Anleitung und Einführung von Microsoft Teams mit Powell 365

October 7th, 2021 by Esther Daga

Sie wissen nicht, wie Sie Microsoft Teams implementieren sollen? Keine Sorge, wir geben Ihnen eine Anleitung für den Einführungsprozess: Anleitung Microsoft Teams mit Powell Software.

 

Powell 365 kann Ihnen helfen, die Einführung von Teams in Ihrem Unternehmen zu vereinfachen

Lassen Sie uns über Teams sprechen! Teams ist die neueste umfassende Online-Konversations- und Meeting-Lösung von Microsoft. Mit der Anwendung können Sie Audio- Video- und Webkonferenzen starten. Außerdem können Chats mit Personen innerhalb oder außerhalb Ihres Unternehmens abgehalten werden. Seit der Veröffentlichung im Jahr 2016 hat Teams einen großen Zulauf. Viele Unternehmen, die Office 365 nutzen, haben sich dazu entschlossen, Teams zu implementieren. Das neue Tool ist im Microsoft-Universum so erfolgreich, dass es Skype ersetzt.

Heute können Sie Teams problemlos in ein Unternehmensintranet integrieren. Wir von Powell Software helfen Unternehmen dabei, diese wichtige Funktion für Zusammenarbeit und Kommunikation für alle Mitarbeiter bereitzustellen. Entdecken Sie in der Anleitung von Microsoft Teams, wie Sie Ihre eigene Teams-Interface entwerfen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Teams-Bereitstellung mit benutzerdefinierten Vorlagen optimieren. Außerdem bringen wir Ihnen bei, wie Sie die Teams-Bereitstellung und -Steuerung von Ihrem digitalen Arbeitsplatz in Powell 365 aus verwalten können. Sie wissen noch nicht, wie Sie Teams in Ihrem Unternehmen implementieren können? In diesem Artikel gehen wir auf die Anleitung von Microsoft Teams mit den verschiedenen Funktionen von Teams ein. Warum ist die Einführung wichtig? Hierbei haben Sie die Möglichkeit, den Bereitstellungsprozess mit Powell 365 zu rationalisieren.

Was ist Teams?

Nach den Worten von Microsoft erleichtert Teams die Teamarbeit. Dabei ermöglicht das Tool den Mitarbeitenden, Dateien aus gängigen Office 365-Anwendungen zu erstellen und zu teilen. Dazu gehören zum Beispiel Tools wie Word, Excel, PowerPoint, OneNote, SharePoint und Power BI. Sie ermöglichen die Zusammenarbeit in einem benutzerdefinierten Gruppenarbeitsbereich. Die Mitarbeitenden können sich so über Gruppenprojekte austauschen. Oder sie können virtuelle Besprechungen abhalten und gemeinsam an Dateien im selben Arbeitsbereich arbeiten. Dabei ist die Idee, die Produktivität am Arbeitsplatz auf globaler Ebene mit verschiedenen Funktionen zu steigern. Darüber hinaus sollen die Microsoft-Anwendungen und Partnerdienste integriert werden.

Teams Eigenschaften: Anleitung Microsoft Teams

Kommunikation

1. Chat
Erstens, Teams bietet eine einheitliche Präsenz. In dem Tool können Dokumente nicht nur gespeichert, sondern auch gemeinsam bearbeitet und besprochen werden. Eine wichtige Funktion in Teams ist der gemeinsame Chat, in dem Mitarbeitende ihren Kontakten Sofortnachrichten schicken können. Dank der Inline-Übersetzungsfunktionen können sich die Benutzer in jeder Sprache unterhalten.

Microsoft Teams chat feature

 

2. Anrufe
Zweitens, in Kombination mit Instant Messaging umfasst Teams auch ein vollwertiges Telefonsystem, Anrufplan und / oder direkte Weiterleitung. Damit kann eine umfassende Business-Anruf Erfahrung überall in der Welt geliefert werden. Dieses Telefonsystem bietet Anrufsteuerung, PBX-Funktionen und vollständige Anruffunktionen, die Skype in vielen Unternehmen schnell ersetzen. Alles von der Unterstützung von Delegierten, Anrufwarteschlangen, automatischer Vermittlung, sowie beratende Weiterleitung und Anrufschutz. Hinzu kommt die Möglichkeit, einen Anruf an eine Gruppe weiterzuleiten und Unterstützung für abwesende Mitarbeitende mit dem Teams-Tool umzusetzen.

3. Besprechungsmanagement
Drittens, Teams vereinfacht die Verwaltung von Besprechungen. Mit seinen webbasierten Audio- und Videokonferenzen können Funktionen innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens abgehalten werden. Wie zum Beispiel bei der Planung, Notizen, Desktop-Sharing, Hochladen von Dateien und Instant Messaging mit Personen. Nehmen Sie von einem Telefon aus an Meetings teil oder verwenden Sie Microsoft Teams, um jemanden direkt anzurufen. Meetings sind über eine Telefonnummer in mehr als 400 Städten weltweit erreichbar. So können auch Personen, die unterwegs sind oder keine Internetverbindung haben, problemlos teilnehmen.

Zusammen mit der Meeting-Management-Funktion bietet Teams:

  • Eine Cloud-basierte Besprechungs-Aufzeichnung
  • Eine Unterstützung für größere Sitzungen mit bis zu 250 Teilnehmern
  • Gemeinsame Besprechungen, die die Möglichkeit bieten, Sitzungen in mehreren Organisationen abzuhalten
  • Besprechungslobby, damit Sie Anrufer, die sich einwählen, qualifizieren können, bevor sie an Ihrer Besprechung teilnehmen
  • Einwahl-Rückfallunterstützung, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer auch bei Netzwerkproblemen an einem Meeting teilnehmen können

 Microsoft Teams Meeting feature

Datenmanagement

4. Individuelles Team
Viertens, jeder Benutzer hat seine eigene Plattform mit Zugang zu den verschiedenen Teams, denen er angehört. Daher ist jede Benutzererfahrung auf jeden Einzelnen zugeschnitten. Von den persönlichen und beruflichen Chats, Arbeitsgruppen, Dokumentenmanagement bis zu den integrierten Microsoft-Anwendungen. Denn eine Person verwendet meistens verschiedene Funktionen.

 Microsoft Teams Individual feature

 

5. Gemeinsame Nutzung und Speicherung von Dateien
Fünftens, die gemeinsame Nutzung und Speicherung von Dateien ist in Teams sehr umfangreich. Dateien können auf mehreren Ebenen verwaltet werden. Zum einen gibt es einzelne Teams. Dann gibt es Kanäle innerhalb jedes Teams, um Dokumente für eine bestimmte Gruppe zu organisieren und zu speichern. Innerhalb jedes Kanals gibt es außerdem Registerkarten, um die gemeinsame Nutzung, Organisation und Speicherung von Dateien noch weiter auszubauen. Darüber hinaus können Dateien entweder in ein Team, in einem Chat oder innerhalb eines Teams durch Office 365-Integrationen geteilt werden.

Verwaltung

6. SharePoint-Seite
Sechstens, in Microsoft Teams ist jedes Team mit einer Website in SharePoint Online verknüpft. Dabei enthält der Kanal jedes Teams einen Ordner in der Standard-Dokumentenbibliothek der Team-Website. Dateien, die in einer Unterhaltung freigegeben werden, werden automatisch zur Dokumentenbibliothek hinzugefügt. Außerdem werden die in SharePoint festgelegten Berechtigungen und Dateisicherheitsoptionen automatisch auf Teams angewendet.

Für jedes Team werden automatisch eine SharePoint-Website und der Standardordner für freigegebene Dokumente erstellt. Jeder Kanal, einschließlich des allgemeinen Standardkanals des Teams, hat einen Ordner im geteilten Ordner “Gemeinsame Dokumente” in SharePoint Online.

  Microsoft Teams Sharepoint site feature

7. Verwaltung von Anwendungen
Zu guter Letzt können Sie mit Teams alle wichtigen Anwendungen an einem Ort bündeln. Dies hilft den Mitarbeitenden, schnelle Entscheidungen zu treffen und Maßnahmen zu ergreifen. Außerdem kann es unnötige Hin- und Her Bewegungen zwischen wichtigen Aufgaben reduzieren. Darüber hinaus verbessert es die effektive Zusammenarbeit mit externen Tools, Projekten und Dokumenten. Alles von der Adobe Creative Cloud bis zu AzureBot kann einfach in Teams heruntergeladen werden. Somit wird die Anwendungsverwaltung vereinfacht, die täglichen Abläufe und die Produktivität erhöht.

 Microsoft Teams apps featureMicrosoft Teams apps feature

Übernahme von Teams

Warum ist die Anpassung wichtig?

Durch die zahlreichen oben genannten Funktionen hat Teams den Markt verändert. Es hat als Anwendung die tägliche Arbeit vereinfacht und die Produktivität der Mitarbeiter erhöht. Innerhalb von nur zwei Jahren hat sich Teams schneller durchgesetzt als jede andere konkurrierende Lösung. Während das Wachstum anderer kollaborativer Anwendungen wie Skype für Business und Slack relativ langsam oder gering ist, hat Teams ein enormes Wachstum verzeichnet.

Im November 2016 hat Microsoft die professionelle Anwendung eingeführt. Laut Spiceworks ist die Nutzung von Teams von drei Prozent im Jahr 2016 auf 21 % im Jahr 2018 gestiegen. Slack, die Benchmark der Branche, ist ebenfalls gewachsen. Allerdings hat der Herausgeber seit 2016 nur zwei Punkte zugelegt. Damit hat er eine Marktakzeptanz von 15 % erreicht.

Wie Spiceworks notes anmerkt, ist der schnelle Aufstieg von Teams wahrscheinlich auf den kostenlosen Service innerhalb von Office 365 zurückzuführen. Sie ist eine der dominierenden Produktivitätstechnologie in der Unternehmenswelt. Die Marktbeherrschung von Office 365 stellt Nicht-Microsoft-Lösungen wie Google und andere Dienste in den Schatten.

 Digital Workplace

Wie kann Powell 365 helfen?: Anleitung Microsoft Teams

Alles in allem kostet die Erstellung, Anpassung und Gesamtkonfiguration des Hintergrunddienstes eines Arbeitsteams in Teams Zeit. Denn, die Anwendung bietet keine Standardlösung. Die IT-Abteilung muss jedes Mal, wenn sie ein neues Team erstellt, bei Null anfangen. Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, das für jede seiner 25 Abteilungen fünf verschiedene Teams erstellen muss. Das bedeutet, dass 125 Teams von Grund auf neu geschaffen werden. Jedes Unternehmen dieser Größe würde bei der Verwaltung eines solchen Projekts Hilfe benötigen.

Schließlich haben wir für Unternehmen, die Teams als Erweiterung ihres Intranets nutzen möchten, die Lösung. Es gibt Intranet-Funktionen, die nicht auf Microsoft Teams anwendbar sind. So kann beispielsweise das Branding des Unternehmens nicht vollständig auf die MS Teams-Anwendung übertragen werden. Die vollständige Umsetzung von Verwaltungskonzepten ist nicht so leicht verfügbar oder durchsetzbar. Dies gilt für Benennungskonventionen/Standards, Teams-Vorlagen und Informationsarchitektur (Metadaten).

Optimierung der Teams-Bereitstellung mit Powell 365

Gute Neuigkeiten, Teams ist nicht nur innerhalb eines Powell 365-Intranets verfügbar. Wir haben das Tool verbessert, um die Nutzung zu vereinfachen und die Produktivität für Endbenutzer, sowie IT-/Implementierungsmitarbeiter gleichermaßen zu steigern.

Anleitung von Produktivitätsinstrumenten

Heute ist der Arbeitsaufwand in Teams weitgehend vom Intranet abgekoppelt. Denn die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb von Teams ist von der Intranet-Erfahrung vollkommen getrennt. Powell 365 bietet wichtige Eigenschaften, um die Funktionalität zu überbrücken. Außerdem entwickelt es Synergien zwischen den beiden Plattformen.

Zu guter Letzt ermöglicht das Powell 365 Teams-Widget Unternehmen, Teams in das Unternehmensintranet zu integrieren. Durch die Einbindung von Teams in Ihr Intranet entsteht ein zentrales Portal für Unternehmensnachrichten und -kommunikation. Dieser neu geschaffene Raum ermöglicht den Mitarbeitern den Zugriff auf Teams-Aktivitäten. Darüber hinaus bietet es Kontaktmöglichkeiten zu Mitgliedern und Nachrichten, sowie einen allgemeinen Zugang zu allen Teams-Funktionen.

Webpart: 

Microsoft Teams Sharepoint site feature

Panel: 

Microsoft Teams Panel

Wie wäre es, ein wenig Intranet in Teams zu integrieren? Jedes Team hat eine moderne Team-Webseite, die für die Zusammenarbeit genutzt wird. Sie ist der Zugang, über den wir Intranet-Funktionalität in Ihr Team bringen können. Mit dieser Funktion können Unternehmen ihr gesamtes Erscheinungsbild, ihre Logos, die Navigation und die Informationen aus ihrem Intranet nutzen.

Eine SharePoint-Websitevorlage, die einem Team zugeordnet ist:

Microsoft Teams Template Powell 365

Verwaltung von Teams: Anleitung Microsoft Teams

Viele Unternehmen stellen sich die Frage nach der Verwaltung und dem laufenden Management von Teams. Wer kann ein Team erstellen? Wie können Sie Einstellungen, Informationsarchitektur und Funktionen für neu erstellte Teams durchsetzen? Wie verwalten Sie Ihre verschiedenen Teams im Laufe der Zeit? Powell 365 versucht, diese Fragen mit zwei Schlüsselfunktionen in der Anleitung von Microsoft Teams zu beantworten: Teams-Vorlagen und Seiten-Design für Teams.

Die Powell Manager-Implementierungssoftware unterstützt Sie bei der Erstellung von Teams-Vorlagen. Dabei werden die standardmäßig konfigurierten Kanäle, Registerkarten, Sicherheits- und Gesamteinstellungen einer modernen Team-Website festlegt. Diese Vorlagen, die auf dem Microsoft Website-Designwerkzeug basieren, vereinfachen die Gesamtkonfiguration der Teamseite. Darüber hinaus bieten es die Möglichkeit, das Erscheinungsbild, die Navigation, die Seitenstruktur und die Aktualisierung anzupassen. Die gesamte Informationsarchitektur kann auch auf ein neu erstelltes oder bestehendes Team angewandt werden, ohne dass eine Kodierung oder ein komplexer Aufwand erforderlich ist.

Den Nutzern die Möglichkeit zu geben, ein neues Team zu erstellen, muss kein riskantes Vorhaben sein. In Powell 365 können Endnutzer Teams mit einer vordefinierten, genehmigten und verwalteten Struktur und Vorlagen erstellen.

Ausblick

Powell 365 wird in Zukunft auch die Informationsarchitektur von Teams um Funktionen erweitern. Folgende Funktionen werden nur in Powell 365 verfügbar sein:

  • Konfiguration der festgelegten Benennung auf der Grundlage einer Vorlage zur Koordinierung aller Benutzer und Teams. Zum Beispiel an Hand einer Namenskonvention.
  • Echtzeitkontrolle für alle Arten von Teamaktivitäten, z. B. welche Teams aktiv sind und welche nicht

Darüber hinaus wird Powell Software bald die Teams-Konversation direkt in den SharePoint-Webpart integrieren.

Zusammenfassend ist Teams ein unverzichtbares Werkzeug für Zusammenarbeit und Kommunikation. Die Anwendung hat bereits bewiesen, dass sie sich zum Marktführer entwickeln wird, da sie über das hinausgeht, was Skype for Business bieten kann. Viele Unternehmen haben sie bereits eingeführt und 41 % der Office 365-Nutzer planen, sie bis Ende 2020 einzuführen. Wir wollen Ihre Nutzung des Tools bereichern, um den besten Nutzen daraus zu ziehen.

Heute ist Powell 365 bekannt dafür, SharePoint-Plattformen zu vereinfachen und zu verbessern, um sie an die Bedürfnisse der Mitarbeiter und das Erscheinungsbild des Unternehmens anzupassen. Wir haben Teams im Powell 365 Intranet mit neuen Funktionen, erweiterten Anpassungen und Branding für unsere Kunden verfügbar gemacht. In Zukunft wird Powell Software das Gleiche für Teams tun. Wir wollen immer mehr Mitarbeiteraktivitäten vereinfachen und die Unternehmensproduktivität mit den neuesten Tools auf dem Markt steigern.

Wenn Sie weitere Informationen über das Powell 365-Intranet, den Powell Manager oder Teams in Powell 365 wünschen, zögern Sie nicht, uns noch heute zu kontaktieren.  

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