Flex Desk, de nieuwe widget voor hot desking

January 5th, 2021 by Yvonne Harris

Het kan ingewikkeld zijn om ervoor te zorgen dat uw medewerkers veilig kunnen terugkeren naar kantoor. Daarom heeft Powell Software hard gewerkt om onze klanten te ondersteunen die snel nieuwe arbeidsomstandigheden willen creëren die in overeenstemming zijn met de hygiënemaatregelen. Aan het begin van de pandemie hebben we een template voor crisiscommunicatie uitgebracht om bedrijven te helpen de communicatie in deze moeilijke periode soepel te laten verlopen. Ter voorbereiding op de opheffing van de lockdown-maatregelen heeft ons team nieuwe functionaliteiten gecreëerd om in te spelen op de veranderende behoeften van onze klanten. Om de overgang soepel te laten verlopen, kunnen al deze functies eenvoudig via Powell Manager worden verbonden met uw huidige intranetportaal.

 

Werkplekken delen op kantoor

Als gevolg van nieuwe hygiënemaatregelen wordt het systeem voor kantoororganisatie dat bekend staat als « hot desking » steeds populairder naarmate het personeel langzaam weer terugkeert naar kantoor. In plaats van één toegewezen werkplek te hebben, delen medewerkers een groep bureaus en reserveren ze elke dag hun plek. Om de veiligheid van medewerkers te garanderen, over een schone werkomgeving te beschikken en te voldoen aan sociale regelgeving, is hot desking voor veel organisaties een logische optie.

Toch kan het overschakelen naar hot desking een grote culturele verandering zijn. Het is belangrijk om het juiste beleid voor verandermanagement samen te stellen en de juiste technologie te selecteren voor uw bedrijfsbehoeften.

 

Ontdek Flex Desk

Flex Desk is een nieuwe Powell Intranet-widget waarmee medewerkers een werkplek in het bedrijfskantoor kunnen reserveren. Deze gratis tool voor het delen van werkplekken vergemakkelijkt de terugkeer van uw werknemers naar kantoor wanneer u overstapt van thuiswerken. Via een gedeeld kantoorsysteem helpt de tool bedrijven om het gebruik van werkplekken op een veilige en overzichtelijke manier te controleren en te optimaliseren. Het is eenvoudig te installeren en nu beschikbaar in Powell Manager!

 

Hot Desking managen

Flex Desk is een zeer eenvoudige tool voor het delen van werkplekken die gekoppeld is met het bedrijfsintranet. Het is ontzettend eenvoudig om te installeren en nu beschikbaar in Powell Manager. De tool is opgezet om beschikbare werkplekken duidelijk weer te geven met filters op datum, tijd en locatie, zoals verdieping of open ruimte.

Voor meer zichtbaarheid hebben we ook een reserveringsfunctie toegevoegd die de recente boekingen van een gebruiker weergeeft. Deze gepersonaliseerde functie is erg handig voor het management en het organiseren van medewerkers. Het overzichtelijke dashboard stelt een gebruiker in staat om snel te zien wat hij heeft gereserveerd, met een lijst van aanstaande werkplekreserveringen, annuleringsopties en tijdvakken wanneer ze niet van plan zijn op kantoor te zijn.

 

Gebruik van onze Software voor Werkplekreservering

Medewerkers kunnen eenvoudig hun werkplek reserveren door een paar stappen te volgen:

  1. Selecteer de reserveringsduur: selecteer een datum en tijd waarop u op kantoor bent en reserveer een werkplek. Uiteraard is de gebruiker beperkt tot data en tijden waarop het kantoor open en beschikbaar is.
  2. Selecteer werkpleklocatie: afhankelijk van het bedrijf kunnen gebruikers kiezen tussen op welke verdieping of in welke open ruimte ze een plek willen reserveren.
  3. Selecteer de specifieke werkplek: er verschijnt een plattegrond van de kantoorruimte met de beschikbare opties aan de hand van de geselecteerde filters. Gebruikers kunnen snel de beschikbare werkplekken zien, omdat de widget de beschikbaarheid duidelijk op kleur aangeeft. Beschikbare opties worden in kleur weergegeven, terwijl de reeds gereserveerde opties grijs worden weergegeven.

Hoe kan ik mijn werkplek reserveren op Flex Desk?

gemaakt. In Powell Manager is er een speciale sitesjabloon beschikbaar die u op elk moment kunt implementeren. Deze template is volledig aanpasbaar en u kunt uw eigen kaartontwerp kiezen en indien nodig meerdere tijdzones opnemen.

Dit model is ontworpen om kantoorruimtes te reserveren en om werkplekken te delen. Maar het kan worden gebruikt in verschillende reserveringscenario’s, zoals bijvoorbeeld het reserveren van parkeerplaatsen voor medewerkers.

Als u vragen of opmerkingen heeft over deze functie voor het delen van werkplekken, neem dan contact met ons op!

Abonneer u op de nieuwsbrief van Powell Software voor maandelijkse inzichten in de digitale werkplek, rechtstreeks in uw inbox