Welche Administratorenrollen gibt es in Microsoft Teams?
Bevor es darum geht, Administratorenrechte zu ändern, gilt es, diese zu verstehen. Teams verfügt über mehrere verfügbare Administratorrollen mit unterschiedlichen Zugriffs- und Berechtigungsstufen. Diese können über die globalen Administratoren Ihren Benutzergruppen zugeordnet werden.
- Teams-Dienst-Administrator: Der Teams-Administrator ist Ihr primärer Administrator für Microsoft Teams. Er hat Zugriff auf Ihr gesamtes Teams-Administrationszentrum und verwaltet dieses, einschließlich Einstellungen, Richtlinien und Upgrades. Ihr Service Administrator sollte eine erfahrene Person sein, die mit Active Directory, Azure und dem Microsoft Communications Stack vertraut ist.
- Teams-Kommunikationsadministrator: Die Rolle des Microsoft Teams-Kommunikationsadministrators verwaltet Meeting-Funktionen und Richtlinien. Kommunikationsadministratoren können auch externe Personen sein, die Ihr internes Team ergänzen.
- Teams Geräteadministrator: Der Geräteadministrator ist eine unverzichtbare Rolle vor Ort, wenn Sie in mit Teams verbundene Konferenzraum-Hardware investiert haben. Kurz gesagt, der Microsoft Teams-Geräteadministrator verwaltet die Konfigurationen, Aktualisierungen und den Zustand der physischen Geräte. Daher ist ein Desktop-Support-Mitarbeiter, der mit der Hardware-Verwaltung vertraut ist, für diese Rolle am besten geeignet.
- Der Kommunikations-Support-Ingenieur: Er ist in erster Linie für die Überwachung und Behebung von Anrufproblemen zuständig. Diese Admin-Rolle hat Zugriff auf die Anrufanalyse, die Benutzerprofile, den Anrufverlauf und Statistiken enthält, sowie auf erweiterte Tools, die bei der Lösung von Problemen mit der Anrufqualität helfen. Dies ist eine Administratorrolle, die Sie jemandem aus Ihrem IT-Personal zuweisen können.
- Kommunikations-Support-Spezialist: Dieses Mitglied des Administratoren-Teams ist ebenfalls für die Überwachung und Behebung von Anrufproblemen zuständig, hat aber im Gegensatz zum Kommunikations-Support-Ingenieur keinen Zugriff auf erweiterte Tools. Meistens wird der Kommunikations-Support-Spezialist versuchen, das Problem zu lösen, bevor er es an den Kommunikations-Support-Techniker und/oder den Kommunikations-Administrator weiterleitet.
Wie vergibt man Administratorrechte in Microsoft Teams?
Sie müssen ein Administrator sein, um anderen Personen Administratorrechte zuzuweisen. Wenn Sie ein Administrator sind, ist die Zuweisung von Administratorrollen in Teams ein recht einfacher Prozess.
Hinzufügen von Administratoren über die Mitgliederverwaltung
Sie können Admin-Rollen nach Benutzern und deren Namen zuweisen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Wenn Sie bei Microsoft 365 angemeldet sind, navigieren Sie zum Admin Center.
- Wählen Sie in der Seitenleiste auf der linken Seite „Benutzer“ und dort „Aktive Benutzer“ aus.
- Wählen Sie die Person aus, der Sie eine Administratorrolle in Microsoft Teams zuweisen möchten.
- Wählen Sie in den erweiterten Benutzerinformationen die Option „Rollen verwalten“ und markieren Sie die Administratorrolle, die Sie dem Namen bzw. der Person zuweisen möchten. Wenn Sie sie nicht sehen, klicken Sie auf “Alle anzeigen”, um alle verfügbaren Administratorrollen in Microsoft Teams anzuzeigen.
- Vergewissern Sie sich, dass Sie auf “Änderungen speichern” klicken, bevor Sie das Fenster schließen.
Alternativ können Sie Admins auch nach Rolle zuweisen, was Ihnen ermöglicht, mehrere Benutzer gleichzeitig einer Admin-Rolle zuzuweisen. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
- Navigieren Sie, während Sie bei Microsoft 365 angemeldet sind, zum Admin Center.
- Wählen Sie in der Seitenleiste auf der linken Seite Rollenzuweisungen aus.
- Wählen Sie die Administratorrolle, der Sie einen neuen Benutzer zuweisen möchten.
- Wählen Sie „Zugewiesene Admins“ und klicken Sie auf „Hinzufügen“.
- Wählen Sie den/die Benutzer aus, dem/denen Sie diese Administratorrolle zuweisen möchten. Fügen Sie so viele Benutzer oder Benutzergruppen hinzu, wie Sie benötigen.
- Vergessen Sie nicht, vor dem Verlassen auf “Änderungen speichern” zu klicken.
Entziehen von Administratorrechten
Um Administratorenrechte zu entziehen, gehen Sie gleich vor.
- Navigieren Sie zum Admin Center.
- Wählen Sie in der Seitenleiste auf der linken Seite „Benutzer“ und dort „Aktive Benutzer“ aus.
- Wählen Sie die Person oder Personen aus, der Sie eine Administratorrolle in Microsoft Teams entziehen möchten.
- Wählen Sie in den erweiterten Benutzerinformationen die Option „Rollen verwalten“ und markieren Sie die zu entziehende Administratorrolle.
- Speichern Sie die Änderungen und schließen Sie das Fenster.
Welche Funktionen haben Administratoren in Microsoft Teams?
Die unterschiedlichen Funktionen der Administratoren in Microsoft Teams
Administratoren können den gesamten Workload von Teams verwalten, Probleme beheben und Befugnisse delegieren. Berechtigungen und unternehmensweite Regelungen zu definieren sind die Aufgaben der Teams Administratoren. Und natürlich sind sie auch erste Ansprechpartner bei Problemen.
Die Hauptaufgaben eines Teams-Administrators sind:
- Verwalten von Servern und Rechnern
- Administration von Benutzerrechten und Speichersystemen
- Pflege von Hard- und Software
- Sicherstellung von Backup- und Recovery-Lösungen
Zugriff auf die Mitgliederverwaltung
Die Administratoren in Microsoft Teams haben als einzige den vollumfänglichen Zugriff auf die Mitgliederverwaltung. Während Besitzer beim Erstellen eines Teams Mitglieder hinzufügen können, sorgen der oder die Admins für die Grundlage. Dank ihnen finden sich die Kontakte in der Mitgliederverwaltung. Gleichzeitig sind sie als einzige befugt, Kontakte zu entfernen.
Zugriff auf Einstellungen und Sicherheit
Administratoren in Microsoft Teams verwalten die Konfigurationen, Aktualisierungen und den Zustand der physischen Geräte. Noch stärker liegt der Fokus aber auf der Sicherheit der Softwarelandschaft. Eine Vielzahl an Schnittstellen macht Teams als zentrale Säule der Zusammenarbeit so effizient. Aber die Kehrseite der Medaille liegt in den damit verbundenen Sicherheitsrisiken. Jede Schnittstelle ist ein potenzieller Angriffspunkt. Die Sicherheitseinstellungen obliegen daher dem Admin. Sie finden die Einstellungsoptionen im Microsoft 365 Sicherheitscenter.
Wie sichert man die Administratorrechte in Microsoft Teams?
Die Erstellung eindeutiger Kennwörter für Ihre Administratorkonten ist ein wichtiger Schritt, um die Sicherheit Ihrer Systeme zu gewährleisten.
- Verwenden Sie für jedes Konto ein eindeutiges Kennwort. Wenn ein Eindringling ein Kennwort herausfindet, wird nur ein Konto kompromittiert.
- Verwenden Sie sichere Passwörter, die nicht durch Wörterbuchangriffe überwunden werden können.
- Ändern Sie regelmäßig Passwörter
Sie sollten auch ein Backup-Konto installieren, das nicht mit der Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) eingerichtet ist, damit Sie sich nicht versehentlich selbst aussperren (z. B., wenn Sie Ihr Telefon verlieren, das Sie als zweite Form der Verifizierung verwenden).
Einrichten von Zugriffs- und Datenschutzeinstellungen
Wie bei allen Softwareanwendungen obliegt die Sicherheit und Zugriffskontrolle von Teams dem Administrator. Die Aufgaben des Admins in Teams bestehen zum einen darin, die Integrität der Daten und Inhalte sicherzustellen. Das geht mittels Engineerings und Wartung entsprechender Sicherheitsvorkehrungen. Es gilt Schnittstellen zu überwachen und unsachgemäße Nutzung zu verhindern. Zum anderen geht es aber auch um den Schutz vor Datenverlust. Dazu zählt etwa die Implementierung eines passenden Backups.
Überwachen von Aktivitäten
Der Bericht über die Benutzeraktivitäten in Teams gibt einen Einblick in die Arten von Aktivitäten, die Benutzer in Ihrer Organisation in Teams durchführen. Sie können sehen, wie viele Benutzer ungeplant über Meetings (1:1 und Gruppenanrufe) kommunizieren. Und natürlich lassen sich auch Administratoren auf diese Weise tracken.
Microsoft Teams bietet auch eingeschränkte Überwachungsfunktionen, um die Massengenehmigung von Apps von Drittanbietern zu vermeiden, die Zugriff auf Benutzer- und Unternehmensdaten erfordern.
Was sind die besten Praktiken für die Verwaltung von Administratorrechten in Microsoft Teams?
Teams ist inzwischen fester Bestandteil der globalen Unternehmenslandschaft. Es gibt etablierte Anwendungsweisen und verschiedene Möglichkeiten, Funktionen zu nutzen. Daher hat sich inzwischen auch eine allgemeingültige Praktik zur Verwaltung von Administratorrechten in Microsoft Teams herauskristallisiert.
Limitierung der Anzahl der Administratoren
Hat man zu viele Administratoren, so kann die Effizienz und Wirksamkeit beeinträchtigt werden. Allerdings lassen sich die anfallenden Aufgaben kaum von einer Person erfüllen. Daher gilt es, die Verantwortung auf mehrere Schultern aufzuteilen.
Kleines Unternehmen
- Verfügen Sie über 2-4 globale Administratoren im Mandanten und begrenzen Sie die Verwendung von sekundären Administratorrollen.
Größere Organisationen
- Teilen Sie zusätzlich zu den 2-4 globalen Administratoren weitere IT-Administratoren in mehrere andere Administratorrollen auf.
- Achten Sie darauf, nur dann zu segmentieren, wenn es notwendig ist, da eine tiefe Segmentierung IT-Administratoren daran hindern kann, alle erforderlichen Aufgaben auszuführen.
Einrichtung von rollenbasierten Zugriffen
Um bei mehreren Administratoren Missverständnisse zu verhindern, bietet sich die Einrichtung von rollenbasierten Zugriffen an. Wenn nicht jeder Admin alle Änderungen durchführen kann, sondern für unterschiedliche Aufgaben individuell verantwortlich ist, wird Komplexität reduziert. Fehler lassen sich vermeiden. Gerade in größeren Organisationen mit einer Vielzahl an Microsoft Teams Administratoren empfiehlt sich diese Maßnahme.
