Hoe u de aanneming van Microsoft Teams kunt stimuleren bij thuiswerken

Thuiswerken is alleen mogelijk met de tussenkomst van technologieën zoals videoconferenties, live chats en virtuele samenwerkingstools zoals Microsoft Teams. Normaal gesproken hebben bedrijven de mogelijkheid gehad om werknemers op kantoor te leren hoe deze tools werken voordat ze overstapten naar thuiswerken. Maar de huidige situatie heeft ervoor gezorgd dat we ons allemaal snel hebben moeten aanpassen. Als uw teams bezig zijn met de ingebruikname van Microsoft Teams terwijl ze vanuit huis werken, zijn er een paar tips en hulpmiddelen die u kunt gebruiken om het proces te versnellen.

Microsoft Teams-gebruik en COVID-19:
hoe de pandemie er een onmisbaar hulpmiddel van maakte

Als uw team niet al thuiswerkte, is dat nu vanwege COVID-19 waarschijnlijk wel het geval. Meer dan 2,5 miljard personen over de hele wereld hebben te maken met een lockdown of worden gevraagd zo veel mogelijk thuis te blijven. Dit geldt voor het grootste deel van Europa, de Verenigde Staten en veel landen in Azië. Terwijl we ons aanpassen aan deze nieuwe normaal, zeggen experts dat de coronavirus-pandemie de manier waarop we werken voor altijd zal veranderen. Bedrijven zien nu rechtstreeks het bewijs van de voordelen van thuiswerken en van velen wordt verwacht dat ze de verschuiving naar werken op afstand zullen voortzetten lang nadat de crisis voorbij is.

Microsoft is één van de bedrijven waar de vraag naar hulpmiddelen voor extern werken enorm stijgt. Het bedrijf meldde in maart 2020 een stijging van 1000% in het aantal videogesprekken van Microsoft Teams, waarmee het een nieuw record vestigde van 2,7 miljard vergaderminuten wereldwijd op één dag.

Het gebruik van Microsoft Teams is tevens verschoven, bij bijna de helft van vergaderingen wordt nu video gebruikt, waar dit voorheen 21% was. Dit is een bewijs dat het fysiek kunnen zien van onze collega’s erg waardevol is, in plaats van slechts telefonisch met elkaar praten.

Optimaliseer uw strategie voor aanneming van Microsoft Teams voor een snellere implementatie

Omdat uw team al vanuit huis werkt, is tijd van essentieel belang als het gaat om de ingebruikname van Microsoft Teams in het hele bedrijf. Dus hoe zorgt u voor een soepele en snelle overgang zonder dat sommige medewerkers achterblijven? Onze waterdichte strategie omvat een paar stappen die zijn ontworpen om iedereen aan boord te krijgen.

Stel een uitleg op voor het hele bedrijf

De eerste stap naar een succesvolle implementatie van Microsoft Teams is het maken van een uitleg dat antwoord geeft op de ‘waarom’-vragen die uw team mogelijk heeft. Enkele voorbeelden zijn:

  • Waarom is deze nieuwe technologie nodig?
  • Waarom moet ik het opnemen in mijn dagelijkse workflow
  • Waarom is Microsoft Teams verkozen boven de alternatieven?
  • Zijn er voordelen voor mij?

Als u deze vragen beantwoordt, zal uw team gemotiveerd zijn om Teams te gaan gebruiken doordat iedereen een gedeeld doel heeft.

Geef een adequate Microsoft Teams-training

Een veel voorkomende belemmering voor de implementatie van nieuwe technologie is de frustratie en verwarring bij gebruikers. Werknemers kunnen Microsoft Teams niet efficiënt gebruiken als ze niet begrijpen hoe elke functie werkt. Uw implementatiestrategie voor Microsoft Teams moet genoeg tijd en middelen besteden aan training voor het gehele bedrijf.

Gelukkig is dit een onderdeel waarbij u hulp kunt krijgen. Microsoft heeft een speciale online bibliotheek met Microsoft Teams-trainingsvideo’s die uw werknemers overal doorheen begeleiden. Van aan de slag gaan tot het delen van bestanden en het bijwonen van virtuele vergaderingen. Het enige dat u hoeft te doen, is de link met uw team delen en een passende deadline opgeven om de training te voltooien.

Maar de Microsoft Teams-training zou daar niet moeten stoppen. Hoewel deze hulpmiddelen een geweldige bron zijn om de technische aspecten van Teams te leren kennen, moet uw bedrijf ook een beleid met betrekking tot het gebruik ervan opstellen en communiceren.

Uw Microsoft Teams-beheerplan kan een naamgevingsconventie voor teams en kanalen bevatten, een beleid voor het archiveren van inhoud en een besluit rondom de apps van derden die moeten worden geïntegreerd. Gebruik onze beheerhandleiding voor Microsoft Teams om dit interne beleid te definiëren.

Ondersteun medewerkers met minder digitale vaardigheid

Het is algemeen bekend dat niet alle medewerkers dezelfde technologische vaardigheden hebben. Hoewel sommige teamleden vanaf de eerste dag zullen uitblinken in het gebruik van Microsoft Teams, kunnen anderen lange tijd moeite hebben om het in hun dagelijkse workflow op te nemen.

We gebruiken de term digitale vaardigheid vaak om de verschillende vaardigheden van medewerkers om zich aan nieuwe technologieën aan te passen, te duiden. Volgens onderzoek voldoet minder dan één op de tien personen in het huidige personeelsbestand aan de criteria voor hoge digitale vaardigheid.

Wat u misschien verbaast, is dat de digitale vaardigheid niet aan een generatie gekoppeld is; millennials en oudere generaties kunnen beide over een hoge digitale vaardigheid beschikken. Dit maakt het voor managers moeilijker om te voorspellen en te identificeren welke personen mogelijk aanvullende ondersteuning nodig hebben tijdens het implementatieproces van Microsoft Teams.

Om de kloof te overbruggen die wordt veroorzaakt door digitale vaardigheid, moet u ervoor zorgen dat degenen aan de onderkant van de schaal toegang hebben tot adequate training en ondersteuning. Voor sommige bedrijven kan dit betekenen dat er een toegewijd technisch ondersteuningsteam is. Kleinere organisaties zouden er meer baat bij hebben om werknemers indien nodig toegang te bieden tot externe ondersteuning.

Houd er rekening mee dat digitale vaardigheid wordt bepaald door de bedrijfscultuur. Beloon en stimuleer medewerkers die manieren vinden om hun workflow te stroomlijnen met Microsoft Teams. U kunt ook overwegen om gemeenschappelijke virtuele activiteiten op te zetten, zoals happy hours, trivia-games of koffiepauzes om de implementatie van Microsoft Teams en het leren door middel van leuke evenementen te blijven stimuleren.

Overwin angsten en uitdagingen

De implementatie van Microsoft Teams is geen lineair proces. Het is normaal dat u onderweg tegenslagen en uitdagingen ervaart. Met interne communicatie kan dit worden overwonnen. Verzamel regelmatig feedback van managers en medewerkers en vraag wat werkt en wat moet worden verbeterd. Zorg ervoor dat u deze problemen snel aanpakt; dit zal het hele bedrijf laten zien dat de leiding naar hun zorgen luistert.

Maak gebruik van hulpmiddelen van derden

Hoewel Microsoft Teams op zichzelf een geweldige tool is, bieden de ingebouwde functies mogelijk niet alles wat uw bedrijf nodig heeft. Apps van derden kunnen het implementatieproces van Microsoft Teams ondersteunen en helpen het overgangsproces sneller en soepeler te laten verlopen. Hiervoor raden we Powell Teams aan, een app die de implementatie versnelt door de organisatie, het beheer en de besturing te verbeteren.

Pöwell Teams

Microsoft Teams aanneming met Powell Teams

Hoe faciliteert Powell Teams het verandermanagement van Microsoft Teams precies? Dit zijn slechts een paar hulpmiddelen waarvan u profiteert met deze app:

  • Gebruiksvriendelijke beheerderconsole die het Teams-beheer een fluitje van een cent maakt, zonder codering of technische kennis
  • Een slim gebruikersdashboard dat nieuws, recente activiteiten, belangrijke documenten en meer op één plek samenbrengt
  • Sjablonen waarmee u instellingen, kanalen en tabbladen vooraf kunt definiëren
  • Aangepaste rapportage om beter te begrijpen hoe uw organisatie Teams gebruikt
  • Aanbevelingen voor kunstmatige intelligentie die ervoor zorgen dat de juiste personen de juiste content zien
  • Organisatietools die naamgeving controleren en duplicaten voorkomen

In het licht van de huidige mondiale situatie biedt Powell Teams momenteel twee maanden gratis aan nieuwe abonnees die zich vóór 30 juni 2020 aanmelden. Het aanbod omvat een gratis begeleide virtuele workshop en assistentie van de klantenservice en het technische supportteam. Klik hier om van dit fantastische aanbod te profiteren.

2021-01-04T16:52:49+01:00januari 4th, 2021|