Comment Powell 365 peut vous aider à accélérer le déploiement de Teams au sein de votre entreprise ?

Teams est la dernière solution complète de conversation, de collaboration et de réunion en ligne de Microsoft. L’application vous permet d’héberger de l’audio, de la vidéo, des conférences Web et des discussions avec toute personne interne ou externe à votre entreprise. Teams a beaucoup de succès depuis son lancement en 2016. De nombreuses entreprises utilisant Office 365 ont décidé de mettre Teams en place au sein de leur organisation.Le succès est tel que l’application remplace désormais Skype.

En intégrant Teams dans la digital Workplace Powell 365, nous aidons les entreprises à déployer cette fonctionnalité majeure de collaboration et de communication pour l’ensemble des collaborateurs. Nous proposons notamment un  composant permettant d’accéder aux teams depuis l’intranet, nous permettons la création de Templates Teams dédiés et enfin nous offrons un outil  de gouvernance pour gérer le déploiement massif de Teams.

Qu’est-ce que Teams ?

Teams facilite le travail d’équipe. L’application permet aux employés de collaborer et de partager des fichiers dans un groupe de travail à partir des applications Office 365 (telles que Word, Excel, PowerPoint, OneNote, SharePoint et Power BI). Les employés peuvent également discuter, collaborer sur des fichiers et organiser des réunions virtuelles depuis une même plateforme. L’idée est d’augmenter la productivité des équipes grâce à plusieurs fonctionnalités qui intègrent les applications Microsoft et les services des partenaires.

Fonctionnalités de Teams :

1. Chat

Teams offre un espace non seulement pour stocker et partager des documents, mais aussi pour collaborer et discuter. L’une des principales fonctionnalités offertes par Teams est le chat, permettant aux employés d’envoyer des messages instantanés à leurs contacts. Les utilisateurs peuvent discuter dans la langue de leur choix grâce aux capacités de traduction en ligne.Contrairement à Skype vos conversations ne sont plus éphémères, elles sont désormais archivées dans un canal de discussion.

2. Appel

Teams comprend également un système téléphonique, un plan d’appels et/ou un routage direct, pour offrir une expérience optimale d’appels professionnels partout dans le monde. Ce système téléphonique offre un contrôle des appels, des capacités PBX et des fonctions d’appel complètes qui remplacent désormais l’utilisation de Skype. Qu’il s’agisse des files d’attente d’appels, du standard automatique, du transfert d’appel à une personne ou un groupe, des mentions «Ne pas déranger» ou d’absence du bureau, tout est disponible depuis l’interface Teams.

3. Réunion

Teams simplifie la gestion des réunions avec ses supports de conférences audio et vidéo sur le Web. La plateforme permet d’organiser des conférences virtuelles avec des personnes internes ou externes à votre entreprise, incluant des fonctionnalités telles que la planification, la prise de notes, le partage de bureau, le téléchargement de fichiers ou la messagerie instantanée. Rejoignez des réunions à partir d’un téléphone ou utilisez Microsoft Teams pour appeler directement quelqu’un. Les réunions sont accessibles via un numéro de téléphone couvrant plus de 400 villes du monde entier, ce qui facilite la tâche des personnes en déplacement ou sans connexion Internet.

En phase avec la fonctionnalité de gestion de réunion, Teams propose :

• Un enregistrement des réunions basé sur le cloud.
• Un support pour les grandes réunions jusqu’à 250 participants.
• L’organisation de réunions entre plusieurs organisations.
• Un “hall d’attente” de réunion vous permettant de qualifier les appelants à distance avant qu’ils ne rejoignent votre réunion.
• Une assistance de retour d’appel afin que les personnes puissent rejoindre une réunion, même en cas de problème de réseau.

4. Expérience personnalisée

Chaque Utilisateur bénéficie d’une interface personnalisée avec ses groupes de travail, ses discussions personnelles et professionnelles, la gestion de ses documents et ses diverses applications Microsoft intégrées, pour une expérience unique.

5. Partage et stockage de fichiers

Teams optimise le partage et le stockage de fichiers. Les fichiers sont gérables à plusieurs niveaux :

• Ils peuvent être gérés à la source de chaque groupe d’équipe.
• Chaque groupe de travail dispose également de canaux pour structurer l’organisation du groupe et stocker les documents destinés à des individus ou projets spécifiques.
• Dans chaque canal, il est possible de créer des onglets pour aller encore plus loin dans l’organisation du partage et stockage de fichiers.
• Les fichiers peuvent être importés, partagés et co-créés grâce aux intégrations Office 365 en ligne ou hors-ligne.

6. Site SharePoint

Dans Microsoft Teams, chaque équipe est liée à un site dans SharePoint Online et chaque canal d’équipe reçoit un dossier dans la bibliothèque de documents par défaut du site de l’équipe. Les fichiers partagés dans une conversation sont automatiquement ajoutés à la bibliothèque de documents. De plus, les autorisations et les options de sécurité des fichiers définies dans SharePoint sont automatiquement appliquées aux équipes.

Pour chaque équipe, un site SharePoint et la bibliothèque « Documents Partagés » par défaut sont créés automatiquement. Chaque canal, y compris le canal général par défaut de Teams, a un dossier dans la bibliothèque « Documents Partagés » de SharePoint Online.

7. Gestion des applications

En regroupant toutes vos applications critiques au même endroit, Teams permet de réduire les allers-retours inutiles entre les différentes tâches, d’augmenter la collaboration sur des outils externes, projets et documents et ainsi aider vos employés à prendre des décisions rapides. Des applications externes comme Adobe Creative ou encore un bot Azure peuvent facilement être intégrées dans une équipe pour faciliter les tâches quotidiennes et augmenter la productivité.

Adoption de Teams

Pourquoi adopter Teams est important ?

Grâce à ses nombreuses fonctionnalités, Teams a transformé le marché. L’application est reconnue pour simplifier votre travail quotidien et augmenter la productivité de vos employés. Tandis que la croissance d’autres applications collaboratives telles que Skype for Business et Slack est relativement lente ou quasiment inexistante, le taux d’adoption de Teams est passé en deux ans de 3% à 21%, selon Spiceworks. De son côté, la référence du marché, Slack, n’a que très peu progressé en gagnant seulement deux points de pourcentage en deux ans pour atteindre un taux de 15%. L’application s’est ainsi faite considérablement dépassée par Microsoft Teams.

Comme le souligne Spiceworks, la croissance rapide de Teams est probablement due à son intégration dans Office 365, la suite d’outils dominante dans le monde de l’entreprise. La domination d’Office 365 sur le marché fait de l’ombre aux solutions non-Microsoft telles que Google et autres services.

Si Skype for Business reste de loin le leader – actuellement utilisé par 44% des entreprises, contre 36% il y a deux ans – la situation change et Microsoft migre les utilisateurs de Skype vers Microsoft Teams.

Comment Powell 365 peut vous accompagner dans le déploiement de Teams ?

Pour des entreprises qui souhaiteraient que Teams soit une extension de leur intranet, il est important de comprendre que certaines options d’un intranet ne peuvent s’appliquer à Microsoft Teams. Par exemple, l’outil permet un branding de la plateforme moins complet qu’un intranet classique. La personnalisation et la configuration du back-office (les nommages standardisés, la création et templétisation des équipes, les informations de l’architecture -metadata) sont moins flexibles.

Powell 365 permet de faire découvrir Teams depuis l’intranet grâce a ses composants dédiés et simplifie la vie du collaborateur en donnant une vue de l’activité dans Teams sans avoir besoin de jongler entre plusieurs applications.

Outils de productivité :

Aujourd’hui, l’expérience de travail avec Teams est un peu disjointe de l’intranet. La collaboration et la communication au sein des équipes sont bien distinctes de l’expérience intranet. Powell 365 fournit des fonctionnalités clés permettant de connecter les applications et de développer une synergie entre les 2 plateformes.

Le widget Powell 365 Teams permet aux organisations d’intégrer Microsoft Teams dans leur intranet. Connecter Teams à votre intranet permet de centraliser toutes les communications de votre entreprise, les informations sur vos contacts, les actualités de votre Teams et disposer ainsi d’un point d’accès rapide à toutes les fonctionnalités de l’application.

Webpart : 

Panel : 

Que diriez-vous d’introduire un peu d’Intranet dans votre Teams ? Chaque équipe dispose d’un site SharePoint utilisé pour la collaboration. C’est un des points d’entrée pour incorporer des fonctionnalités en provenance de l’intranet. Cela permet d’intégrer l’image de marque de l’entreprise, le logo, la navigation etc… pour une expérience uniforme entre les espaces collaboratifs et l’intranet.

Un modèle de site SharePoint associé à une équipe : 

Gestion des équipes :

Beaucoup d’organisations s’interrogent sur la gouvernance et la gestion continue des équipes. Qui a les accès pour créer une équipe ? Comment appliquer les paramètres, l’architecture des informations et les fonctions aux équipes nouvellement créées ? Comment gérer les équipes au fil du temps ? Powell 365 vise à répondre à ces questions avec deux solutions principales :
– des templates prêts à l’emploi et personnalisables
– la conception de sites Web pour Teams.

Le moteur d’implémentation de Powell Manager vous aidera à créer des templates Teams en spécifiant les canaux, onglets, paramètres sur votre site Sharepoint dédié. Ces modèles simplifient la configuration globale de votre Teams en offrant la possibilité de l’adapter à votre branding ainsi que d’ajuster la navigation et la structure des pages. L’architecture globale de l’information peut également s’appliquer aux équipes nouvellement créées en toute simplicité, sans aucun codage.

Powell 365 permet aux utilisateurs finaux de créer des groupes de travail avec une structure et des modèles prédéfinis, approuvés et gérés par le service informatique.

La solution offrira très prochainement des fonctionnalités exclusives, uniquement disponibles dans Powell 365 ! Ces fonctionnalités incluent, mais ne se limitent pas à :

• Configuration des noms imposés sur la base d’un modèle pour harmoniser les équipes.
• Suivi de l’activité réelle ou toutes sortes d’activités d’équipe, comme savoir quelles équipes sont actives ou non.

De plus, Powell Software intégrera bientôt un espace de conversation Teams directement dans le Webpart SharePoint.

Teams est un outil essentiel de collaboration et de communication. L’application a déjà prouvé qu’elle deviendrait le leader du marché, allant au-delà de ce que Skype for Business peut offrir. De nombreuses entreprises l’ont déjà adoptée et 41% des utilisateurs d’Office 365 envisagent de l’adopter avant la fin de 2020. Nous vous proposons d’enrichir votre utilisation de l’outil pour en tirer le meilleur profit.

Depuis 2015, Powell 365 simplifie et améliore vos plateformes SharePoint afin de les adapter aux besoins de vos employés et à la marque de l’entreprise. Aujourd’hui, nous rendons Microsoft Teams accessible à nos clients directement depuis leur intranet Powell 365, avec de nouvelles fonctionnalités et possibilités de personnalisation avancées. Grâce à Powell Software maximisez la collaboration et productivité de vos collaborateurs avec les derniers outils disponibles sur le marché.

Pour plus d’informations sur Powell 365 Intranet, Powell Manager ou Microsoft Teams au sein de Powell 365, n’hésitez pas à nous contacter dès aujourd’hui.