{"id":73919,"date":"2021-11-02T12:53:09","date_gmt":"2021-11-02T11:53:09","guid":{"rendered":"https:\/\/powell-software.com\/unkategorisiert\/mastering-digital-communication-in-the-workplace\/"},"modified":"2023-03-14T12:17:16","modified_gmt":"2023-03-14T11:17:16","slug":"buero_digitale-kommunikation","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/powell-software.com\/de\/resources\/blog\/buero_digitale-kommunikation\/","title":{"rendered":"Meistern Sie die digitale Kommunikation am Arbeitsplatz"},"content":{"rendered":"<p>&nbsp;<\/p>\n<h2 style=\"text-align: center;\">Was ist digitale Kommunikation?<\/h2>\n<p>Zun\u00e4chst ist digitale Kommunikation jede Art von Kommunikation, die sich auf den Einsatz von Technologie st\u00fctzt. Dabei gibt es viele Arten, die gemeinhin als digitale Kommunikationskan\u00e4le bezeichnet werden. Dazu geh\u00f6ren beispielsweise E-Mail, Telefonanrufe, Videokonferenzen und viele Arten von Sofortnachrichten wie SMS und Webchats. Auch Blogs, Podcasts und Videos werden als Formen der digitalen Kommunikation betrachtet.<\/p>\n<p>Ferner nennt <strong><a class=\"\" href=\"https:\/\/courses.lumenlearning.com\/wm-businesscommunicationmgrs\/chapter\/digital-versus-traditional-communication\/#footnote-1032-1\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Lumen <\/a><\/strong>f\u00fcnf Merkmale, durch die sich die digitale Kommunikation von den traditionellen Kommunikationsmethoden abhebt. Nach ihrer Analyse ist digitale Kommunikation:<\/p>\n<ul>\n<li>Interaktiver<\/li>\n<li>Partizipativer<\/li>\n<li>Gleichberechtigter<\/li>\n<li>Dezentraler<\/li>\n<li>Weniger hierarchisch<\/li>\n<\/ul>\n<p>Zusammengefasst bedeuten diese Eigenschaften, dass sich jede digitale Kommunikation von Natur aus von der Kommunikation im pers\u00f6nlichen Gespr\u00e4ch unterscheidet. Denn am Arbeitsplatz zeigen sich diese Unterschiede sowohl als Vorteile als auch als Nachteile.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3 style=\"text-align: center;\">Vorteile der digitalen Kommunikation am Arbeitsplatz<\/h3>\n<p>Tats\u00e4chlich ist digitale Kommunikation schnell, effizient und bequem. Denn ein Mitarbeitender kann sich in Echtzeit mit einem Kollegen oder Kunden auf der anderen Seite der Welt unterhalten, ohne seinen Schreibtisch zu verlassen. Ferner k\u00f6nnen Unternehmensleiter digitale Kan\u00e4le nutzen, um mit ihrer gesamten globalen Belegschaft gleichzeitig zu kommunizieren. Dabei benutzen sie entsprechende Kan\u00e4le, um effektiv Feedback von diesen Mitarbeitenden einzuholen.<\/p>\n<p>In der Tat k\u00f6nnen die meisten modernen Marketinginitiativen als digitale Kommunikation betrachtet werden. So sind Social-Media-Kampagnen und Videoanzeigen f\u00fcr Unternehmen einfach eine M\u00f6glichkeit, mit potenziellen Kunden zu kommunizieren. Wobei sie schnell und kosteng\u00fcnstig bleiben.<\/p>\n<p>Indes, wenn man alle Gesch\u00e4ftsbereiche, die mit digitaler Kommunikation zu tun haben, betrachtet, so kann man mit Sicherheit sagen, dass die moderne Technologie die Arbeitsweise von Unternehmen erheblich verbessert hat. Dank der einfachen und zug\u00e4nglichen Kommunikationsm\u00f6glichkeiten k\u00f6nnen die Mitarbeitenden ihre Zeit auf wichtigere Aufgaben verwenden.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3 style=\"text-align: center;\">Nachteile der digitalen Kommunikation am Arbeitsplatz<\/h3>\n<p>Jedoch, mit der zunehmenden Verbreitung der digitalen Kommunikation in der Gesch\u00e4ftswelt, haben sich auch einige Nachteile herauskristallisiert. Zum einen kann der st\u00e4ndige Zugriff auf Kommunikationsmittel f\u00fcr Mitarbeitende bedeuten, dass sie am Ende des Arbeitstages schwer abschalten k\u00f6nnen. Denn, E-Mail-Benachrichtigungen und Pings von Arbeitsanwendungen folgen ihnen \u00fcber ihr Smartphone nach Hause, wodurch die Grenze zwischen Arbeits- und Privatleben verschwimmt. Ohne die M\u00f6glichkeit abzuschalten, neigen Mitarbeitende eher zu Burnout und anderen Anzeichen von \u00dcberlastung.<\/p>\n<p>Hinzu kommt, dass die digitale Kommunikation viele Unternehmen auch vor Sicherheitsfragen stellt. Hacker k\u00f6nnen in virtuelle Meetings eindringen und das Gespr\u00e4ch unterbrechen. Beispielsweise \u00f6ffnet E-Mail-Phishing T\u00fcr und Tor f\u00fcr die Angriffe auf die Online-Systeme des gesamten Unternehmens. Jedes Mal, wenn Unternehmensdaten \u00fcber das Internet \u00fcbertragen werden, besteht die Gefahr, dass diese Informationen nicht vertraulich bleiben.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/ferrierpearce.com\/events\/how-develop-digital-communications-strategy\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\"><img fetchpriority=\"low\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"wp-image-38316 size-full aligncenter\" src=\"https:\/\/powell-software.com\/wp-content\/uploads\/2020\/06\/how-t-develop-digital-comm_0-1.png\" alt=\"digital-comunication-tools (1)\" width=\"598\" height=\"328\" srcset=\"https:\/\/powell-software.com\/wp-content\/uploads\/2020\/06\/how-t-develop-digital-comm_0-1.png 598w, https:\/\/powell-software.com\/wp-content\/uploads\/2020\/06\/how-t-develop-digital-comm_0-1-480x263.png 480w, https:\/\/powell-software.com\/wp-content\/uploads\/2020\/06\/how-t-develop-digital-comm_0-1-200x110.png 200w, https:\/\/powell-software.com\/wp-content\/uploads\/2020\/06\/how-t-develop-digital-comm_0-1-400x219.png 400w\" sizes=\"auto, (max-width: 598px) 100vw, 598px\" \/><\/a><\/p>\n<h2><\/h2>\n<h2 style=\"text-align: center;\">Tipps und Tricks f\u00fcr die digitale Kommunikation am Arbeitsplatz<\/h2>\n<p>Wenn es um die Nutzung digitaler Kommunikation in Ihrem Unternehmen geht, sollten Sie einige Gewohnheiten beibehalten &#8211; und einige vermeiden:<\/p>\n<h3>Verwenden Sie verschiedene digitale Kan\u00e4le.<\/h3>\n<p>Erstens, es gibt nicht ohne Grund eine gro\u00dfe Vielfalt an digitalen Kommunikationskan\u00e4len. Im 21. Jahrhundert sind die Zeiten, in denen alles per E-Mail verschickt wurde, l\u00e4ngst vorbei. Denn Chats, Videokonferenzen und Tools zur Projektzusammenarbeit sind allesamt Beispiele f\u00fcr gro\u00dfartige Vorteile f\u00fcr Ihr Unternehmen. Nat\u00fcrlich sollte jeder Kanal ein bestimmtes Ziel und einen bestimmten Zweck haben. Deswegen sollten Sie digitale Kommunikationsmittel nicht einfach nur so einf\u00fchren, um sie zu haben.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3 style=\"text-align: left;\">\u00dcberlasten Sie Ihre Mitarbeitenden nicht mit Benachrichtigungen.<\/h3>\n<p>Zweitens, <strong><a class=\"\" href=\"https:\/\/www.cmswire.com\/digital-workplace\/how-to-avoid-6-common-digital-workplace-communications-problems\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">laut CMSWire<\/a><\/strong> haben 75 % der Mitarbeitenden das Gef\u00fchl, dass sie jeden Tag Zeit verschwenden. Und zwar damit, sich um Benachrichtigungen zu k\u00fcmmern. Dabei geben 66 % sogar an, dass die Zeitverschwendung mehr als 30 Minuten betr\u00e4gt. So sollten die Besch\u00e4ftigten die Kontrolle dar\u00fcber behalten, wie und wann sie arbeitsbezogene Mitteilungen erhalten. Au\u00dferdem m\u00fcssen dringende Benachrichtigungen nur f\u00fcr die wirklich wichtigen Informationen reserviert werden.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3>Passen Sie Ihre Botschaft an.<\/h3>\n<p>Da es viele verschiedene digitale Kommunikationskan\u00e4le gibt, eignet sich jeder Kanal am besten f\u00fcr die \u00dcbermittlung bestimmter Arten von Informationen. Obgleich sich Chats am Arbeitsplatz zum Beispiel hervorragend f\u00fcr schnelle Fragen und Klarstellungen eignen. Wenn das Thema, das Sie ansprechen, eine l\u00e4ngere Diskussion erfordert, sollten Sie stattdessen eine Besprechung anberaumen.<\/p>\n<p>Ferner ist es m\u00f6glich, dass Sie auch mehrere Teams oder Nationalit\u00e4ten mit derselben Nachricht ansprechen. \u00dcberlegen Sie in diesem Fall, ob Ihre Botschaft f\u00fcr die verschiedenen Gruppen angepasst werden sollte. Denn ein multinationales Unternehmen muss zum Beispiel m\u00f6glicherweise \u00fcbersetzte Briefe des Pr\u00e4sidenten an B\u00fcros in verschiedenen geografischen Regionen senden. Auch ein virtuelles Seminar kann verbessert werden, indem man spezifische Informationen f\u00fcr verschiedene Teams, wie z. B. Betriebs- und Vertriebsteams, einbezieht. Dank digitaler Kommunikationsmittel ist dies alles leicht zu bewerkstelligen.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3>Verzichten Sie nicht auf Schulungen.<\/h3>\n<p>Die Nutzung digitaler Kommunikationsmittel ist nicht immer leicht zu erlernen. Zumal werden Sie feststellen, dass einige Mitarbeitende aufgrund unterschiedlicher <strong><a href=\"https:\/\/powell-software.com\/de\/resources\/blog\/digitale-affinitaet-und-der-digitale-arbeitsplatz\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">digitaler Fertigkeiten<\/a><\/strong> <strong><a href=\"https:\/\/powell-software.com\/de\/resources\/blog\/digitale-affinitaet-und-der-digitale-arbeitsplatz\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">mehr Zeit f\u00fcr die Anpassung ben\u00f6tigen<\/a><\/strong> als andere. Dies k\u00f6nnen Sie durch eine angemessene Schulung f\u00fcr jedes neue Tool meiden. Dabei m\u00fcssen Sie die unterschiedlichen Qualifikationsniveaus innerhalb des Unternehmens ber\u00fccksichtigen. Andererseits wird ein Mangel an Schulung dazu f\u00fchren, dass einige Angestellte es vermeiden, die Tools zu benutzen, die sie nicht verstehen.<\/p>\n<h3><\/h3>\n<h3>Erstellen Sie eine unternehmensweite Richtlinie.<\/h3>\n<p>Wenn es um digitale Kommunikation geht, erwarten die Mitarbeitenden von der Unternehmensleitung Anweisungen. Denn sie wollen wissen, wie, wann und wo sie die verschiedenen Tools nutzen sollen. Mit einer unternehmensweiten Richtlinie zur digitalen Kommunikation haben Sie eine bessere Kontrolle \u00fcber die Nutzung und den Datenschutz in Bezug auf Ihre verschiedenen Kommunikationskan\u00e4le.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2 style=\"text-align: center;\">Wie Sie eine digitale Kommunikationsrichtlinie f\u00fcr Ihr Unternehmen erstellen<\/h2>\n<p>Allgemein sind Richtlinien f\u00fcr die digitale Kommunikation in Unternehmen aller Gr\u00f6\u00dfenordnungen weit verbreitet. Diese Richtlinien haben viele Vorteile, darunter bessere Sicherheit, h\u00f6here Effizienz und eine Verringerung der <a href=\"https:\/\/powell-software.com\/de\/blog\/schatten-it-kontrolle-ueber-die-edv\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><strong>Schatten-IT<\/strong><\/a>. Dabei gibt es einige Faktoren, die in Ihre digitale Kommunikationspolitik einflie\u00dfen sollten, um ihre Wirksamkeit zu maximieren.<\/p>\n<h3><\/h3>\n<h3>Governance einf\u00fchren<\/h3>\n<p>Der erste Schritt bei der Ausarbeitung einer digitalen Kommunikationspolitik ist die Festlegung der <strong><a href=\"https:\/\/powell-software.com\/de\/blog\/microsoft-teams-governance-6-erfolgsgeheimnisse\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Governance<\/a><\/strong>. Damit wird festgelegt, wer f\u00fcr die Entscheidungsfindung und die Aufsicht \u00fcber die verschiedenen Kan\u00e4le verantwortlich ist. Au\u00dferdem werden Richtlinien f\u00fcr die Benennung, Organisation und Archivierung von Inhalten erstellt. Dabei sollten die in Ihrer Governance-Richtlinie festgelegten Interessengruppen f\u00fcr die Erstellung weiterer digitaler Kommunikationsrichtlinien und deren Aktualisierung bei Bedarf verantwortlich sein.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3>Sicherheitsprotokoll vorgeben<\/h3>\n<p>Wie wird Ihr Unternehmen die Sicherheit \u00fcber seine digitalen Kan\u00e4le hinweg verwalten? Die Mitarbeitenden m\u00fcssen wissen, welche Einschr\u00e4nkungen gelten. Zum Beispiel, welche Ger\u00e4te sie f\u00fcr den Zugriff auf Arbeitsmaterialien verwenden d\u00fcrfen. Au\u00dferdem m\u00fcssen sie kl\u00e4ren, welche Arten von sensiblen Informationen nicht digital versendet werden sollten. Ferner m\u00fcssen die digitalen Tools festgelegt werden, die sie im Rahmen ihres Arbeitsablaufs verwenden d\u00fcrfen. Hinzukommend sollte die Richtlinie auch \u00fcber m\u00f6gliche Konsequenzen informieren, die den Angestellten drohen, wenn sie die Sicherheitsma\u00dfnahmen nicht einhalten.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3>Definieren Sie Kan\u00e4le<\/h3>\n<p>Alles in allem hat jeder digitale Kommunikationskanal seinen eigenen, einzigartigen Zweck. Um diesen hervorzuheben, k\u00f6nnen sie in einer digitalen Kommunikationsrichtlinie festlegen, wann, wie und warum jeder Kanal genutzt werden sollt. Dies hilft bei der Organisation und Priorisierung der verschiedenen Kommunikationsarten und gew\u00e4hrleistet die <strong><a href=\"https:\/\/powell-software.com\/de\/resources\/blog\/buero_digitale-kommunikation\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">bestm\u00f6gliche Erfahrung<\/a><\/strong> f\u00fcr alle Beteiligten.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3>Setzen Sie Standards f\u00fcr die Reaktionsf\u00e4higkeit<\/h3>\n<p>Wie wir bereits besprochen haben, ist es schlecht f\u00fcr ein Burnout, wenn man st\u00e4ndig erreichbar bleibt. Dennoch ist es wichtig, dass die Mitarbeitenden ihre Mitteilungen regelm\u00e4\u00dfig abrufen und darauf reagieren. In Ihren Richtlinien f\u00fcr die digitale Kommunikation k\u00f6nnen Sie festlegen, wie oft die Mitarbeiter ihre E-Mails abrufen. Dar\u00fcber hinaus k\u00f6nnen Sie bestimmen, wie regelm\u00e4\u00dfig unternehmensweite Mitteilungen gelesen und Sofortnachrichten beantwortet werden sollen. Mit diesen Zeitrahmen im Hinterkopf f\u00fchlen sich die Angestellten nicht unter Druck gesetzt, sofort zu antworten. Beispielsweise, wenn sie gerade zu Hause oder mit einer dringenden Aufgabe besch\u00e4ftigt sind.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2 style=\"text-align: center;\">Unverzichtbare digitale Kommunikationsmittel f\u00fcr den Arbeitsplatz<\/h2>\n<p>Nun wissen Sie, wie Sie digitale Kommunikationsmittel effektiv nutzen k\u00f6nnen. Welche sind nun die wichtigsten f\u00fcr Ihr Unternehmen? Die Antwort ist f\u00fcr jedes Unternehmen anders, aber in der Regel geh\u00f6ren dazu die folgenden:<\/p>\n<ul>\n<li>E-Mail-Client mit integrierten Funktionen<\/li>\n<li>Chat\/Sofortnachrichten<\/li>\n<li>Werkzeug f\u00fcr projektbezogene Zusammenarbeit<\/li>\n<li>Videokonferenzen<\/li>\n<li>Interner Blog vom CEO oder Pr\u00e4sidenten<\/li>\n<li>Kanal f\u00fcr Unternehmensnachrichten<\/li>\n<li>Diskussionsforum<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Profi-Tipp:<\/strong> <a href=\"https:\/\/powell-software.com\/de\/produkte\/powell-intranet\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><strong>Powell Intranet<\/strong><\/a> ist eine All-in-One-L\u00f6sung, die alle digitalen Kommunikationstools enth\u00e4lt, die Ihr Unternehmen f\u00fcr den Erfolg ben\u00f6tigt &#8211; und mehr. 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