Conseils pour développer et gérer votre portail intranet

November 2nd, 2016 by Esther Daga

La gouvernance d’un intranet

La gouvernance d’un intranet fait partie des étapes les plus importantes dans la création d’un intranet.  La structure et la politique de l’entreprise pourront avoir un impact sur l’utilisation du portail intranet par les employés. La solution Powell 365 a été conçue pour que chacun tire au mieux parti de sa plateforme collaborative de travail. Afin d’aider les personnes en charge du projet nous vous donnons quelques bonnes pratiques de gouvernance à mettre en place.

 

Définition 

Selon UN ESCAP le mot gouvernance se définit comme « le processus de prise de décision et le processus par lequel les décisions sont mises en œuvre.” Par conséquent, vous pouvez définir la gouvernance d’un portail intranet comme l’ensemble des processus qui guident la gestion et le développement d’un intranet. Lorsqu’il est correctement conçu, un intranet collaboratif évolue automatiquement. Cependant, vous ne pouvez pas attendre d’une plateforme collaborative de travail qu’elle fonctionne sans qu’elle soit gérée correctement.

 

1: Rôles et Responsabilités

La première étape est de déterminer les rôles et les responsabilités de chacun. Il est quasiment impossible de définir une seule et unique personne en charge du portail puisque chaque département est concerné. L’équipe choisie doit être constituée d’experts chargés du développement de l’intranet. Les membres de l’équipe doivent avoir une bonne connaissance des outils. Les équipes sont généralement constituées d’un administrateur, de chefs de projet, de personnes chargées de rédiger le contenu et d’un dirigeant d’entreprise motivé.

 

2: Définir la stratégie

Dans un second temps il faut déterminer la stratégie de votre projet intranet. Cela implique de définir une vision stratégique et un plan fonctionnel de réalisation du portail intranet. Cette étape sert à établir quel type de contenu sera créé et où il sera posté. Cela permet également de savoir quand les contenus seront publiés, à quelle fréquence, qui les rédigent, les revoient ou les met à jour. Mettre en place une stratégie peut être intimidante mais c’est une étape essentielle pour la gestion de votre intranet. Vos équipes travailleront plus efficacement, elles sauront à qui s’adresser sans perdre de temps ce qui vous permettra d’avoir un contenu pertinent et un intranet toujours à jour.

 

3: Création de contenu

C’est grâce au contenu présent sur votre intranet collaboratif que vos employés pourront avoir accès aux informations et aux dernières actualités. De plus, le contenu doit être à l’image de votre entreprise et de vos valeurs. Assurez-vous de bien définir les personnes en charge de la création de contenus. Chaque type de contenu est source d’information – vidéo, articles, images… – ne le négligez pas. Posez-vous la question de ce qu’attendent vos employés. Un contenu facile à lire est un des principaux avantages d’un portail intranet.

 

4: Pensez Communication & Collaboration

Un intranet est pertinent si sa communauté d’utilisateurs est active et engagée. Avoir un modèle de gouvernance clairement défini ne devrait pas limiter les employés. Les utilisateurs doivent pouvoir donner leur avis et interagir avec ce qu’il se passe sur la plateforme collaborative de travail. Assurez-vous de mettre en place des fonctionnalités interactives lorsque vous construisez vos templates (likes, commentaires…). Le fait d’encourager la communication et la collaboration au sein du portail intranet apporte un plus haut niveau d’engagement du collaborateur et entraîne donc une plus forte utilisation de l’outil.

 

Conclusion

Lorsque que vous créez votre intranet collaboratif il est important de penser aux avantages à long terme. Mettre en place une gouvernance bien pensée et solide vous aidera dans l’implémentation de la plateforme collaborative de travail. Si vous suivez nos conseils, la création du portail intranet sera plus facile et vos employés en bénéficieront.

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