{"id":108018,"date":"2023-05-11T12:36:12","date_gmt":"2023-05-11T11:36:12","guid":{"rendered":"https:\/\/powell-software.com\/?p=108018"},"modified":"2026-10-01T16:38:14","modified_gmt":"2026-10-01T14:38:14","slug":"wie-effektiv-ein-intranet-strukturieren","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/powell-software.com\/de\/resources\/blog\/wie-effektiv-ein-intranet-strukturieren\/","title":{"rendered":"Effektive Intranet-Strukturierung: Best Practices f\u00fcr eine optimale Organisation"},"content":{"rendered":"
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Warum ist eine effektive Intranet-Strukturierung wichtig?<\/h2>\n

Die Intranet-Strukturierung ist entscheidend f\u00fcr eine effiziente Zusammenarbeit und einen optimalen Informationsfluss im Unternehmen. Eine durchdachte Informationsarchitektur mit logischen Kategorien, Unterkategorien und konsistenter Benennung erleichtert die Navigation und das Auffinden relevanter Informationen.<\/p>\n

Wie viel Zeit ohne diese Ordnung verloren geht, zeigt eine bekannte Studie des McKinsey Global Institute. Laut \u201eThe Social Economy\u201c<\/a> (2012) verbringen Wissensarbeitende fast 20 % ihrer Zeit<\/strong> damit, nach Informationen oder der richtigen Person im Haus zu suchen. Das entspricht etwa einem Arbeitstag pro Woche.<\/p>\n

F\u00fcr ein Unternehmen mit 500 Besch\u00e4ftigten in der Wissensarbeit bedeutet das: Die Suche bindet jede Woche rechnerisch die Arbeitszeit von rund 100 Vollzeitstellen<\/strong>. Dabei handelt es sich nicht um eine Prognose, sondern um eine einfache Rechnung.<\/p>\n

Zwar l\u00e4sst sich nicht jede Suche durch ein besseres Intranet vermeiden. Die Intranet-Struktur entscheidet jedoch, ob Ihr Team Antworten selbst findet oder bei Kolleg:innen nachfragen muss. F\u00fcr die interne Kommunikation gilt das ebenso, denn eine Nachricht wirkt nur, wenn man sie auch findet. Was ein Intranet grunds\u00e4tzlich leistet, erkl\u00e4rt unser Beitrag Was ist ein Intranet?<\/a><\/p>\n

Das Grundprinzip: Struktur nach Aufgaben, nicht nach Organigramm<\/h2>\n

Einer der h\u00e4ufigsten Fehler beim Intranet-Aufbau besteht darin, das Men\u00fc am Organigramm auszurichten<\/strong>. Im Alltag sucht jedoch niemand nach einer Abteilung, sondern nach einer Aufgabe: Urlaub beantragen, ein IT-Problem melden oder Reisekosten abrechnen.<\/p>\n

Die Nielsen Norman Group (NN\/g) best\u00e4tigt das aus Sicht der UX-Forschung. Gemeinsam mit Knowledge Architecture hat sie \u00fcber 120 Intranets untersucht<\/a> und dabei eine zentrale Erkenntnis formuliert: Mentale Erwartungen sind keine logischen Taxonomien<\/strong>. Mit anderen Worten hat jede Person ein eigenes mentales Modell davon, wo etwas liegen m\u00fcsste. Dieses Modell folgt dem Arbeitsalltag und nicht der Frage, wer zust\u00e4ndig ist. Aufgabenorientierung ist deshalb das Fundament jeder guten Intranet-Struktur<\/strong> und jedes erfolgreichen Intranets.<\/p>\n

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Die folgende Tabelle zeigt den Unterschied an drei typischen Beispielen:<\/p>\n

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Wonach Mitarbeitende suchen<\/th>\nWo es heute oft einsortiert ist<\/th>\nAufgabenorientiert erreichbar \u00fcber<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n
\u201eUrlaub beantragen\u201c<\/td>\nPersonalwesen > Workforce Management > Leistungen<\/td>\nQuick Link auf der Startseite<\/td>\n<\/tr>\n
\u201eIT-Problem melden\u201c<\/td>\nIT-Abteilung > Support > Ticketsystem<\/td>\nBereich \u201eHilfe & Support\u201c mit direktem Formular<\/td>\n<\/tr>\n
\u201eReisekosten abrechnen\u201c<\/td>\nFinanzen > Spesenmanagement > Formulare<\/td>\nMega-Men\u00fc \u201eWas m\u00f6chten Sie erreichen?\u201c<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n

Dabei muss die Struktur nicht perfekt symmetrisch sein. Laut NN\/g sind auch asymmetrische Strukturen und Polyhierarchien in Ordnung. Ein Inhalt darf also \u00fcber mehrere Wege erreichbar sein, sodass die Reisekosten zugleich unter \u201eFinanzen\u201c und unter \u201eWas m\u00f6chten Sie erreichen?\u201c stehen k\u00f6nnen. Ebenso ist ein Bereich mit drei Unterseiten neben einem mit zw\u00f6lf kein Problem, solange beide der Logik Ihrer Besch\u00e4ftigten folgen.<\/p>\n

Welche Inhalte in diese Struktur geh\u00f6ren, zeigt unser \u00dcberblick Was geh\u00f6rt in ein Intranet?<\/a><\/p>\n

\"New<\/a><\/span><\/span><\/p>\n<\/div>\n

Best Practices f\u00fcr die Strukturierung eines Intranets<\/h2>\n

Best Practices f\u00fcr die Strukturierung eines Intranets sollen vor allem zwei Dinge erleichtern: Wissen zu teilen und gut zusammenzuarbeiten. Die folgenden sieben Punkte bilden daf\u00fcr das Grundger\u00fcst. Zu jedem Punkt zeigt au\u00dferdem ein Beispiel, wie die Umsetzung im Alltag aussieht.<\/p>\n

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Aufgabenbasierte Informationsarchitektur<\/h3>\n<\/div>\n

Ordnen Sie Inhalte dort an, wo Ihr Team sie tats\u00e4chlich sucht. Neben den Bereichen der Abteilungen gibt es zum Beispiel einen Einstieg \u201eWas m\u00f6chten Sie erreichen?\u201c<\/strong>. Dort stehen Eintr\u00e4ge wie \u201eElternzeit planen\u201c oder \u201eNeue Kollegin einarbeiten\u201c, die jeweils direkt zum Formular, zur Regel oder zur Ansprechperson f\u00fchren. Die Seiten der Abteilungen bleiben zwar bestehen, sind aber nicht mehr der einzige Weg zum Ziel.<\/p>\n<\/div>\n

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Konsistente Benennung<\/h3>\n<\/div>\n

Nutzen Sie f\u00fcr dieselbe Sache \u00fcberall denselben Begriff<\/strong>. Steht auf der Startseite \u201eSpesen\u201c, im Men\u00fc \u201eReisekosten\u201c und im Formular \u201eAuslagen\u201c, verliert jeder schnell die Orientierung. Benennen Sie Men\u00fcpunkte deshalb so, wie Ihr Team spricht, und verzichten Sie auf interne Fachbegriffe. So hei\u00dft der Men\u00fcpunkt beispielsweise \u201eUrlaub & Abwesenheit\u201c statt \u201eWorkforce Management\u201c. Damit das langfristig so bleibt, hilft eine kurze Liste mit festen Begriffen f\u00fcr alle Redakteur:innen.<\/p>\n<\/div>\n

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Personalisierung nach Rolle<\/h3>\n<\/div>\n

Nicht jede Information ist f\u00fcr alle gleich wichtig. Legen Sie deshalb zuerst Ihre wichtigsten Zielgruppen fest. Mit Personalisierung sehen diese Nutzergruppen anschlie\u00dfend genau die Inhalte, die sie f\u00fcr ihre Arbeit brauchen. Eine Kollegin aus dem Vertrieb in M\u00fcnchen sieht auf der Startseite etwa News von ihrem Standort und aktuelle Unterlagen f\u00fcr den Vertrieb. Ein Schichtleiter im Lager sieht dagegen Schichtpl\u00e4ne und Hinweise zur Sicherheit. Mit personalisierten Inhalten wird die Startseite also k\u00fcrzer und trotzdem n\u00fctzlicher<\/strong>. Genau darin liegt einer der gr\u00f6\u00dften Unterschiede zwischen alten und modernen Intranets.<\/p>\n<\/div>\n

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Digitale Tools dort einbinden, wo die Arbeit beginnt<\/h3>\n<\/div>\n

Eine gute Intranet-L\u00f6sung bindet Tools nicht als lose Linkliste ein, sondern dort, wo die Aufgabe beginnt<\/strong>. Wer etwa die Seite \u201eNeues Projekt starten\u201c \u00f6ffnet, findet dort den Link zum Projektraum in Microsoft Teams. Daneben liegen die Vorlage f\u00fcr den Projektsteckbrief und der Kontakt zum PMO. Auf diese Weise wird das Intranet zum Einstieg in den digitalen Arbeitsplatz. Social Intranets erg\u00e4nzen das au\u00dferdem um Communities und Kommentare, sodass Kommunikation und Kollaboration am selben Ort stattfinden.<\/p>\n<\/div>\n

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Leistungsstarke Suche und klare Navigation<\/h3>\n<\/div>\n

Eine leistungsstarke Suchfunktion ist das Sicherheitsnetz jeder Intranet-Struktur<\/strong>. In modernen Intranets durchsucht sie Seiten, Dateien und Personen auf einmal, w\u00e4hrend Filter nach Art oder Bereich die Treffer eingrenzen. Trotzdem ersetzt die Suche keine gute Navigation<\/strong>. Drei Elemente erg\u00e4nzen sie deshalb:<\/p>\n