Höchstwahrscheinlich haben Sie dieses Jahr von zu Hause aus gearbeitet. Die von den Regierungen eingeführten Sicherheitsmaßnahmen erforderten, dass die meisten Unternehmen weltweit ihre Büros schließen und ihre Mitarbeiter im März nach Hause schicken mussten. Diese mussten sich spontan an das Remote Work anpassen. Doch wenn sich die Länder wieder öffnen und auf eine “neue Normalität” einstellen, wird für die Zukunft der Arbeit wohl nie mehr eine vollständige Rückkehr ins Büro berücksichtigt. Viele haben sich stattdessen voll und ganz auf Remote Work eingestellt, auf unbestimmte Zeit.
Da Großunternehmen wie Facebook, Twitter und Shopify allesamt die dauerhafte Home-Office-Politik ankündigen, stellen sich nun Unternehmen rund um den Globus die Frage, ob auch sie diesen Trend folgen sollten. Für viele Unternehmen ist das komplettes Remote Work ein erreichbares Ziel. Insbesondere wenn die Mitarbeiter gute Erfahrungen mit den digitalen Arbeitsplätzen während der Quarantäne hatten. Hier finden Sie Tipps zum Remote Work, die Ihnen einen effektiven Übergang sichern.
Wege, um das Remote Work sinnvoll zu strukturieren
In einer traditionellen Bürosituation werden die Mitarbeiter zum Teil aufgrund der physischen Nähe zum Standort des Unternehmens eingestellt. Von den Mitarbeitern wird erwartet, dass sie jeden Tag während der Öffnungszeiten im Büro erscheinen und ihre Aufgaben direkt vor Ort ausführen. Dies beschränkt die Einstellung von Managern auf den lokalen Talentpool und zwingt die Mitarbeiter, in inmittelbarer Nähe zum Office zu wohnen. Dabei entstehen für die beiden Seiten laufende Kosten.
Wie Sie wissen, ist das Remote Working eine Alternative zur Büroarbeit. Was Ihnen vielleicht nicht bekannt ist, ist die Tatsache, dass es verschiedene Wege gibt, Fernarbeit zu strukturieren. Diese lassen sich in zwei Kategorien einteilen: lokale Fernarbeit und komplettes Remote Work.
Lokales Remote Work
Bei einer lokalen Remote Work-Strategie befinden sich die Mitarbeiter physisch in der Nähe Ihres Büros, pendeln aber nicht jeden Tag zur Arbeit. Die Mitarbeiter können an bestimmten Tagen kommen und Teilzeitflexibilität nutzen oder dauerhaft von zu Hause aus arbeiten. Dieses Modell haben die meisten Unternehmen während der Coronavirus-Pandemie eingeführt.
Lokales Remote Work hat seine Vorteile. Die Mitarbeiter können nach wie vor für Meetings oder persönliche Gespräche mit Kunden ins Büro kommen, während sie in ihrem Privatleben etwas flexibler bleiben. Aber es gibt auch gewisse Nachteile. Unternehmen müssen nach wie vor für den Unterhalt eines physischen Büroraums bezahlen und es gibt immer noch Hindernisse, neue Mitarbeiter aus dem globalen Talentpool einzustellen.
Komplettes Remote Work
Unternehmen, die das lokale Remote Working während COVID-19 erfolgreich implementiert haben, können sich überlegen, zum dauerhaften Remote Work überzugehen. Mit dieser Strategie erhalten die Mitarbeiter die Freiheit, an ihrem aktuellen Wohnort zu bleiben oder woanders umzuziehen.
Vollzeitiges Remote Work ist nicht für jedes Unternehmen eine Option. Falls Sie Ihre Kunden stets persönlich betreuen müssen, ist diese Option wohl keine richtige Wahl. Eine Hybrid-Lösung ist aber immer noch möglich. Während einige Abteilungen sich auf vollzeitiges Remote Work umstellen können, verbleiben die Kollegen, die im Geschäftsalltag ständig im persönlichen Kontakt mit Kunden sind, im physischen Büro. Die richtige Lösung ist für jedes Unternehmen anders.
Vorteile des kompletten Remote Works
Niemand würde zum kompletten Remote Work wechseln, wenn damit keine Vorteile verbunden wären. Vielleicht haben Sie während der Pandemie bereits einige davon entdeckt, aber es gibt noch viele weitere Vorteile, die den Übergang zum dauerhaften Remote Work begleiten.
Stellen Sie aus dem globalen Talentpool ein
Sie können sich dafür entscheiden, einige interne Funktionen für Fernmitarbeiter vorzusehen, während andere Rollen lokal bleiben. Es kann beispielsweise von Vorteil sein, Techniker remote einzustellen, aber ein lokales Kundenservice-Team vor Ort beizubehalten. Das Kundenservice-Team muss unter Umständen immer noch persönlich mit den Kunden interagieren. Selbst wenn dies nicht der Fall ist, steigt die Kundenzufriedenheit tendenziell, wenn Service-Mitarbeiter in der Nähe sind. Diese Strategie wird die Bürokosten nicht komplett ausschließen. Diese laufenden Kosten werden aber bei solcher Strategie sicherlich massiv reduziert sein.
Reduzierte Ausgaben
Die Abschaffung von physischen Büros senkt die Kosten sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer. Nach Angaben von Global Workplace Analytics könnte ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitern, welches sich komplett auf dauerhaftes Remote Working umstellt, einen finanziellen Gewinn von mehr als 900.000 Dollar pro Jahr erzielen. Die Mitarbeiter würden dabei 5.354 Dollar an Ausgaben und 23 Tage Zeit für das Pendeln pro Jahr sparen. Verwenden Sie den Telework Savings Calculator, um herauszufinden, wie viel Ihr Unternehmen durch das komplette Remote Work sparen könnte.
Erhöhte Produktivität
Es ist überall bekannt, dass die Einstellung von Fernmitarbeitern in höherer Produktivität resultiert. Dieses Phänomen ist umfassend untersucht worden. Die Produktivitätsmessungen der Fernmitarbeiter unterscheiden sich dabei. Der Harvard Business Review fand zum Beispiel heraus, dass U.S. Patent and Trademark Office einen 4,4-prozentiger Produktivitätserhöhung bei den Mitarbeitern verzeichnete, die die Vorteile des komplettes Remote Works genossen haben. Eine ähnliche Studie aus Stanford stellte eine 13-prozentige Produktivitätssteigerung fest. Unabhängig davon, welche Position Ihr Unternehmen in diese Spanne einnimt, wird sich selbst eine kleine Produktivitätssteigerung in Bereichen wie Rentabilität und Kundenzufriedenheit bemerkbar machen.
Tipps fürs dauerhafte Remote Work
Wenn Sie sich fürs vollzeitige Remote Work entscheiden, sind einige Änderungen in den Geschäftsprozessen erforderlich, wie Sie die Aufgaben im Büro oder sogar als lokales Remote-Team erfüllen. Beachten Sie diese Tipps für Remote Work, um sicherzustellen, dass sich alle Teammitglieder abgeholt fühlen.
Bleiben Sie in Verbindung
Die Kommunikation ist viel einfacher, wenn alle Mitarbeiter am gleichen Standort sind. Nicht jeder nimmt auf sich bewusst Aufwand, beim Remote Working stets in Verbindung zu bleiben. Stellen Sie Ihren Mitarbeitern zahlreiche digitale Kommunikationsmittel zur Verfügung und motivieren Sie die Führungskräfte, den Kontakt mit den Teammitgliedern so oft wie möglich neben den regelmäßigen Feedback-Sessions aufzunehmen.
Wenn Sie weitere Fernmitarbeiter einstellen, sollten Sie auch den Einarbeitungsprozess überdenken, damit jeder neue Mitarbeiter die Aufmerksamkeit erhält, die er verdient. Zuallererst sollten Sie die neuen Mitarbeiter in die Tools fürs Remote Working frühzeitig einarbeiten, sodass sie Zugang zu allen verfügbaren Kommunikationsmitteln haben. Sie könnten die neuen Mitarbeiter durch eine unternehmensweite Nachricht willkommen heißen und sie den anderen Kollegen auch virtuell vorstellen.
Legen Sie einen Zeitplan fest
Wenn Unternehmen auf das Remote Work umstellen, geben sie in der Regel die für ein Büro typischen Anwesentheitszeiten von 9:00 bis 17:00 Uhr auf. Wenn Ihre Teammitglieder in verschiedenen Zeitzonen arbeiten, könnte dies schwierig werden, da solche Arbeitszeiten oft zu erheblichen Verzögerungen bei der internen Kommunikation führen.
Legen Sie einige Stunden in der Woche fest, zu denen die Mitarbeiter voraussichtlich alle online sein werden. Dies ist ein guter Zeitpunkt, um Besprechungen mit allen Kollegen und Videoanrufe im Team zu planen, unternehmensweite Ankündigungen zu machen oder direkte Gespräche zu führen.
Der Zeitplan fürs Remote Work kann für die Rollen mit persönlichen Kundenkontakt unterschiedlich sein. Wenn Sie z.B. eine Kunden-Hotline haben, die zu bestimmten Zeiten besetzt sein muss, muss jederzeit jemand aus diesem Team erreichbar sein. Dies erfordert ein viel höheres Maß an Koordination. Für Unternehmen, die den Kundendienst schriftlich abwickeln, könnte eine Mindestreaktionszeit festlegen. Z.B. eine Stunde während des Arbeitstages. Dies gibt den Mitarbeitern ein gewisses Maß an Flexibilität, solange sie ihre E-Mails mindestens einmal pro Stunde abrufen.
Verfolgen Sie Daten
Der einzige Weg, die Vorteile des vollzeitigen Remote Works wirklich zu messen, besteht in der sorgfältigen Datenverfolgung und Überwachung der Veränderungen, die im Laufe der Zeit entstehen. Bevor Sie mit der Migration zum dauerhaften Remote Work beginnen, sollten Sie entscheiden, welche KPIs Sie zur Messung von Produktivität und Erfolg verwenden wollen. Hier sind ein paar Ideen für die Daten, die Sie beobachtet könnten:
- Nutzung von Remote-Tools
- In Videoanrufen verbrachte Zeit
- Durchschnittliche Projektfertigstellungszeit
- Fluktuation der Mitarbeiter
- Kundenzufriedenheit
- Verkaufsvolumen
- Rentabilität
Definieren Sie klare Richtlinien fürs Remote Work
Ihre aktuellen Unternehmensrichtlinien berücksichtigen wohl kein dauerhaftes Remote Working. Bevor Sie das Remote Work einführen, sollten Sie die Richtlinien überprüfen und aktualisieren, um die Erwartungen an Fernmitarbeiter klar zu definieren. Natürlich sollten Sie jede Änderung allen Mitarbeitern klar und frühzeitig kommunizieren und die Tür für Feedback und Fragen offen zu lassen.
Ermöglichen Sie das Remote Working durch einen digitalen Arbeitsplatz
Unternehmen, die sich auf das Remote Working umstellen, suchen ständig nach Möglichkeiten, die Distanz zwischen Mitarbeitern an verschiedenen Standorten zu verringen. Die beste Lösung ist die Nutzung eines digitalen Arbeitsplatzes als Zentralhub, an dem sich alle Kollegen virtuell versammeln können. Über einen digitalen Arbeitsplatz können Mitarbeiter in Echtzeit auf Dateien zugreifen, kommunizieren und zusammenarbeiten, als säßen sie im selben Raum.
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Bei den zahlreichen digitalen Tools, die den Übergang zum kompletten Remote Work unterstützen können, ist eine All-Inclusive-Lösung der richtige Weg. Powell Software bietet genau das mit anpassbaren digitalen Arbeitsplätzen, die die Effizienz des Remote Working maximieren. Unsere Plattformen nutzen die Stärke der Microsoft-Technologie, einschließlich Office 365, SharePoint und Teams, mit den zusätzlichen Vorteilen der Anpassung ohne Code und der Integration von Drittanbieter-Widgets.
Powell Software bietet auch Lösungen für Unternehmen, die sich für eine lokale Remote-Struktur entscheiden und alle Aspekte des digitalen Arbeitsplatzes in den physischen Büroraum integrieren möchten. Flex Desk ist ein Widget, das Hot-Desking ermöglicht, ohne die Sicherheit zu beeinträchtigen, wenn die Mitarbeiter nach und nach ins Büro zurückkehren.
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