Microsoft Teams Steuerung für eine hybride Arbeitswelt

June 21st, 2021 by Pia HOENSCHEID

In einer hybriden Arbeitswelt wird der digitale Arbeitsplatz zum ultimativen Werkzeug, um Mitarbeiter zu beschäftigen und zu vernetzen. Es kann jedoch schwierig sein, das richtige Gleichgewicht zwischen der Freiheit des Endbenutzers und der Steuerung des digitalen Arbeitsplatzes zu finden. Deshalb geht es in diesem Artikel über: Teams Steuerung..

Anpassung des digitalen an den hybriden Arbeitsplatz

“74 % der Unternehmen planen, einen Teil ihrer Mitarbeiter dauerhaft auf Telearbeit umzustellen”- Gartner

Zunächst stellt die Vernetzung von Mitarbeitern am hybriden Arbeitsplatz, eine Kombination aus virtuellem und physischem Arbeitsplatz dar. Dies ist eine wichtige Priorität für Unternehmen. In diesem Modell arbeitet ein Teil der Belegschaft per Fernzugriff, während andere im Büro, im Außendienst, in Lagern oder Fabriken tätig sind. Des Weiteren ist im hybriden Kontext die Einführung einer integrativen Kultur und die Schaffung eines positiven Mitarbeitererlebnisses entscheidend für den Aufbau einer widerstandsfähigen Organisation. Um dies zu schaffen, müssen Organisationen die Art und Weise überdenken, wie sie kommunizieren. Darüber hinaus spielt das Zusammenarbeiten und die Unterstützung der Mitarbeiter bei der Erledigung ihrer alltäglichen Aufgaben eine Rolle.

Kommunikation

Erstens ist hybride Arbeit ist die Zukunft. Es ist wichtig, dass sich in diesem Modell alle Mitarbeiter einbezogen fühlen müssen. Dazu gehört, dass alle die gleichen Informationen erhalten. In einem hybriden Modell ist auch die Aufrechterhaltung einer sozialen Verbindung entscheidend, auch wenn die Mitarbeiter an verschiedenen Standorten sitzen.

Kollaboration

Zweitens kommt es auf die Zusammenarbeit im Team an. Denn die Pflege einer gesunden Teamdynamik und die Anpassung von Arbeitsmethoden mit digitalen Kollaborationsprozessen ist für den hybriden Arbeitsplatz notwendig. Die kürzliche und plötzliche Annahme von Microsoft Teams durch Millionen von Nutzern ist hierfür das beste Beispiel. Neben dieser Plattform werden Manager auch flexiblere Richtlinien für die Arbeit von zu Hause aus einführen müssen, um ihre Ziele zu erreichen.

“82 % der befragten Manager erwarten, dass sie nach der Pandemie flexiblere Richtlinien für die Arbeit von zu Hause aus haben werden” Microsoft

Tägliche Aufgaben

Drittens ist Kommunikation und Zusammenarbeit demnach das A und O. Denn erst die Verbindung von Kommunikations- und Kollaborationsfunktionen ermöglicht es Unternehmen, die von den Endbenutzern erwartete Erfahrung am hybriden Arbeitsplatz zu bieten. Es wird ihre Fähigkeit verbessern, ihre täglichen Aufgaben effizient und nahtlos zu erfüllen. Dies gilt insbesondere für verteilte Teams (z. B. Mitarbeiter-Onboarding).

Effizienzregeln im hybriden Arbeitsplatz

Zusammenfassend rekapitulieren wir die Teamarbeit. Denn die Teameffizienz hängt zum Teil von der Fähigkeit einer Organisation ab, die Benutzer bei der Digitalisierung ihrer täglichen Aufgaben zu unterstützen. Das bedeutet, ihnen die richtigen Werkzeuge, die Mechanik des digitalen Arbeitsplatzes und die Flexibilität und Freiheit zu geben. Diese Freiheit brauchen die Endbenutzer, um selbstständig zu werden.

Lassen Sie uns direkt in ein konkretes Beispiel eintauchen, um dies zu veranschaulichen – das Onboarding neuer Mitarbeiter. Mit dem richtigen digitalen Arbeitsplatz kann ein HR-Manager ein angepasstes Onboarding-Erlebnis bieten

  • Kommunikation – das Unternehmensintranet bietet Zugang zu Unternehmensinformationen und -Ressourcen (Unternehmensmission, Videos, Unternehmens-Onboarding-Kit).
  • Zusammenarbeit – Microsoft Teams bietet einen privaten Bereich, der dem Neuankömmling gewidmet ist. Hier kann er mit seinem Manager, Buddy und HR-Manager interagieren (30-Tage-Plan, persönliche Dokumente, Unternehmens-Onboarding-Ressourcen).

Hinzu kommt die IT-Abteilung. Sie ist ebenfalls ein wichtiger Spielstein auf dem Schachbrett, da sie an der Verwaltung des digitalen Arbeitsplatzes beteiligt ist und Regeln festlegt. Bei der Digitalisierung von Prozessen geht es um die Erstellung von Arbeitsbereichen. Darüber hinaus ist der Zugriff auf und die gemeinsame Nutzung von Informationen entscheidend. Sie ist so wichtig wie die Zusammenarbeit mit internen und externen Mitarbeitern. Alles in allem muss der Prozess sicher sein und bestimmten Regeln gehorchen.

Jedoch ist die Realität, dass Anwender mit strengen Geschäftsregeln konfrontiert werden. Diese hindern sie daran, jene Flexibilität zu haben, die sie für die Erledigung ihrer täglichen Aufgaben benötigen. So können wiederum Organisationen daran gehindert werden, ihr Ziel zu erreichen. Nämlich, eine flexible, an den hybriden Arbeitsplatz angepasste Arbeitsplatzkultur zu schaffen.

Ein genauerer Blick auf die Steuerung des digitalen Arbeitsplatzes mit Teams

Normalerweise wird die Steuerung des digitalen Arbeitsplatzes wird von der IT-Abteilung verwaltet. Sie definiert die Geschäftsregeln und sichert die Arbeitsumgebung.  Des Weiteren hilft sie auch dabei, eine einheitliche Endbenutzererfahrung zu schaffen. Während Endbenutzer täglich auf Informationen zugreifen, diese finden, erstellen und teilen müssen. Die Rolle der IT-Abteilung ist es, sicherzustellen, dass diese Aktionen kontrolliert werden. Sie sollten bestimmten Regeln gehorchen, die Compliance und Sicherheit garantieren.

Die Steuerung des digitalen Arbeitsplatzes ist besonders wichtig, wenn die Teams geografisch verteilt sind.

Governance digital champions

Die wichtigsten Herausforderungen der digitalen Arbeitsplatz-Steuerung – Flexibilität vs. Kontrolle

Endanwender brauchen Freiheit und Flexibilität, um sich an den hybriden Arbeitsplatz anzupassen. Die IT ist jedoch oft zu sehr auf Sicherheit und Kontrolle fokussiert.

Flexibilität – die völlige Freiheit bei der Nutzung verbessert die Erfahrung der Endbenutzer. Dies kann jedoch dazu führen, dass unkontrollierte Arbeitsbereiche und gemeinsam genutzte Informationen erstellt werden. Außerdem werden Arbeitsbereiche oft für ähnliche Zwecke dupliziert.

Kontrolle – die IT-Abteilung kann ihre Kontrollmöglichkeiten nutzen. Denn sie kann die Erstellung und Nutzung einzuschränken, um die beste Kontrolle zu erhalten. Dies bedeutet jedoch, dass die Mitarbeiter nicht mehr von den Möglichkeiten und Funktionen ihres digitalen Arbeitsplatzes profitieren. Dies steht im Widerspruch zu ihren Bedürfnissen im Kontext des hybriden Arbeitsplatzes.

Eine eingeschränkte und schlechte Benutzererfahrung wird dazu führen, dass die Mitarbeiter den Nutzen ihrer Tools nicht verstehen. Dies könnte sich auch negativ auf die Akzeptanz auswirken und die Produktivität verringern.

Es ist klar, dass die Teams-Steuerung des digitalen Arbeitsplatzes ein Thema ist, das sowohl von der IT als auch vom Unternehmen angeführt werden sollte. Es soll schließlich ein Gleichgewicht gefunden und etabliert werden. Dieses muss letztendlich die Freiheit der Nutzung und die Einhaltung der Regeln ermöglichen.

Das richtige Gleichgewicht zwischen Flexibilität und IT-Kontrolle zu finden ist die größte Herausforderung. Um den digitalen Arbeitsplatz zu einer effizienten Arbeitsumgebung zu machen, gilt es die Kommunikation und Zusammenarbeit zu fördern.

Erreichen einer integrativen und kollaborativen Kultur, ohne die Kontrolle zu vernachlässigen

Bei der Realisierung einer integrativen und kollaborativen Teamwork-Kultur geht es um den Aufbau einer auf den Menschen ausgerichteten digitalen Arbeitsplatzstrategie. Diese Strategie sollte Technologien bereitstellen, die den Mitarbeitern das gewünschte Erlebnis bieten. Jedoch ohne dabei die Kontrolle und Sicherheit zu vernachlässigen.

Die Rolle der Technik

Unternehmen sind in der Regel mit einem von zwei Szenarien konfrontiert:

Low Freedom of Use High Control

Szenario 1 – Eine geringe Nutzungsfreiheit und eine verschlechterte Benutzererfahrung, die IT-Kontrolle und Regeln begünstigt.

High freedom of use low control

Szenario 2 – hohe Flexibilität und Nutzungsfreiheit, die das beste Benutzererlebnis mit weniger Kontrolle bietet.

High Freedom of use and control

Powell Software-Technologien machen sowohl IT- als auch Geschäftsanforderungen mit Powell Manager und Powell Teams möglich.

IT Abteilungen

Technologie kann den Mangel an automatischen Mechanismen füllen und seine Problematik beseitigen:

  • Tägliche Aktionen
  • Erforderliche Zeit
  • Damit verbundene Risiken

Die IT-Abteilung kann Regeln festlegen und diese in die User Journey integrieren. So können sich die Benutzer auf das konzentrieren, was sie am besten können.

Endbenutzer

Zusammengefasst ist der Endbenutzer immer noch sehr frei. Die Bereitstellung gebrauchsfertiger Vorlagen mit integrierten Regeln bringt den Endbenutzern die Freiheit, die sie in einer kontrollierten Umgebung benötigen.

Bei der Erstellung von Teams über Powell-Vorlagen enthält der Erstellungsprozess automatisch die von der IT-Abteilung festgelegten Regeln. Dies geschieht an Hand eines geführten Prozesses, sodass sie die Regeln und Best Practices nicht kennen müssen


Governance on the field

Teams Steuerung: Die Rolle von Vorlagen und den digitalen Experten

Insgesamt spielen in einem hybriden Kontext digitale Champions eine Schlüsselrolle. Sie stehen nämlich an der Kreuzung zwischen dem Geschäft und der IT-Abteilung. Denn die Champions fungieren als Brücke zwischen der IT und den Endbenutzern. Dabei helfen sie Regeln aufzustellen, die an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst sind. So kann ein digitaler Champion für den hybriden Arbeitsplatz der IT-Abteilung dabei helfen, relevante Vorlagen mit integrierten Regeln zu erstellen. Zum Beispiel Krisenmanagement, Event-Hub, Employee Advocacy, Newcomer Onboarding, Sales RFP und viele mehr. Sie beeinträchtigen die täglichen Aktivitäten der Endbenutzer nicht und bieten ihnen gleichzeitig die richtige Erfahrung. Darüber hinaus können sie auch die Erstellung von Vorlagen genehmigen.

Mit Powell 365, bestehend aus Powell Intranet und Powell Teams, ist es einfach, das richtige Gleichgewicht zu finden. Mit der Steuerung des digitalen Arbeitsplatzes festzulegen und zu automatisieren und gleichzeitig die IT-Einschränkungen zu minimieren und die digitale Zufriedenheit und Akzeptanz der Endbenutzer zu maximieren.

Organisieren Sie eine Demo mit unserem Team, um zu sehen, wie Powell Software Ihnen dabei helfen kann, eine integrative und kollaborative Kultur aufzubauen, ohne die Kontrolle zu vernachlässigen und die Akzeptanz zu erschweren.

Geschrieben von Julien Roland Linkedin logo

Abonnieren Sie unseren Newsletter und erhalten Sie jeden Monat die neuesten Informationen über den Digital Workplace.