sind eine gute Möglichkeit, das Bewusstsein für die Lösung zu schärfen und begeistern Sie Ihre Mitarbeiter für die neuen Funktionen.
Nach der Einführung des Intranets ist es außerdem wichtig, das Engagement und die Zufriedenheit der Benutzer zu überwachen, um sicherzustellen, dass die Website ihre Ziele erreicht. Ermutigen Sie die User, Feedback zu geben, um das Erlebnis für alle zu verbessern. Überprüfen Sie die Daten regelmäßig und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor.
Wartung und Unterstützung
Schließlich ist es wichtig, SharePoint-Intranets kontinuierlich zu warten und zu unterstützen. Dazu gehören regelmäßige System-Updates und Sicherheits-Patches sowie die Behebung von Benutzerproblemen. Unternehmen sollten auch Investitionen in Benutzerschulungen in Betracht ziehen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die ihnen zur Verfügung stehenden Funktionen in vollem Umfang nutzen. Mit der richtigen Wartung und Unterstützung können Organisationen den Wert ihres Intranets maximieren und sicherzustellen, dass es den geschäftlichen Anforderungen entspricht.
Erfolgsauswertung
Nach Abschluss des Intranet-Projekts ist es wichtig, deren Erfolg zu bewerten. Messen Sie das Engagement und die Zufriedenheit der Benutzer sowie Leistungskennzahlen wie Seitenaufrufe und Verweildauer auf der Website. Nutzen Sie diese Messungen, um Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln und Ihre Intranet-Lösung weiter zu verbessern. Mit sorgfältiger Planung, Vorbereitung und Durchführung können Firmen und Behörden sicherstellen, dass das SharePoint-Intranet ein voller Erfolg wird.
Die richtige Implementierung von SharePoint kann Unternehmen dabei helfen, das perfekte Unternehmensintranet zu schaffen. Indem sie diese Schritte befolgen, können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Lösung alle ihre Anforderungen erfüllt und die gewünschten Ergebnisse liefert. Mit dem richtigen Ansatz können Unternehmen das Beste aus ihrer SharePoint-Investition machen und digitale Inhalte in einer sicheren Umgebung ermöglichen. Durch die Nutzung der von SharePoint angebotenen Funktionen können Sie ein Intranet erstellen, das Ihre Anforderungen erfüllt und alle Erwartungen übertrifft. Wenn Unternehmen Zeit und Ressourcen in ihre Intranets investieren, können sie ihre Kapitalrendite maximieren und einen erfolgreichen digitalen Arbeitsplatz aufbauen.
Powell Intranet ist die optimale Intranetlösung als SharePoint-basiertes Intranet für Unternehmen, die eine umfassende und erfolgreiche Intranet-Lösung suchen. Mit leistungsstarken Funktionen und Anpassungsoptionen können Unternehmen die Plattform auf ihre spezifischen Bedürfnisse zuschneiden und ein sicheres, benutzerfreundliches und erfolgreiches Intranet erstellen. SharePoint Intranet bietet somit eine wertvolle Ressource für Unternehmen, die eine zuverlässige Intranet-Lösung suchen. Richtig implementiert, können SharePoint Intranets für jedes Unternehmen ein wertvoller Gewinn sein.
