{"id":106238,"date":"2023-03-23T12:03:01","date_gmt":"2023-03-23T11:03:01","guid":{"rendered":"https:\/\/powell-software.com\/resources\/non-classifiee\/how-to-move-from-emails-to-microsoft-teams-for-more-efficient-team-communication\/"},"modified":"2023-03-31T10:07:00","modified_gmt":"2023-03-31T09:07:00","slug":"comment-passer-des-emails-a-microsoft-teams-pour-communication-efficace","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/powell-software.com\/fr\/resources\/blog\/comment-passer-des-emails-a-microsoft-teams-pour-communication-efficace\/","title":{"rendered":"Digital Transformation versus Modernization : Comment passer des emails \u00e0 Microsoft Teams pour une communication plus efficace en \u00e9quipe"},"content":{"rendered":"

Transformation Digitale ou Modernisation des outils<\/span> de Co<\/span>llaboration<\/span><\/span> ?<\/span><\/strong><\/h2>\n

La transformation digitale des entreprises a pris un nouvel essor depuis 2020 avec la g\u00e9n\u00e9ralisation du travail \u00e0 distance. La digital workplace et ses solutions de communication et de collaboration sont au c\u0153ur de cette transformation. Dans cet article, nous allons mettre en avant la diff\u00e9rence entre la simple modernisation des outils et une r\u00e9elle transformation digitale. Nous allons prendre l’exemple de la transition du tout email \u00e0 Microsoft Teams pour communiquer autour des projets en entreprise.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

La transformation digitale consiste \u00e0 utiliser les outils num\u00e9riques pour am\u00e9liorer la productivit\u00e9 des collaborateurs ou les relations avec les clients et les partenaires. Cela implique de cr\u00e9er plus de valeur ajout\u00e9e et de r\u00e9aliser plus efficacement les processus au sein de l’entreprise. Il est important de souligner qu’il existe une diff\u00e9rence significative entre la simple modernisation des outils utilis\u00e9s et une v\u00e9ritable transformation des processus. Cette derni\u00e8re n\u00e9cessite un accompagnement au changement plus profond et collaboratif. <\/span>Etat de l’art de la transformation interne des organisations<\/span><\/a> de la soci\u00e9t\u00e9 de conseil Lecko d\u00e9taille parfaitement ces diff\u00e9rences<\/span>.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

De l\u2019email \u00e0 Microsoft Teams<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/h3>\n

Prenons l’exemple de la communication entre membres de diff\u00e9rents d\u00e9partements pour la r\u00e9alisation d’un projet transverse. Pendant des ann\u00e9es, cette communication s’est bas\u00e9e sur l’\u00e9change d’e-mails et de pi\u00e8ces jointes avec toutes les lourdeurs inh\u00e9rentes : ajouter une personne en cours de discussion sans rompre le fil de la discussion en plusieurs \u00e9changes, attacher une mauvaise version d’un document, etc. Le passage \u00e0 Microsoft Teams permet de r\u00e9soudre ces probl\u00e8mes li\u00e9s aux \u00e9changes par e-mails. Toutefois, il existe deux moyens de discuter par \u00e9crit en temps r\u00e9el dans Microsoft Teams : le chat et les conversations dans les canaux des \u00e9quipes.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

L’utilisation de Microsoft Teams a connu une croissance fulgurante depuis 2022, avec plus de <\/span>270 Millions d’utilisateurs par mois<\/span><\/a>\u00a0 (<\/span>Microsoft: Teams now has more than 270 million monthly active users | ZDNET<\/span><\/a>). Toutefois, de nombreux collaborateurs ont simplement modernis\u00e9 leur communication en passant du mail au chat ou aux r\u00e9unions en ligne de Microsoft Teams. C’est une am\u00e9lioration de l’outil de communication car le chat permet une plus grande fluidit\u00e9 des \u00e9changes : ajouter des personnes en cours de discussion sans rompre le fil de la discussion, travailler autour d’une version d’un document unique stock\u00e9e dans la discussion (dans les faits dans OneDrive ou SharePoint), des onglets pour acc\u00e9der rapidement aux outils Office 365, des applications m\u00e9tier ou des liens externes.\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Malgr\u00e9 cela, un d\u00e9faut majeur de la communication par e-mail demeure lorsqu’on communique uniquement autour des chats et des r\u00e9unions. Les collaborateurs cr\u00e9ent autant de fils de discussion que de sujets, voire pire, il peut y avoir plusieurs fils de discussion et r\u00e9unions autour d’un m\u00eame sujet, par exemple un projet qui dure plusieurs semaines. On retombe donc sur le d\u00e9faut des e-mails : comment retrouver une information ? Comment \u00e9viter de cr\u00e9er des silos in\u00e9vitables en cr\u00e9ant diff\u00e9rents fils de discussion autour d’un m\u00eame sujet ?<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

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La v\u00e9ritable transformation digitale\u202f: <\/span>les discussions<\/span> dans les canaux d\u2019\u00e9quipe Teams<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/h3>\n

Pour v\u00e9ritablement transformer les usages en mati\u00e8re de communication et de collaboration au sein d’une entreprise, il est crucial de tenir les discussions autour des projets dans des canaux d’\u00e9quipes Teams. Les \u00e9quipes Teams peuvent \u00eatre organis\u00e9es autour de grands processus m\u00e9tier, comme le suivi d’un appel d’offres, l’organisation d’\u00e9v\u00e9nements marketing ou le suivi de la relation client. Ces \u00e9quipes peuvent ensuite \u00eatre sous-cat\u00e9goris\u00e9es en canaux, par exemple par territoire commercial, zone g\u00e9ographique ou grand client. L’utilisation de ces canaux d’\u00e9quipe pour tenir des discussions autour d’un m\u00eame projet est la mani\u00e8re la plus efficace de communiquer et de collaborer au sein de l’entreprise.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Au quotidien, lorsque l’on recherche une information li\u00e9e \u00e0 un projet, il est facile de trouver les informations n\u00e9cessaires dans le canal de l’\u00e9quipe concern\u00e9e. Les canaux sont \u00e9galement plus ouverts et plus inclusifs. Lorsqu’une discussion est cr\u00e9\u00e9e pour un sujet qui concerne un petit groupe de personnes, ces personnes peuvent \u00eatre notifi\u00e9es sp\u00e9cifiquement au sein du canal, mais les autres membres du canal pourront \u00e9galement prendre connaissance de la discussion et y apporter leur contribution. Cette approche favorise la s\u00e9rendipit\u00e9 et permet aux collaborateurs de d\u00e9couvrir des sujets auxquels ils n’auraient pas pens\u00e9 initialement.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

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Les freins \u00e0 l\u2019adoption des discussions en canaux d\u2019\u00e9quipes<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/h3>\n

Cependant, malgr\u00e9 les avantages \u00e9vidents des canaux d’\u00e9quipe, certains collaborateurs peuvent \u00eatre r\u00e9ticents \u00e0 les adopter pleinement. Cela s’explique par le fait qu’il s’agit d’une transformation des usages qui n\u00e9cessite un accompagnement au changement in\u00e9vitable. Il est important de bien former les utilisateurs et de r\u00e9gler les notifications de canaux pour qu’ils soient efficaces. Microsoft Teams propose de nombreux r\u00e9glages pour les notifications de canaux, allant de l’ensemble des activit\u00e9s \u00e0 simplement \u00eatre notifi\u00e9 lorsque l’on est explicitement mentionn\u00e9.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Au-del\u00e0 de la ma\u00eetrise de l’outil, il est \u00e9galement n\u00e9cessaire de transformer les process et l’\u00e9tat d’esprit du travail en collaboration. Il est crucial de comprendre que m\u00eame si une personne n’est pas impliqu\u00e9e \u00e0 l’instant T dans un projet, elle peut tout de m\u00eame apporter de la valeur \u00e0 celui-ci en \u00e9tant int\u00e9gr\u00e9e de mani\u00e8re douce dans la discussion. Les canaux d’\u00e9quipe permettent cette int\u00e9gration facilement.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Toutefois, il y a encore quelques irritants qui ne sont pas r\u00e9solus par Microsoft Teams et qui peuvent freiner l’adoption des canaux d’\u00e9quipe pour le suivi des projets et des discussions. Il est notamment difficile d’organiser la liste des \u00e9quipes auxquelles on appartient et de les retrouver rapidement avec des mots cl\u00e9s. Il serait \u00e9galement int\u00e9ressant de pouvoir cr\u00e9er des \u00e9quipes importantes en fonction de mod\u00e8les de projet cr\u00e9\u00e9s par des experts de l’entreprise.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

\u00a0G\u00e9rer le cycle de vie des \u00e9quipes, c’est-\u00e0-dire impliquer les bonnes personnes, ouvrir les bons droits en \u00e9criture et en lecture, et surtout fermer les \u00e9quipes inactives ou archiver les \u00e9quipes automatiquement en fin de projet, est \u00e9galement un d\u00e9fi \u00e0 relever.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

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Lever ces freins avec Powell <\/span>T<\/span>eams<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/h2>\n

Powell Teams<\/span><\/a> est une application d\u00e9velopp\u00e9e par Powell Software pour aider les entreprises \u00e0 surmonter les obstacles li\u00e9s \u00e0 l’utilisation des canaux d’\u00e9quipe de Microsoft Teams. Elle offre une solution compl\u00e8te pour organiser, g\u00e9rer et archiver les \u00e9quipes, ce qui permet aux collaborateurs de trouver plus facilement les \u00e9quipes pertinentes et d’\u00e9viter la confusion entre les \u00e9quipes actives et inactives.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Avec Powell Teams, les entreprises peuvent cr\u00e9er des \u00e9quipes importantes en fonction de mod\u00e8les de projet \u00e9tablis par les experts de l’entreprise. Elles peuvent \u00e9galement g\u00e9rer le cycle de vie des \u00e9quipes, en impliquant les bonnes personnes et en ouvrant les droits d’\u00e9criture et de lecture n\u00e9cessaires, tout en fermant les \u00e9quipes inactives ou en archivant automatiquement les \u00e9quipes en fin de projet.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

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Conclusion<\/h2>\n

La transformation digitale ne se r\u00e9sume pas \u00e0 une simple modernisation des outils de communication et de collaboration. Elle n\u00e9cessite une transformation des usages et des \u00e9tats d’esprit dans l’entreprise. Les canaux d’\u00e9quipes sur Teams offrent une mani\u00e8re plus efficace de communiquer et de collaborer, mais leur adoption n\u00e9cessite un accompagnement au changement.\u00a0<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Enfin, les irritants li\u00e9s \u00e0 l’utilisation des canaux d’\u00e9quipes peuvent \u00eatre r\u00e9solus gr\u00e2ce \u00e0 des solutions telles que Powell Teams, qui permettent aux entreprises d’optimiser leur utilisation de Teams pour une collaboration plus productive.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Et vous, o\u00f9 en \u00eates-vous dans votre transformation digitale ? \u00cates-vous pr\u00eats \u00e0 adopter les canaux d’\u00e9quipes sur Teams ?<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

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\"Demo<\/a><\/span>