Rester productif en télétravail : 4 conseils et astuces

Il n’y a pas si longtemps, le télétravail était considéré comme une nouveauté. Quelques chanceux pouvaient profiter des avantages du travail à domicile, mais seulement s’ils avaient un emploi à distance. Mais le nombre de personnes travaillant de chez eux n’a cessé d’augmenter, jusqu’à un rythme de 10 % par an au cours de la dernière décennie. En 2018, 70 % des salariés du monde entier travaillaient à distance au moins une fois par semaine.

Cependant, les récents événements mondiaux ont entraîné un changement majeur dans le travail à distance. Lorsque la pandémie de coronavirus a contraint de nombreuses économies nationales à un arrêt quasi total, déclenchant l’obligation de télé-travailler sur les cinq continents, les entreprises se sont retrouvées sans autre choix que de s’équiper de Digital Workplaces – souvent avec seulement quelques heures ou quelques jours de préparation. Selon les experts, la crise pourrait bien être le tournant nécessaire pour que les entreprises prennent pleinement conscience que le télétravail est un mode d’organisation incontournable dans notre économie internationale.

Cela dit, cette nouvelle transition du bureau traditionnel vers le bureau à domicile n’a pas été sans difficultés, en particulier pour les entreprises et les employés qui n’avaient pas encore l’expérience du home office. Mais même avec peu de temps pour se préparer, il existe encore des mesures que les entreprises peuvent mettre en place rapidement pour faciliter le travail à domicile et la mobilité de leurs employés.

 

Les défis du télétravail

 

Que le travail à distance soit un projet à long terme pour votre entreprise ou une simple solution temporaire, la période d’adaptation peut révéler des obstacles. Voici quelques-uns des challenges que vous pourriez constater avec vos collaborateurs :

 

Rester connecté

 

À bien des égards, le télétravail permet aux employés de rester connectés mieux que jamais. Cela est dû aux nombreuses formes de communications disponibles sur la Digital Workplace, telles que la messagerie instantanée, la vidéoconférence et les fils de discussion spécifiques à un projet.

 

Mais les travailleurs à domicile peuvent avoir l’impression de passer à côté des connexions utiles qui découlent du travail dans un bureau partagé. La science démontre que le cerveau enregistre beaucoup mieux le non-verbal et qu’il est une part essentielle de la communication pour établir la confiance et transmettre des émotions. Un chercheur a découvert que 93% de notre communication est non verbale. Pour donner un exemple, une étude de Harvard et de l’Université de Chicago a prouvé que les négociations commerciales donnaient de meilleurs résultats lorsque les parties concernées se serraient la main.

 

A l’inverse, certains employés à domicile peuvent avoir l’impression de rester trop connectés. Il est difficile de tracer la ligne entre le travail et la vie privée lorsque les deux activités se déroulent dans le même espace. Cela peut conduire au stress et à l’épuisement professionnel si les courriels, les messages instantanés et autres communications arrivent à toute heure de la journée.

 

Collaborer efficacement

 

L’apprentissage de nouveaux modes de communication crée également des défis pour une équipe qui doit collaborer à distance efficacement. Le Harvard Business Review identifie trois types de distance à surmonter pour améliorer la collaboration au sein d’une équipe dispersée : physique, opérationnelle et d’affinité. La distance physique, bien sûr, fait référence à la géographie et au temps entre les membres de l’équipe, tandis que la distance opérationnelle est utilisée pour décrire les différentes tailles et capacités des équipes. La distance d’affinité est liée aux valeurs et à la confiance.

 

Entre ces trois types de distance, vous remarquerez peut-être que les employés ont plus de difficultés que d’habitude à collaborer sur des projets. Il est possible de surmonter ce problème avec les bons systèmes et protocoles, dont nous parlerons plus loin.

 

Trouver la bonne information

 

L’un des principaux avantages d’un espace de travail virtuel est qu’il permet de rassembler en un seul endroit toutes les informations, les documents et les communications de l’entreprise. Toutefois, au fil du temps, l’entreprise se développe et de nouvelles informations s’ajoutent chaque jour. Le volume même des éléments à passer au crible peut rendre extrêmement difficile pour les employés de trouver ce dont ils ont besoin au moment où ils en ont besoin.

 

Comment pouvez-vous vous assurer que votre personnel éloigné sera en mesure de trouver les bonnes informations sur votre Digital Workplace ? Tout dépend de la mise en place de politiques de gouvernance dès le début du processus. Ces protocoles organisationnels garantiront que toutes les nouvelles informations sont ajoutées de manière stratégique afin que toute personne qui en a besoin puisse y accéder à nouveau.

 

Gérer la sécurité

 

Les données et informations exclusives de votre entreprise sont son plus grand atout. Lorsque votre entreprise travaille dans un lieu physique, il est facile de contenir des documents privés dans les murs de ses bureaux. Mais le travail à distance permet de diffuser ces informations dans le monde entier, ce qui limite considérablement le contrôle que vous avez sur tous les appareils utilisés par les employés à distance.

 

Les dispositifs de sécurité sont l’une des choses les plus importantes à rechercher dans les outils de travail à distance ou en mobilité. Les employés qui travaillent à domicile doivent disposer de protocoles en cas de perte ou de vol de leurs appareils, en particulier lorsque ces appareils quittent fréquemment le bureau à domicile et sont transportés dans des lieux tels que les transports publics, les cafés et les espaces de coworking.

 

 

 

Faire de l’expérience home office un succès

 

Maintenant que nous comprenons les défis du travail à distance, nous pouvons commencer à examiner les différentes solutions qui peuvent aider à les surmonter. Voici quatre conseils que vous pouvez mettre en place dès maintenant pour que le télétravail soit plus efficace :

 

Choisir les bons outils

 

Les outils de travail à distance sont votre meilleur atout pour surmonter les difficultés liées au travail chez soi. Les bons outils auront des fonctionnalités intégrées qui rendront la gestion de la communication, de la collaboration et de la sécurité simple, même pour ceux qui n’ont aucune formation informatique.

 

Différents outils de communication permettent à votre équipe de collaborer par messagerie instantanée, par appel vocal ou vidéo, et même directement sur des documents spécifiques à un projet. Cela vous donne la possibilité de choisir le type de communication le plus efficace pour chaque scénario. Par exemple, les réunions d’équipe qui auraient normalement lieu en personne peuvent facilement être menées par appel vidéo ce qui permet aux membres de se visualiser et de communiquer entre eux comme s’ils étaient dans la même pièce. D’autre part, des messages moins urgents peuvent être affichés dans un chat de groupe pour que les membres puissent y répondre à leur convenance.

 

Respecter votre calendrier

 

Dans un bureau, vous avez très probablement un horaire général que la plupart des employés respectent : arriver à 9 heures, prendre une heure de pause déjeuner vers midi ou 13 heures, et partir en fin de journée à 18h30. Les différentes équipes peuvent avoir des réunions quotidiennes ou hebdomadaires programmées à des heures fixes, ou des créneaux horaires spécifiques consacrés à des tâches distinctes tout au long de la journée.

 

Bien que le travail à distance offre aux employés une plus grande flexibilité pour créer un horaire qui leur convient le mieux, le respect d’une certaine forme d’horaire est toujours une bonne idée pour aider à créer une structure pour ceux qui travaillent à domicile. Vous pouvez par exemple définir une période de la journée pendant laquelle tous les employés d’une équipe doivent être en ligne et disponibles pour répondre aux appels ou aux messages.

 

Lorsque vous créez un horaire pour votre équipe à distance, assurez-vous qu’il est minimal et qu’il se limite aux éléments absolument nécessaires. Un horaire trop chargé risque de donner à vos employés l’impression d’être microgérés et de leur enlever les avantages du télétravail Bien entendu, assurez-vous de définir clairement les attentes de tous les employés concernés.

 

Encourager la culture d’entreprise

 

La camaraderie au bureau et les valeurs de leadership jouent toutes deux un rôle important dans la culture d’entreprise.  Une fois que votre entreprise a adopté le télétravail, il existe de nombreuses façons de continuer à faciliter et à développer la culture.

 

L’expérience que les employés acquièrent en accédant à votre Digital Workplace est un élément essentiel de l’introduction de la culture d’entreprise en home office. La personnalisation de votre portail d’entreprise avec un logo et une palette de couleurs est un excellent moyen de donner à votre Digital Workplace l’impression d’être un lieu de travail physique. Vous pouvez également profiter de widgets pour afficher les mises à jour et les messages de l’entreprise ou directement de la direction, ce qui encourage et renforce les objectifs de l’entreprise.

 

La manière dont vous utilisez vos outils de travail à distance a également un impact sur la culture de l’entreprise. Pendant la pandémie de coronavirus, par exemple, de nombreuses équipes ont souhaité utiliser les appels vidéo de groupe pour organiser des pauses café ou des happy hours pour toute l’entreprise, comme cela se déroulerait normalement au bureau. Vous pouvez également désigner des canaux dans les outils de communication comme Microsoft Teams pour des discussions hors sujet, en donnant aux employés un endroit où ils peuvent se retrouver autour d’anecdotes personnelles, d’intérêts communs ou même de mèmes amusants.

 

Communiquer, communiquer, communiquer

 

Alors que votre entreprise continue d’adopter le travail à distance, nous avons un dernier conseil à vous donner : communiquez. Vérifiez régulièrement auprès de votre équipe, en demandant des mises à jour, ou en vous intéressant à la façon dont le travail à domicile se déroule pour eux. Consacrez du temps à la collecte de suggestions et à la mise en œuvre de nouvelles politiques en fonction des réactions que vous recevez. N’ayez pas peur de trop communiquer ; il vaut bien mieux communiquer trop que pas assez.

 

En fin de compte, le travail à distance consiste à faire passer l’employé en premier. L’efficacité de votre initiative de travail à domicile est directement liée à la satisfaction des employés concernés. En mettant en place les bons outils et la bonne structure, vous donnerez à votre équipe les ressources dont elle a besoin pour communiquer et faire son travail plus efficacement.

Et vous, êtes vous plutôt un pro du télétravail ou encore novice ? Après ces quelques lignes, nous sommes sûrs que télétravail n’aura plus de secrets pour vous. Vous avez toutes les clés du succès !

2020-04-01T14:57:37+01:00avril 1st, 2020|