Aucune solution de gestion n’est parfaite. Cependant, certaines sont plus productives que d’autres. Les caract\u00e9ristiques moins que parfaites peuvent causer des probl\u00e8mes majeurs tels que la perte de documents et des probl\u00e8mes de s\u00e9curit\u00e9, ce qui peut \u00eatre assez co\u00fbteux pour une organisation.<\/p>\n
Cela \u00e9tant dit, cet article abordera deux questions principales : Pourquoi les entreprises ont-elles besoin d’une solution de gestion documentaire efficace<\/strong> ? SharePoint<\/a> peut-il \u00eatre utilis\u00e9 pour la gestion de documents ?<\/p>\n En bref, SharePoint peut \u00eatre utilis\u00e9 pour la gestion de documents. Si vous recherchez une meilleure fa\u00e7on de g\u00e9rer la documentation, Microsoft SharePoint<\/strong> pourrait bien \u00eatre la r\u00e9ponse. La gestion de documents n’est pas le seul avantage de SharePoint, mais c’est \u00e9galement un excellent moyen d’am\u00e9liorer la productivit\u00e9 et d’\u00e9tablir un outil de communication interne<\/a> fiable.<\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n La m\u00e9thode traditionnelle de gestion de documents implique d’avoir un emplacement central pour stocker des fichiers tangibles, des dossiers et des documents. En plus d’\u00eatre chronophage, la gestion traditionnelle des documents doit \u00eatre effectu\u00e9e par un \u00eatre humain, et elle occupe une quantit\u00e9 prohibitivement importante d’espace physique. Par cons\u00e9quent, la plupart des entreprises sont pass\u00e9es au num\u00e9rique ces derni\u00e8res ann\u00e9es pour \u00e9conomiser de l’espace et introduire l’automatisation dans leurs flux de travail.<\/p>\n De plus, avec l’augmentation substantielle de la documentation due \u00e0 des \u00e9l\u00e9ments tels que les protocoles li\u00e9s \u00e0 la COVID-19 (par exemple, les d\u00e9charges de responsabilit\u00e9 li\u00e9es \u00e0 la COVID), les exigences l\u00e9gales et les normes de l’industrie en constante \u00e9volution, il est d\u00e9sormais vital de mettre en place un syst\u00e8me de gestion<\/strong> efficace. Sur ce point, les logiciels de gestion de documents bas\u00e9s sur le cloud sont g\u00e9n\u00e9ralement la meilleure option pour une meilleure accessibilit\u00e9, s\u00e9curit\u00e9 et commodit\u00e9 globale.<\/p>\n Une solution impr\u00e9visible ou non v\u00e9rifi\u00e9e expose une entreprise \u00e0 des risques importants, il est donc important de se fier \u00e0 des facteurs autres que le co\u00fbt seul lors du choix d’un logiciel de documentation. Ce risque implique la possibilit\u00e9 que des cybercriminels interceptent des informations, que des documents soient perdus ou que la responsabilit\u00e9 p\u00e9nale\/civile soit engag\u00e9e en cas de non-respect des bonnes pratiques<\/strong>.<\/p>\n <\/p>\n La gestion de documents sur SharePoint<\/strong> permet aux utilisateurs de g\u00e9rer et de stocker divers ensembles de documents, notamment :<\/p>\n \u00b7\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Documents Word<\/p>\n \u00b7\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Feuilles de calcul Excel<\/p>\n \u00b7\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Pr\u00e9sentations PowerPoint<\/p>\n \u00b7\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Fichiers OneNote<\/p>\n Une fois que vous avez des documents SharePoint dans le syst\u00e8me, ils peuvent \u00eatre organis\u00e9s dans des dossiers \u00e0 partager dans des applications d’engagement client (par exemple, Dynamics 365 Sales et Dynamics 365 Marketing). L’int\u00e9gration de SharePoint avec ces applications permet de cr\u00e9er, t\u00e9l\u00e9charger, visualiser et supprimer des documents directement depuis les applications d’engagement. D’autres fonctionnalit\u00e9s incluent le suivi des documents, l’ajustement de leurs propri\u00e9t\u00e9s et la configuration de permissions sp\u00e9cifiques pour les utilisateurs externes.<\/p>\n De plus, SharePoint propose des biblioth\u00e8ques de documents qui permettent aux utilisateurs de partager des documents de mani\u00e8re fluide et s\u00e9curis\u00e9e au sein de l’\u00e9quipe. Avec SharePoint Online, une biblioth\u00e8que de documents peut \u00eatre consult\u00e9e depuis n’importe quel appareil \u00e0 tout moment de la journ\u00e9e, et le d\u00e9placement des fichiers dans la biblioth\u00e8que est facilit\u00e9 gr\u00e2ce \u00e0 la fonction de glisser-d\u00e9poser de Microsoft.<\/p>\n Pour rester inform\u00e9 de tout changement, SharePoint offre la possibilit\u00e9 d’activer des alertes lorsque des documents sont modifi\u00e9s, d\u00e9plac\u00e9s ou modifi\u00e9s. L’alerte peut concerner une liste, un dossier, un fichier ou un \u00e9l\u00e9ment de liste sp\u00e9cifique et sera envoy\u00e9e directement \u00e0 votre adresse e-mail.<\/p>\n L’une des fonctionnalit\u00e9s les plus attrayantes de l’utilisation d’un service bas\u00e9 sur le cloud tel que SharePoint est la possibilit\u00e9 d’automatiser les flux de travail et de collaborer avec les membres de l’\u00e9quipe. L’automatisation dans SharePoint est hautement adaptable, avec la possibilit\u00e9 d’automatiser la cr\u00e9ation de documents, le routage, les approbations, les signatures et les retours d’information. Plusieurs utilisateurs peuvent collaborer simultan\u00e9ment, et les modifications de chaque utilisateur sont automatiquement attribu\u00e9es \u00e0 une couleur sp\u00e9cifique. Ainsi, l’\u00e9quipe peut voir o\u00f9 des changements sont apport\u00e9s et par qui.<\/p>\n SharePoint peut \u00eatre int\u00e9gr\u00e9 \u00e0 n’importe quelle application existante de Microsoft, ouvrant ainsi des possibilit\u00e9s d’une meilleure collaboration. De plus, cette compatibilit\u00e9 est disponible sur plusieurs appareils, y compris les appareils mobiles, pour une plus grande commodit\u00e9. SharePoint est \u00e9galement hautement personnalisable, facilitant la modification (voire l’\u00e9limination) de certaines fonctionnalit\u00e9s pour mieux r\u00e9pondre aux besoins de votre entreprise.<\/p>\n SharePoint est tr\u00e8s fiable pour garantir la s\u00e9curit\u00e9 de vos donn\u00e9es. Les probl\u00e8mes de serveur sont rares, et SharePoint enregistre automatiquement diff\u00e9rentes versions de vos donn\u00e9es documentaires. Par exemple, vous pouvez revenir en arri\u00e8re et acc\u00e9der \u00e0 une version ant\u00e9rieure d’un document qui a depuis \u00e9t\u00e9 r\u00e9vis\u00e9. C’est une excellente solution si vous remarquez une erreur qui doit \u00eatre corrig\u00e9e. De plus, l’utilisation peut \u00eatre restreinte afin que vous puissiez choisir qui voit les documents qui pourraient \u00eatre confidentiels.<\/p>\n Avec des fonctionnalit\u00e9s telles que la validation des documents, les documents sont analys\u00e9s pour les erreurs de grammaire, les mots manquants ou les signatures manquantes. SharePoint corrigera automatiquement les erreurs apparentes ou les mettra en surbrillance pour que les utilisateurs les corrigent manuellement.<\/p>\n Si vous avez d\u00e9j\u00e0 un abonnement Microsoft Office 365, vous pouvez \u00e9conomiser de l’argent en utilisant SharePoint comme votre outil central de productivit\u00e9 des employ\u00e9s<\/a>, ce qui \u00e9limine le besoin d’acheter des applications suppl\u00e9mentaires.<\/p>\n De nombreuses organisations d\u00e9pendent encore des serveurs d’entreprise pour stocker des informations, rendant l’acc\u00e8s aux donn\u00e9es impossible sauf si vous \u00eates sur place. Avec SharePoint Online<\/a>, les informations peuvent \u00eatre consult\u00e9es n’importe o\u00f9 car les donn\u00e9es sont stock\u00e9es de mani\u00e8re s\u00e9curis\u00e9e dans le cloud. Lorsqu’il est bien organis\u00e9, une gestion appropri\u00e9e des documents peut aider \u00e0 \u00e9viter la surcharge d’informations<\/a>.<\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n Bien que SharePoint soit certainement une excellente option pour la gestion des documents, il propose \u00e9galement plusieurs autres types de contenus personnalis\u00e9s<\/strong>. Cela comprend la possibilit\u00e9 de cr\u00e9er des sites web et de g\u00e9rer des projets (par exemple, la planification de projet, les \u00e9ch\u00e9anciers et la visualisation de l’\u00e9tat des t\u00e2ches). Ces types de contenus, comme les pages intranet, peuvent \u00eatre cr\u00e9\u00e9s et personnalis\u00e9s sans avoir besoin de savoir coder. Dans l’ensemble, SharePoint dispose de toutes les fonctionnalit\u00e9s dont vous pourriez avoir besoin dans un syst\u00e8me de gestion de contenu<\/a> ou un intranet CMS<\/a> .<\/p>\n La gestion des documents ne doit pas \u00eatre source de stress. Le stockage physique de documents peut peser sur les ressources d’une entreprise, mais de nos jours, passer au num\u00e9rique est une excellente alternative. Cela offre une meilleure accessibilit\u00e9, s\u00e9curit\u00e9 et commodit\u00e9 pour donner \u00e0 votre entreprise l’agilit\u00e9 dont elle a besoin au 21\u00e8me si\u00e8cle.<\/p>\n Pour gagner du temps et maximiser l’engagement des employ\u00e9s, envisagez d’utiliser une solution tierce<\/strong>, telle que Powell Intranet<\/a>, pour transformer SharePoint en une solution intranet compl\u00e8te<\/a> et non seulement un syst\u00e8me de gestion de documents. Powell Software est un partenaire Microsoft ax\u00e9 sur l’am\u00e9lioration de la performance des employ\u00e9s en transformant votre espace de travail Microsoft 365.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"Pourquoi les entreprises ont-elles besoin d’un syst\u00e8me de gestion de documents ?<\/h2>\n
Qu’est-ce que la gestion de documents SharePoint ?<\/h2>\n
Les avantages de la gestion de documents SharePoint<\/h3>\n
Automatisation et Collaboration<\/h4>\n
Polyvalence<\/h4>\n
S\u00e9curit\u00e9<\/h4>\n
R\u00e9duction des erreurs<\/h4>\n
R\u00e9duction des co\u00fbts<\/h4>\n
Accessibilit\u00e9<\/h4>\n
Autres fonctionnalit\u00e9s de SharePoint<\/h2>\n