{"id":38915,"date":"2020-07-10T09:58:11","date_gmt":"2020-07-10T08:58:11","guid":{"rendered":"https:\/\/powell-software.com\/?p=38915"},"modified":"2023-03-13T11:03:54","modified_gmt":"2023-03-13T10:03:54","slug":"gestion-du-changement-microsoft-365","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/powell-software.com\/fr\/resources\/blog\/gestion-du-changement-microsoft-365\/","title":{"rendered":"Pourquoi la gestion du changement est cruciale pour l’adoption de Microsoft 365"},"content":{"rendered":"

L’une des caract\u00e9ristiques que nos clients appr\u00e9cient le plus dans les Digital Workplaces est leur facilit\u00e9 de mise en \u0153uvre. Un outil comme Powell Intranet<\/a><\/strong> peut m\u00eame r\u00e9duire de 75 % le temps de d\u00e9ploiement de votre portail sur Microsoft 365. Pourtant, de nombreuses entreprises ne tiennent pas compte du fait que l’adoption d’une Digital Workplace comporte \u00e0 la fois un aspect technologique et un aspect humain. La gestion du changement vous aidera \u00e0 \u00e9tablir les priorit\u00e9s de vos employ\u00e9s et \u00e0 augmenter le taux d’adoption au fur et \u00e0 mesure que vous d\u00e9ployez votre nouvelle technologie.<\/p>\n

Comment Microsoft 365 modifie-t-il les habitudes de travail ?<\/h2>\n

Lors de l’introduction de Microsoft 365, la direction de l’entreprise doit comprendre que les pratiques quotidiennes des employ\u00e9s vont changer – souvent de fa\u00e7on radicale. L’introduction d’une nouvelle technologie implique de demander aux employ\u00e9s de modifier les habitudes de travail qu’ils ont mis des ann\u00e9es \u00e0 d\u00e9velopper. Tout d’abord, examinons quelques moyens par lesquels Microsoft 365 pourrait modifier les habitudes quotidiennes de votre organisation.<\/p>\n

Nouveaux canaux de communication<\/h3>\n

Avec Microsoft 365, vos employ\u00e9s disposeront d’un tout nouvel ensemble de canaux de communication. En plus du courrier \u00e9lectronique, vous trouverez des outils de discussion par le biais de Microsoft Teams qui permettent la messagerie directe, les conversations de groupe et les appels vid\u00e9o. Cela peut sembler \u00eatre un excellent moyen pour toute l’organisation de communiquer plus efficacement – et c’est le cas. Mais si les employ\u00e9s ne sont pas habitu\u00e9s \u00e0 utiliser ces outils, ils risquent de ne plus savoir quand utiliser tel ou tel mode de communication. Certains peuvent ignorer compl\u00e8tement les nouveaux outils.<\/p>\n

Une gestion des documents remani\u00e9e<\/h3>\n

Microsoft 365 est \u00e9quip\u00e9 de SharePoint<\/a><\/strong>, un syst\u00e8me de gestion de documents en mode cloud con\u00e7u pour am\u00e9liorer la collaboration et aider les employ\u00e9s \u00e0 trouver plus efficacement les informations dont ils ont besoin. Cependant, le passage \u00e0 un syst\u00e8me de stockage de documents dans le Cloud implique in\u00e9vitablement une courbe d’apprentissage. Dans le cadre de la gestion du changement, l’informatique devra participer \u00e0 la formation des employ\u00e9s \u00e0 l’utilisation du nouvel intranet pour stocker, organiser et acc\u00e9der correctement \u00e0 leurs dossiers.<\/p>\n

Acc\u00e8s \u00e0 partir d’appareils portables<\/h3>\n

En plus des ordinateurs portables et de bureau, Microsoft 365 est \u00e9galement accessible \u00e0 partir d’appareils mobiles comme les smartphones et les tablettes. Votre entreprise peut d\u00e9cider de tirer parti de cette accessibilit\u00e9 en introduisant de nouveaux types d’appareils qui seront mis \u00e0 la disposition des employ\u00e9s. Pour ceux qui ont d\u00e9j\u00e0 des difficult\u00e9s avec certaines t\u00e2ches informatiques, la perspective de devoir se familiariser avec un nouvel appareil peut sembler \u00e9crasante. M\u00eame si vous d\u00e9cidez d’acheter des smartphones ou des tablettes pour les employ\u00e9s, rien ne garantit qu’ils d\u00e9cideront de les utiliser.<\/p>\n

Introduction du portail d’entreprise<\/h3>\n

Un portail d’entreprise est l’interface que les employ\u00e9s utilisent pour acc\u00e9der \u00e0 la Digital Workplace ou l’intranet. Les portails d’entreprise peuvent \u00eatre personnalis\u00e9s pour r\u00e9pondre aux besoins de votre entreprise, en affichant des types d’informations sp\u00e9cifiques et en permettant un acc\u00e8s rapide aux outils que vos employ\u00e9s utilisent le plus fr\u00e9quemment. N\u00e9anmoins, pour tirer profit de l’intranet, les employ\u00e9s doivent prendre l’initiative de visiter le portail d’entreprise dans le cadre de leur travail.<\/p>\n

De meilleures fonctionnalit\u00e9s d’automatisation<\/u><\/h3>\n

Vos employ\u00e9s ne le savent peut-\u00eatre m\u00eame pas, mais une grande partie de leurs t\u00e2ches quotidiennes pourrait \u00eatre automatis\u00e9e pour une meilleure efficacit\u00e9 et pour gagner du temps et se consacrer \u00e0 des t\u00e2ches plus importantes. Power Automate vous permet de cr\u00e9er des flux de travail sans code dans Microsoft Forms, SharePoint, Outlook, Planner et Teams. Toutefois, pour tirer parti de l’automatisation, il faut que les employ\u00e9s participent et collaborent \u00e0 l’identification des op\u00e9rations pouvant \u00eatre automatis\u00e9es et \u00e0 l’\u00e9laboration du workflow lui-m\u00eame.<\/p>\n

Changer les mentalit\u00e9s, pas seulement la technologie<\/h2>\n

Maintenant que nous avons vu comment l’introduction de Microsoft 365 peut perturber le travail quotidien, un th\u00e8me commun se d\u00e9gage clairement : si vous pouvez facilement pr\u00e9senter une nouvelle technologie \u00e0 vos employ\u00e9s, garantir son usage est un tout autre d\u00e9fi. C’est l\u00e0 que la gestion du changement entre en jeu. La gestion du changement consiste \u00e0 \u00e9laborer une strat\u00e9gie pour faire \u00e9voluer la mentalit\u00e9 des employ\u00e9s vers l’acceptation et l’adoption des nouvelles technologies. La simple introduction de Microsoft 365 en tant que nouvelle Digital Workplace est loin d’\u00eatre suffisante.<\/p>\n

Lors de la gestion du changement, vous constaterez probablement que certains employ\u00e9s sont plus r\u00e9ceptifs que d’autres aux nouveaux outils et usages num\u00e9riques. La capacit\u00e9 d’adaptation aux nouvelles technologies est souvent appel\u00e9e “dext\u00e9rit\u00e9 digitale”<\/a>. On estime que moins d’un employ\u00e9 sur dix fait preuve d’un niveau \u00e9lev\u00e9 de dext\u00e9rit\u00e9 num\u00e9rique. Mais bien qu’ils soient minoritaires, ces employ\u00e9s sont \u00e0 l’origine de la majorit\u00e9 des initiatives en mati\u00e8re de Digital Workplace. Vous constaterez que ces employ\u00e9s sont une ressource inestimable dans le cadre de la gestion du changement.<\/p>\n

Conseils pour la gestion du changement lors de l’adoption de Microsoft 365<\/h2>\n

Comment mettre en \u0153uvre une strat\u00e9gie de gestion du changement r\u00e9ussie lors de l’adoption de Microsoft 365 ? Suivez ces \u00e9tapes pour une meilleure gestion et une meilleure collaboration \u00e0 l’\u00e9chelle de l’entreprise.<\/p>\n

Commencer par l’\u00e9ducation et la compr\u00e9hension<\/h3>\n

Avant la mise en \u0153uvre de Microsoft 365, vos employ\u00e9s doivent se familiariser avec le concept de base de la plateforme et ce qu’elle peut faire. Cela peut se faire par le biais de supports de formation et d’une communication g\u00e9n\u00e9rale de la direction de la gestion du changement. Ce n’est qu’apr\u00e8s avoir compris les capacit\u00e9s et les limites de Microsoft 365 que les employ\u00e9s peuvent commencer \u00e0 r\u00e9fl\u00e9chir \u00e0 la mani\u00e8re dont la technologie pourrait \u00eatre appliqu\u00e9e \u00e0 leur r\u00f4le sp\u00e9cifique.<\/p>\n

G\u00e9n\u00e9rer un d\u00e9sir d’adoption<\/h3>\n

Une fois que les employ\u00e9s comprennent les capacit\u00e9s de Microsoft 365, il est temps de commencer \u00e0 parler de la fa\u00e7on dont ils pourraient utiliser la technologie pour am\u00e9liorer leur travail quotidien. Les ateliers sont un excellent cadre pour discuter des possibilit\u00e9s et recueillir des donn\u00e9es et des informations pr\u00e9cieuses. Demandez aux employ\u00e9s quels sont les probl\u00e8mes qu’ils rencontrent actuellement dans leurs activit\u00e9s quotidiennes, puis travaillez ensemble pour d\u00e9terminer comment Microsoft 365 peut aider \u00e0 r\u00e9soudre ces probl\u00e8mes.<\/p>\n

Il est essentiel d’encadrer les nouvelles technologies de cette mani\u00e8re car cela donne aux employ\u00e9s un “pourquoi” : une raison logique pour laquelle Microsoft 365 devrait \u00eatre adopt\u00e9. En suscitant le d\u00e9sir au sein de la population active, on augmentera le taux d’adoption et on r\u00e9duira le temps moyen d’acclimatation des employ\u00e9s.<\/p>\n

Fournir une formation et un soutien ad\u00e9quats<\/h3>\n

Une fois que vous avez \u00e9tabli de nouveaux flux de travail pour les employ\u00e9s apr\u00e8s l’adoption de Microsoft 365, il incombe \u00e0 la direction de l’entreprise de s’assurer qu’ils ont re\u00e7u une formation ad\u00e9quate pour apprendre \u00e0 ex\u00e9cuter ces flux de travail. Une formation inad\u00e9quate peut signifier que les employ\u00e9s prennent en fait plus de temps pour accomplir leurs t\u00e2ches, ce qui diminue l’efficacit\u00e9, ou qu’ils sont frustr\u00e9s et d\u00e9cident d’abandonner compl\u00e8tement la technologie.<\/p>\n

Un soutien continu est tout aussi important. Apr\u00e8s une formation initiale, les employ\u00e9s continueront \u00e0 avoir des questions tant que la technologie sera utilis\u00e9e. Assurez-vous de disposer d’une \u00e9quipe d\u00e9di\u00e9e pour fournir ce soutien. Il est tout aussi important de communiquer ces informations aux employ\u00e9s afin qu’ils sachent o\u00f9 s’adresser s’ils ont une question ou un probl\u00e8me.<\/p>\n

Continuer \u00e0 assurer le suivi et \u00e0 r\u00e9\u00e9valuer<\/h3>\n

Contrairement \u00e0 ce que l\u2019on pourrait penser, la gestion du changement n’est pas un processus lin\u00e9aire se terminant une fois que votre entreprise a adopt\u00e9 Microsoft 365 avec succ\u00e8s. Une gestion continue est une n\u00e9cessit\u00e9 pour le succ\u00e8s continu d’une Digital Workplace. \u00c0 mesure que les nouvelles technologies sont d\u00e9ploy\u00e9es et que de nouveaux employ\u00e9s rejoignent l’entreprise, vous devrez continuer \u00e0 fournir du mat\u00e9riel de formation et un soutien. En outre, vous devrez continuer \u00e0 \u00e9valuer le succ\u00e8s de votre initiative Digital Workplace pour voir quelles am\u00e9liorations peuvent \u00eatre apport\u00e9es.<\/p>\n

Gestion du changement avec un partenaire externe<\/h2>\n

G\u00e9rer l’adoption de Microsoft 365 en interne n’est pas toujours possible pour les entreprises qui n’ont pas n\u00e9cessairement les ressources ou l’expertise n\u00e9cessaires pour fournir un soutien continu ad\u00e9quat. Les solutions de Powell Software ont aid\u00e9 plus de 1 500 000 employ\u00e9s \u00e0 adopter Microsoft 365 avec succ\u00e8s.<\/p>\n

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